Vad är automatisk tilldelning?
Auto-assign är Workfeeds automatiska schemafunktion och låter dig tilldela dina medarbetare till arbetspass med bara ett klick, så här gör du: Auto-assign tilldelar noggrant dina medarbetare till passen i schemat baserat på påverkande faktorer som teamets rapporterade tillgänglighet, roller/funktioner, minsta och maximala veckotimmar och schemaläggningsregler för att säkerställa en idealisk fördelning.
Innan du kommer igång med automatisk tilldelning
Det är viktigt att du kontrollerar att du har angett minimi- och maximitimmar för anställda och/eller att du har tilldelat anställda som primära på den avdelning där du vill använda automatisk schemaläggning.
Hur man definierar minimi- och maximitimmar för anställda.
Du kan definiera minimi- och maximitimmar för varje anställd genom att klicka på automatisk tilldelning i schemaöversikten och välja "Justera min. och max timmar". Detta öppnar en översikt över minimi- och maximitimmar för alla dina anställda där du kan göra justeringar.
Justera timmar för en enskild anställd.
Navigera till teamlistan genom att klicka på ikonen "👬" längst upp till höger på skärmen. Hitta den medarbetare du vill redigera och klicka på "Redigera profil". När du har klickat på "Redigera profil" hittar du fliken "Lön". När du klickar här kommer du att kunna definiera den anställdes min. och max. timmar per vecka. Se till att klicka på "Spara" längst upp till höger när du är klar.
Så här markerar du anställda som primära på en avdelning
Automatisk tilldelning tar endast hänsyn till en avdelnings primära anställda när anställda tilldelas skift. När du markerar en anställd som primär på en avdelning anger du att detta är deras huvudsakliga arbetsområde och ser till att de inkluderas i automatisk tilldelning.
Du kan markera en anställd som primär från avdelningslådan. För att komma åt avdelningslådan, klicka på namnet på din avdelning i det övre vänstra hörnet och välj "Hantera avdelningar". När du klickar på en avdelning kan du markera anställda som primära genom att klicka på "Primära anställda" längst ned till höger. Markera helt enkelt ☑️ om du vill markera en medarbetare som primär.
Så här anpassar du algoritmen för automatisk tilldelning.
När du har tilldelat min. och max. timmar till anställda, tilldelat primära avdelningar och skapat schemat, kan du fortsätta med att anpassa algoritmen för att möta dina behov. Du kan göra detta genom att klicka på "Automatisk tilldelning" längst upp till höger i schemavyn.
När auto-assign har öppnats kan du börja anpassa algoritmen på följande sätt:
Vilka anställda och roller som ska inkluderas av automatisk tilldelning.
Minsta rast som en anställd ska ha mellan två skift.
Det maximala antalet på varandra följande arbetsdagar som en anställd kan schemaläggas.
Huruvida anställda kan tilldelas flera skift på samma dag.
Hur man använder automatisk tilldelning
När du har tilldelat de anställda min. och max. timmar, tilldelat primära avdelningar, skapat schemat och anpassat algoritmen är Auto assign redo att fylla i ditt schema. Allt du behöver göra är att klicka på den stora blå knappen "Tilldela automatiskt".
Därefter behöver du bara luta dig tillbaka medan Workfeed tilldelar arbetspassen. Observera att ju fler arbetspass du fyller i, desto längre tid tar det.
När automatisk tilldelning är klar kan du spara schemat (det kommer inte att publiceras ännu) genom att välja "behåll och spara ändringar", eller så kan du låta automatisk tilldelning föreslå ett annat alternativ genom att välja "ångra" och starta automatisk tilldelning igen.
När den automatiska tilldelningen har slutförts och sparats kommer du att se rörelser i cirklarna på vänster sida av schemat. Cirklarna visar i vilken utsträckning en medarbetares veckotimmar har uppnåtts. Orange betyder att den anställde har färre timmar än sitt minimum, grön betyder att den anställde ligger någonstans mellan minimum och maximum när det gäller timmar, och röd betyder att den anställde har tilldelats fler timmar än sitt maximum (detta händer inte med automatisk tilldelning).
Hur säkerställer automatisk tilldelning korrekt distribution?
Workfeeds algoritm för automatisk tilldelning tar hänsyn till följande faktorer när dina medarbetare tilldelas arbetspass:
En medarbetares rapporterade tillgänglighet. Medarbetare kan skicka in sin tillgänglighet i Workfeed-appen, detta respekteras systematiskt av automatisk tilldelning.
De angivna minimi- och maximitimmar som är inställda för en anställd. En anställd kommer aldrig att tilldelas fler timmar än sina maximala timmar.
En medarbetares roll. En anställd kommer inte att tilldelas ett skift om de inte tilldelas rollen.
Frånvaro som semester och sjukdom. När en anställd är registrerad som frånvarande kommer de inte att schemaläggas.
11-timmarsregeln. Automatisk tilldelning tar hänsyn till 11-timmarsregeln och schemalägger aldrig någon inom 11 timmar efter slutet av deras föregående skift.
5 arbetsdagar. En anställd får aldrig schemaläggas mer än 5 dagar per vecka.
FAQ
Automatisk tilldelning fyller inte alla arbetspass i mitt schema, varför?
Automatisk tilldelning kan lämna arbetspass otilldelade om det inte finns någon lämplig anställd tillgänglig baserat på de faktorer som nämns i "Hur säkerställer automatisk tilldelning korrekt fördelning?".
Kan jag göra ändringar efter att ha använt automatisk tilldelning?
Ja, automatisk tilldelning är i huvudsak bara ett utkast och du kan göra dina egna ändringar innan du publicerar dina arbetspass.
Är det möjligt att ångra automatisk tilldelning?
Ja, när automatisk tilldelning är klar kommer den att fråga dig om du vill behålla eller ångra schemat.
Ingenting händer när jag klickar på automatisk tilldelning, varför?
Den vanligaste orsaken är att det inte finns några primära medarbetare tilldelade på den avdelning där du vill använda automatisk tilldelning. Alternativt kan det vara så att det helt enkelt inte finns några tillgängliga medarbetare baserat på de faktorer som nämns i "Hur säkerställer automatisk tilldelning korrekt distribution?". Kontakta oss gärna om du inte lyckas lösa problemet.
Jag får ett felmeddelande när jag klickar på automatisk tilldelning, varför?
Det kan finnas ett fel i schemat inom den valda perioden, t.ex. ett pass med en tilldelad roll som inte längre finns. Du kan kontrollera schemat och ladda om det eller försöka att automatiskt tilldela några arbetspass under en annan vecka för att se om felmeddelandet försvinner. Om felmeddelandet kvarstår kan du kontakta oss via supportchatten.