Det är lätt att komma igång med Workfeed, förhoppningsvis lyser det igenom i denna snabbguide.

Vi kommer i denna guide använda oss av en hypotetisk restaurang men uppsättningen kommer fungera på samma sätt oavsett bransch.

Något av det första du blir ombedd att göra i ditt Workfeed konto är att skapa vilka roller och vilka avdelningar ni vill använda er av.

Roller gör det möjligt för dig att organisera dina medarbetare baserat på deras kompetenser och används för att försäkra att en person alltid har de rätta kompetenserna för att arbeta ett pass

Avdelningar styr däremot vart dina medarbetare kan arbeta. Var avdelning har sina egna roller.

Du kan tilldela dina medarbetare en eller flere avdelningar och under var avdelning kan de ta på sig en eller flera olika roller.
​

När du lite senare kommer skapa dina första arbetspass i Workfeed så är det endast de medarbetare som har rätt avdelning och roll som kan tilldelas passet.

Typiska roller för en restaurang

Så här skapar du roller og avdelningar

Det finns två olika sätt att upprätta medarbetare i Workfeed. 1) via en inbjudningslänk eller 2) upprättning manuellt. I denna guide visar vi dig båda metoderna.

Denna metod är utmärkt om du vill engagera dina medarbetare i Workfeed direkt från start. Ifall du hellre vill testa systemet innan du involverar personalen så rekommenderar vi dig att istället först skapa några medarbetare manuellt.

​Såhär gör du:

När dina medarbetare mottager inbjudningslänken så fyller dem själva in deras personuppgifter, så du slipper.

När de har upprättat sig så får de reda på att de först kan komma vidare i systemet när en administratör har godkänt dem. Du får samtidigt en notifikation om att en ny medarbetare finns redo att godkännas.

Denne metod är suverän om du snabbt vill lägga in en medarbetare i schemat. Allt du behöver är att ange ett namn, resterande uppgifter kan läggas till i efterhand.

​Såhär gör du:

Med ovanstående metod kan du alltid skapa en medarbetare via ett pass och på det snabbt få in en medarbetare i systemet. När du använder denna metod kommer den upprättade medarbetaren automatiskt bli tilldelad rollen och inlagd i den avdelningen som medarbetaren skapades i.

Ifall du sedan vill koppla den nya profilen till en faktisk person så gör du följande:

Bjud in den riktiga Jimmy Sörensson:

När detta är gjort så kommer personen att få ett mail som berättar att dem blivit inbjudna till Workfeed och att de via länken i mailet får tillgång åt deras profil.

Så fort du har några medarbetare i systemet så är nästa steg att tilldela dem roller och avdelningar. För att göra detta ska du följa nedan steg.

Nu när du tilldelat dina medarbetare roller är du redo att komma igång med schemaläggningen.

Ditt schema är uppbyggt op så att du har en avdelningsväljare i det övre vänstra hörnet. Denna kan användas för att enkelt byta mellan scheman för olika avdelningar.

Bredvid avdelningsväljaren så har du en datumväljare där du enkelt kan välja mellan vilka datum du vill att veckorna ska visas i schemat.

I det övre högra hörnet finns en sorteringsknapp där du kan ställa in vad du önskar ha överblick över i ditt schema.

För att skapa pass så behöver du bara trycka på den dag du önskar att passet ska upprättas. Härifrån trycker du på "Skapa pass" och sedan väljer du när passet ska börja och när det ska sluta.

Du kan välja om du direkt vill schemalägga en medarbetare i passet, eller så kan du publicera lediga pass som medarbetaren i efterhand själv kan be om att arbeta.

Om du ser ett blått sträck på dina pass vänstra sida, så indikerar det att passet ännu inte blivit publicerat. Först när du publicerat ett pass så blir den synlig för dina medarbetare.

Du kan använda dina opublicerade pass till att planera in i framtiden utan att blanda in medarbetarna. Så fort du trycker på den blå "publicera nu" knappen så kommer ditt team att få notifikationer om att de blivit tilldelade nya pass eller att det finns nya pass lediga som dem kan be om att få arbeta.

Du kan snabbt och effektivt dubblera, kopiera och klistra in pass på nya dagar. Du kan även också kopiera hela dagar eller veckor och på det sättet snabbt bygga upp ett schema.

Kom ihåg att du kan använda dig av att högerklicka i ditt veckoschema för att navigera dig ännu mer effektivt.

Så fort du skapat en vecka fylld av pass som du vill återanvända till andra veckor, så kan du enkelt spara ner den veckan som en mall.

Du väljer själv om du vill spara mallen inkluderad medarbetarna, eller om mallen endast ska bestå utav lediga pass.

Så fort du sparat din mall kan du klistra in den i nya veckor.

Vill du radera en mall så görs detta ifrån samma fönster som du använder för att sätta in mallar på nya veckor.

Ifall du vill ändra en mall så är det bara att göra ändringen i schemat, skapa en ny mall och radera den gamla.