Integrationen gör att du sömlöst kan exportera arbetstimmar från Workfeed direkt till Fortnox med bara ett klick på en knapp. Endast användare med administratörsbehörighet kan konfigurera integrationer i Workfeed.
Så här aktiverar du integrationen mellan Workfeed och Fortnox.
För att aktivera integrationen måste du gå in i inställningsmenyn och välja "Integrationer". För att öppna inställningarna, tryck på symbolen "⚙️" i det övre högra hörnet av din skärm.
Scrolla ner och leta upp Fortnox. När du har hittat den trycker du på "Starta integration".
Workfeed kommer nu att fråga dig om du vill ansluta Workfeed till Fortnox, tryck bara på "Yes, anslut" för att fortsätta.
Du kommer nu att omdirigeras till Fortnox, vänligen logga in på ditt Fortnox-konto.
Efter inloggning kommer du att bli ombedd att ge Workfeed tillgång till Löner eller "Lön" i Fortnox. Tillåt behörighet för att fortsätta.
När du har tillåtit behörighet kommer du automatiskt att omdirigeras tillbaka till Workfeed och Workfeed kommer att börja matcha Workfeed-användare med Fortnox-användare.
För att Workfeed ska kunna identifiera användarna från Fortnox är det viktigt att ha följande saker i åtanke:
Användare i Workfeed och Fortnox måste ha samma namn.
Anställningsdatumet för en användare i Fortnox behöver vara tidigare än det datum ni började använda Workfeed.
Om du har en användare i Workfeed som inte finns i Fortnox kan du klicka på rullgardinsmenyn bredvid användaren och välja att ignorera matchningen.
När du har försäkrat dig om att alla användare har en matchning väljer du att slutföra.
Nu har du aktiverat integrationen och bredvid integrationen bör du se texten "Integrerad" markerad i grönt.
Inställning av tillägg till Fortnox
Om du har konfigurerat tillägg i Workfeed kan du ange vilken rad i Fortnox som tillägget ska hamna på. Detta görs genom att skriva in tilläggets löneartsnummer i Workfeed enligt det som är angivet i Fortnox.
För att visa tilläggen i kalendern måste du dessutom komma ihåg att aktivera "tillåt kalenderregistrering.
Exportera data till Fortnox
När integrationen är konfigurerad är det nu möjligt att skicka tidrapporteringsdata direkt till Fortnox. Arbetade timmar och tillägg kommer automatiskt att inkluderas vid export.
För att exportera data till Fortnox behöver du gå över till tidrapporteringsmodulen.
När du har öppnat sidan för tidrapportering kommer du att kunna se en sammanfattning av alla arbetspass och timmar per anställd.
Innan du exporterar, välj vilka data du vill exportera. Du kan filtrera efter avdelning och roller och ställa in ett tidsintervall. Detta kan göras i det övre vänstra hörnet på sidan.
När du har valt en tidsperiod och filtrerat roller och avdelningar kan du nu klicka på den blå knappen "Exportera" i det övre högra hörnet av tidrapporteringsvyn.
Innan du skickar data till Fortnox, se till att följande krav är uppfyllda:
Perioden har avslutats
Ingen utan timlön
Inga ändringar som väntar på godkännande
Du kan nu välja att exportera till Fortnox.
FAQ
Jag får ett felmeddelande när jag klickar på ”länka anställda”, vad kan jag göra?
Detta beror troligen på att du inte har rätt behörighet i Fortnox på grund av en nyligen genomförd API-uppdatering i Fortnox, vilket gör att Workfeed visar felmeddelandet. Beskrivningen nedan förklarar hur du får rätt åtkomst i Fortnox.
I april 2024 gjordes en uppdatering av Fortnox löne-API.
Detta innebar att vissa användare som aktiverat en integration med sin Fortnox-prenumeration var tvungna att uppdatera sina användare för att få integrationen att fungera igen.
Detta kan du göra på följande sätt:
Klicka på bolagsnamnet i översta raden på startsidan
Klicka på administrera användare
Klicka in på den användaren som godkände behörigheterna för integrationen
Klicka på behörigheter för lönelicensen och sedan klicka på spar
När ovanstående är genomfört så har användaren uppdaterats och felmeddelandet bör upphöra.
Vilka lönetyper används i Fortnox?
Vanlig lön kommer att samlas under lönetype 111, medan alla tillägg samlas under lönetype 112. Du behöver därför inte fylla i lönetype direkt i Workfeed.
För vilka skickas data?
Data skickas för alla matchade medarbetare som har
En timlön på mer än 0
Tillägg
Data skickas inte för alla icke matchade medarbetare samt
Månadsanställda
Mina användare matchades inte automatiskt, vad gör jag?
Du kan försöka matcha användarna igen manuellt. Öppna inställningsmenyn och hitta Fortnox-integrationen i sektionen "Integrationer". Klicka på "Inställningar" brevid Fortnox och du ser två alternativ: "Matcha användare igen" och "Ta bort integrationen". Klicka på "Matcha användare igen" för att köra matchningsprocessen igen.
Varför saknas vissa timmar för vissa användare efter att jag exporterat?
I det här fallet kan du helt enkelt försöka exportera igen. Under exportknappen kan du se status för hur många arbetspass som redan har exporterats under denna periodt.ex. (25/32)
Jag har flera Fortnox-konton, kan jag ansluta Workfeed till fler än ett?
Ja, du kan integrera flera Fortnox-konton genom att gå igenom installationsprocessen som beskrivs i avsnittet ”Så här aktiverar du integrationen mellan Workfeed och Fortnox.”.
Vad innebär detta fel?
"Fel vid överföring till Fortnox
Ett fel uppstod vid överföring av timmar till Fortnox. Du bör besöka fortnox.se för att se status för överföringen."
Det kan betyda många olika saker, men Fortnox kan vanligtvis se felet i deras logg så vi rekommenderar att du kontaktar deras support.Exempel på vad det kan betyda:
Anställningsdatumet i Fortnox är senare än den första arbetspasset i Workfeed.