Workfeed gör det möjligt att registrera dina anställdas frånvaro automatiskt via "Frånvarobank". Här får du en samlad översikt över de anställdas registrerade frånvaro, intjänade frånvaro och frånvaroförfrågningar. Du kan också göra manuella justeringar av frånvarosaldot och bestämma hur många timmar som ska dras från saldot när frånvaro registreras eller godkänns.

Praktiskt exempel: En anställd har tjänat in 80 timmars semester i sin frånvarobank. Den anställda ansöker om en veckas semester, och utifrån den anställdas arbetstidsprofil förväntas den anställda arbeta 37 timmar den veckan. När du godkänner frånvaroförfrågan kan Workfeed dra 37 timmar från den anställdas semestersaldo, så att den anställda har 43 timmars semester kvar. I frånvarobanken kan du se en detaljerad översikt över hur saldot har beräknats.

Den här guiden förklarar hur du kan tilldela en arbetstidsprofil till en anställd.

För att börja registrera dina anställdas frånvaro behöver du lägga till en mängd intjänad frånvaro för den anställda. Det kan du göra manuellt, eller låta Workfeed göra det automatiskt med en intjäningsprofil, som beskrivs nedan. I frånvarobanken kan du också ange frånvarotyp, period och timmar, så att frånvaron beräknas korrekt.

Den här guiden förklarar hur du tilldelar frånvaro till en anställd.

Med en intjäningsprofil lägger Workfeed automatiskt in intjänad frånvaro i frånvarobanken, till exempel semester varje månad. Då behöver du inte längre lägga till intjänade timmar manuellt.

Obs. Intjäningsprofiler ingår i Workfeed Pro+.

Gå till fliken "Frånvaro" och klicka på "Hantera frånvarotyper" uppe till höger.

Välj den frånvarotyp som ska tjänas in, till exempel "Semester".

Klicka på "Lägg till" under "Intjäningsprofiler". Det finns färdiga mallar för bland annat Danmark, Nederländerna, Storbritannien och Tyskland, men ännu ingen för Sverige. Välj därför "Börja från början" och ställ in profilen själv.

Enligt semesterlagen har en anställd rätt till 25 semesterdagar per år. Vid en 40-timmarsvecka motsvarar det 200 timmar. Ett exempel på en svensk profil:

Längre ner väljer du under "Kan användas till" hur länge de intjänade timmarna kan användas. I exemplet är det 31 mars, så att semester som tjänats in från 1 april 2026 till 31 mars 2027 kan tas ut fram till 31 mars 2028. Under "För över upp till" väljer du hur många timmar som får sparas till nästa år. I exemplet är det 40 timmar, vilket motsvarar 5 sparade semesterdagar. Klicka på "Spara" när du är klar.

Obs. Exemplet utgår från en 40-timmarsvecka. Arbetar en anställd till exempel 30 timmar i veckan ska "Totalt per intjäningsår" vara 150 timmar (25 dagar à 6 timmar). Har ni fler semesterdagar enligt kollektivavtal, eller anställda med olika veckotimmar, kan du skapa en profil för varje grupp.

Profilen visas nu under frånvarotypen med en kort översikt över reglerna.

Obs. När en profil är tilldelad anställda kan du bara ändra namnet. Om reglerna ska ändras skapar du en ny profil och flyttar över de anställda till den från ett visst datum.

Öppna den anställda i teamlistan och klicka på "Redigera profil". Öppna "Frånvarobank", klicka på "Lägg till intjäningsprofil" under frånvarotypen och välj profilen. Välj sedan det datum som den anställda ska börja tjäna in från och klicka på "Spara".

Om datumet ligger bakåt i tiden räknar Workfeed om intjäningen från det datumet när du sparar.

Ska den anställda byta till en annan profil från ett senare datum klickar du på "Planera en ändring". Väljer du "Ingen intjäning" pausas intjäningen från det valda datumet.

När profilen är tilldelad ser du de intjänade timmarna i den anställdas frånvarobank. Vid varje månad står det under "Intjänad" hur många timmar den anställda har tjänat in.

Du kan se en anställds frånvarosaldo genom att välja den relevanta anställda i teamlistan. När du öppnar den anställdas profil kan du klicka på "Frånvarobank" för att se den anställdas aktuella frånvarosaldo.

Härifrån får du en komplett lista över den anställdas frånvaro, där den senaste frånvaron visas överst samt eventuella frånvaroförfrågningar.

Utöver att se den aktuella frånvarobanken kan du också granska beräkningen bakom den. Genom att klicka på frånvarotypen i toppfältet får du en detaljerad översikt över den anställdas frånvaro och hur den påverkar frånvarobanken.

Frånvaron för den valda frånvarotypen visas månad för månad med den senaste högst upp. För att se uppdelningen på dagsnivå klickar du bara på en period för att öppna den detaljerade översikten.

Obs. För att aktivera frånvarobanken behöver du ange en mängd intjänade frånvarotimmar eller tilldela den anställda en intjäningsprofil.

Tidsregistreringen visar varje anställds frånvarosaldo i en samlad översikt, som visas vid deras namn i listan. Om du vill se en specifik anställds frånvarosaldo klickar du bara på "X dagar" för att se detaljerna.

Obs. Frånvarosaldot baseras på den period du har ställt in i tidsregistreringen.

Det är möjligt att göra manuella justeringar i frånvarobanken. Härifrån kan du lägga till en mängd intjänad frånvaro till frånvarosaldot eller justera redan registrerad frånvaro. Klicka bara på den blå "➕"-ikonen längst upp till höger i frånvarobanken.

Härifrån har du två möjligheter:

Vid båda alternativen anger du timmar och minuter för frånvaron, väljer frånvarotypen och anger perioden som den ska gälla för. Du kan också ge justeringen ett namn, så att du är säker på vilken frånvarojustering det gäller i frånvaroöversikten.

När den manuella justeringen har sparats kan både du och den relevanta anställda se den i den anställdas frånvarobank.

Om du behöver korrigera en manuell justering eller ta bort den kan du gå till den anställdas frånvarobank via teamlistan, välja den relevanta frånvarotypen högst upp i frånvarofältet och därefter klicka på den period som justeringen har gjorts för.

Härifrån kan du klicka på justeringen, göra de nödvändiga korrigeringarna och klicka på "Spara" eller ta bort den genom att klicka på "Radera" längst ned.