Den här artikeln förklarar hur du kan hålla koll på dina medarbetares övertid i Workfeed.
Hålla koll på övertid i Workfeed, hur fungerar det?
Workfeed låter dig spåra dina anställdas övertid automatiskt genom att jämföra deras avtalsenliga timmar och schemalagda timmar på veckobasis. Baserat på balanseringen uppdateras varje medarbetares övertidssaldo.
För att ge ett praktiskt exempel:
En anställd vars övertidssaldo är +1h förväntas arbeta 40 timmar per vecka enligt sitt anställningsavtal. Den här veckan arbetar den anställde 41 timmar, vilket innebär att Workfeed justerar övertidssaldot till +2h.
Aktivera övertidssaldot.
För att börja spåra dina anställdas övertid måste övertidssaldot aktiveras individuellt för varje fast anställd. Så här aktiverar du övertidssaldot:
Öppna teamlistan genom att klicka på ikonen "👬" längst upp till höger på skärmen. Välj en anställd vars övertid ska spåras och klicka på "Redigera profil". När du har klickat på "Redigera profil" hittar du fliken "Arbete". När du klickar här kommer du att kunna välja "Månadslön". Ange den anställdes avtalstimmar per vecka under 'Standardtimmar/vecka' och aktivera 'Övertidssaldo'.
Du kan också definiera startdagen här, vilket innebär när Workfeed kommer att börja beräkna saldot. Se till att klicka på "Spara" längst upp till höger när du är klar, och det är det - den här medarbetarens övertidssaldo kommer nu att spåras. Upprepa denna process för varje anställd vars övertid behöver spåras.
Visa en anställds övertid.
Du kan se en medarbetares övertidssaldo genom att välja den aktuella medarbetaren i teamlistan. När du öppnar den anställdes profil ser du det aktuella övertidssaldot.
När du klickar på den kan du se den anställdes övertidssaldo för en valfri period. Du kan också se justeringsloggen för att se hur saldot skapades. Vid behov kan du också göra manuella justeringar av övertidssaldot.
Manuella justeringar av övertidssaldot.
Det är möjligt att göra manuella justeringar av dina anställdas övertidssaldo. När du klickar på det blå plustecknet "➕" bredvid övertidssaldot kan du lägga till eller dra ifrån timmar från saldot. Ett exempel på hur man kan använda manuella justeringar är att mata in timmar från ett tidigare system eller ta bort betalda timmar.
För att göra en manuell justering väljer du helt enkelt om timmarna ska läggas till eller dras ifrån saldot, fyller i timmar och/eller minuter, lägger till en anteckning för att märka den manuella justeringen och väljer vilket datum justeringen ska läggas till. Klicka på "Lägg till justering" för att spara den.
Inställning av övertidstillägg.
Det är inte ovanligt att 1 övertidstimme multipliceras med t.ex. 1,5X, vilket innebär att varje övertidstimme lägger till 1,5 timmar till övertidssaldot. Om detta skulle vara fallet i ditt företag kan du ställa in ett övertidstillägg för att se till att Workfeed automatiskt tar hänsyn till detta. Så här fungerar det:
Du kan hantera dina (övertids)tillägg från inställningarna för tidrapportering. Öppna inställningarna genom att klicka på ikonen "⚙️" och välj "Tidrapportering". Sök efter "Tillägg" och klicka på "Öppna" för att skapa eller redigera tillägg.
När du klickar på det blå plustecknet "➕" längst upp till höger i rutan börjar du skapa en ny ersättning. Först och främst kan du ge tillägget ett namn. Klicka sedan på "När" för att bestämma när tillägget ska utlösas.
När du har klickat på "När" kan du välja "Övertid". Därefter kan du bestämma när tillägget ska utlösas, t.ex. när ett arbetspass varar längre än 8 timmar på en vardag.
Du kan sedan klicka på "Lägg till" för att bestämma vad som ska hända när tillägget utlöses. För att lägga till timmar till övertidssaldot måste du klicka på "⏰ Övertidssaldo". Sedan kan du bestämma om övertidstimmarna ska multipliceras som i exemplet ovan eller om ett anpassat antal timmar ska läggas till saldot.
Slutligen kan du definiera vilka anställda som tillägget gäller för. Naturligtvis kommer endast anställda med ett övertidssaldo att vara berättigade till ett övertidstillägg. Du kan dock begränsa detta ytterligare genom att filtrera på vissa roller eller anställda.
När du är klar klickar du bara på "Spara" för att spara tillägget. När tillägget har sparats träder det i kraft direkt.
Byta övertid mot kompensationstid.
När en anställd har ackumulerat övertid kan de använda dessa timmar för att ta ledigt - vi kallar detta kompensationstid i Workfeed. Medarbetare kan själva skicka in en begäran om kompensationstid via Workfeed-appen. När begäran har godkänts av dig dras de schemalagda timmarna för den eller de dagar som kompensationstiden är schemalagd automatiskt av från medarbetarens övertidssaldo.
FAQ.
Kan medarbetarna se sitt övertidssaldo?
Ja, dina anställda kan se sitt övertidssaldo. Den här guiden visar hur anställda kan se sitt övertidssaldo.
Kan anställda se varandras övertidssaldo?
Nej, dina anställda kan bara se sitt personliga övertidssaldo.
Kan jag göra manuella justeringar av en medarbetares övertidssaldo?
Ja, när du klickar på det blå plustecknet "➕" bredvid en medarbetares övertidssaldo kan du lägga till eller dra ifrån timmar från saldot.
Övertidssaldot stämmer inte överens med de schemalagda timmarna under samma period, varför?
Kontrollera först om veckotimmarna är korrekt inställda. Alternativt kan det finnas ett tillägg som gör att ytterligare timmar läggs till. Du kan granska dina inställningar för att se om det finns övertidstillägg aktiverade.
Jag beviljade min medarbetare kompensationstid men övertidssaldot minskade inte, varför?
Se till att ett skift med tillräcklig arbetstid är schemalagt för den anställde den dag kompensationstiden schemaläggs. Arbetsskiftets timmar är de timmar som dras av från övertidssaldot.
Kan jag betala en anställds övertid som lön i Workfeed?
Nej, det är inte möjligt att betala ut övertid direkt i Workfeed. När du betalar ut övertid kan du dra av timmarna från saldot genom en manuell justering.