Om du använder många av samma pass i ditt schema kan du med fördel använda mallar för att effektivisera din schemaplanering. Här kan du spara pass som en mall, som du enkelt kan hitta och lägga till i ditt schema.
Hur du skapar en mall
För att skapa en mall måste du först skapa ett schema. När schemat är klart kan du spara det som en mall genom att klicka på 'Mall' längst upp till höger i schemat och välja 'Spara som mall'.
Därefter kan du namnge mallen och bestämma om mallen ska sparas med eller utan anställda tilldelade till passen (detta är bara relevant om du har tilldelat anställda till passen under den period som du sparar som en mall).
Hur du infogar en mall
När du har skapat en eller flera mallar kan du infoga dem under en vald period genom att klicka på 'Mall' och välja 'Infoga mall'.
Därefter kan du bestämma under vilken period mallen ska infogas, vilket som standard är det valda datumintervallet, samt vilken av dina mallar du vill använda. När du har gjort alla dina val klickar du till sist på 'Infoga vald mall'.
OBS. När du infogar en mall får du dessutom en varning om det redan finns pass i schemat under den valda perioden där du försöker infoga en mall. På så sätt kan du ta ställning till om du vill infoga mallen ovanpå passen eller inte.
När du har infogat mallen har du två valmöjligheter: att behålla och lägga in den eller att ångra och ta bort den. Om du vill behålla den klickar du bara på 'Behåll och spara ändringar'. Om du ångrar dig och vill ta bort den igen klickar du bara på 'Ångra'.
Hur du infogar en mall för en längre period
Det är möjligt att infoga en mall för en längre period än en vecka. Här är ett praktiskt exempel på hur det görs:
Om du har lagt schemat för en månad ska du först spara en mall som endast omfattar den månaden. Därefter kan du infoga mallen igen och på så sätt fylla i ytterligare en månad.
När du har lagt ett schema för två månader kan du spara en ny mall som omfattar båda månaderna och sedan infoga den för en period på två månader.
Därefter kan processen upprepas för fyra månader och så vidare.
Vi rekommenderar dock att du endast lägger schemat ett lämpligt antal månader framåt, till exempel tre månader eller en annan period som passar. På så sätt är det enklare att göra ändringar om behovet förändras under tiden.
Hur du redigerar en mall
För att redigera en mall kan du infoga den under en tom period/en period utan pass. Därifrån kan du göra ändringar och spara schemat som en ny mall. Du kan valfritt radera den gamla mallen efter detta. Mer om det nedan.
Hur du tar bort en mall
För att ta bort en mall ska du klicka på 'Mall' i schemat och välja 'Infoga mall'. Därifrån öppnar du listan över mallar för att se alla dina mallar. Klicka på det röda krysset till höger om den mall du vill ta bort.
FAQ
Kan en mall sträcka sig över en längre period än 1 vecka?
Ja, du kan spara en mall för så många veckor du vill. När du sparar en mall kan du bestämma vilket datumintervall du vill spara, och alla pass under den perioden sparas i mallen.
Kan jag få en mall att upprepa sig?
Ja, du kan få en mall att upprepa sig. När du infogar en mall anger du den period som den ska täcka. Om den perioden är längre än mallen kommer mallen att upprepa sig fram till det valda slutdatumet.
Kan jag skapa mallar med fast personal?
Ja, om du vill skapa en mall med fast personal ska du skapa passen och tilldela de fasta anställda till passen innan du sparar veckan som en mall. Kom ihåg att markera 'Roller, tidsperiod och anställda' när du sparar mallen.Det saknas pass i min mall. Varför?
Se till att du har sparat mallen för rätt tidsperiod, med rätt schema och på rätt avdelning. Om du sparar en mall som innehåller tomma dagar kommer även dessa dagar att sparas i mallen.