Det finns tre sätt att tilldela frånvaro till en medarbetare: från tillgänglighetslistan, vyn över schemat och frånvarokalendern.
Tilldela frånvaro från tillgänglighetslistan
När du öppnar tillgänglighetslistan genom att klicka på '🌴👍👎' längst upp till vänster i schemavyn kan du skapa frånvaro för valfri anställd genom att klicka på en dag bredvid deras namn.
Tilldela frånvaro till en anställd från schemavyn
Den här metoden för att tilldela frånvaro är särskilt praktisk när du tilldelar frånvaro till en anställd som är schemalagd att arbeta, till exempel sjukfrånvaro. När du högerklickar på ett pass där en anställd är tilldelad klickar du på 'Lägg till frånvaro'.
Tilldela frånvaro från frånvarokalendern
Genom att klicka på 'Schema' längst upp till vänster på startsidan kan du välja 'Frånvaro' i listan. Här öppnas frånvarokalendern, där du kan skapa frånvaro för valfri anställd genom att klicka på en dag i kalendern. När du har klickat på en dag kan du börja skapa frånvaron på samma sätt som i schemavyn.
Inställningar för frånvaro
När du klickar på 'Lägg till frånvaro' kan du anpassa frånvaron så att den passar den konkreta situationen. Här kan du bland annat välja period, anställd, frånvarotyp, frånvarobank, anteckning och om överlappande pass ska räknas som betalda eller obetalda timmar.
Start- och sluttidpunkt
Välj när frånvaron ska gälla från och till. Du kan antingen välja 'Hela dagen' eller ange en specifik tidsperiod.
Anställd
Välj vilken anställd frånvaron ska gälla för.
Typ av frånvaro
Välj vilken typ av frånvaro som ska registreras. Det kan till exempel vara sjukdom, semester eller en annan anpassad frånvarotyp.
Frånvarobank
Den här inställningen används om du har aktiverat en frånvarobank och vill styra hur frånvaron ska påverka den anställdes frånvarosaldo.
Arbetstidsprofil
Frånvaron registreras utifrån de förväntade arbetstimmar som har definierats i den anställdes arbetstidsprofil. Timmarna dras sedan från den anställdes frånvarobank.
Anpassad
Du väljer själv hur många timmar som ska dras från den anställdes frånvarobank.
Inga timmar
Inga timmar dras från den anställdes frånvarobank.
Anteckning
Lägg eventuellt till en anteckning som beskriver frånvaron eller ger extra kontext.
Betald eller obetald frånvaro
Välj hur frånvaron ska påverka eventuella pass som överlappar med frånvaroperioden. Här kan du välja om de överlappande passen fortfarande ska räkna timmar eller inte. Det har betydelse för om den anställde får lön för passet, även om frånvaro har registrerats.
När du har anpassat frånvaron som du vill, klickar du på 'Lägg till frånvaro' för att spara den.
FAQ
Kan mina anställda ansöka om frånvaro?
Med ett Workfeed Pro- eller Pro+-abonnemang kan dina anställda ansöka om frånvaro via Workfeed-appen. Du kan läsa om hur dina anställda ansöker om frånvaro här. Du kan också läsa om hur du godkänner frånvaroförfrågan här.Kan jag göra ändringar i frånvaro?
Du kan justera alla typer av frånvaro på samma sätt som du skapade den: genom att klicka på den i frånvarokalendern, tillgänglighetslistan eller genom att högerklicka på passet i schemat och välja 'Redigera frånvaro'.Räknas frånvaro fortfarande som timmar när den läggs till på ett pass i schemat?
Du bestämmer själv om frånvaron fortfarande ska räknas som timmar eller inte. Om den anställda till exempel får lön under sjukdom kan du under 'Överlappande pass' välja alternativet 'Registrera timmar'. Om den anställda inte ska få lön under sin frånvaro kan du välja 'Registrera inte timmar'.Kan jag skapa frånvaro för en anställd utan att det syns i schemat?
Ja, du kan skapa frånvaro för en anställd utan att lägga till frånvaron på pass i schemat. För att göra det går du till frånvarokalendern, väljer datumintervallet som du vill lägga till frånvaro för och justerar sedan detaljerna, som anställd, frånvarotyp och mer. Du kan också lägga till ett pass för den anställda i schemat, lägga till frånvaron och sedan ta bort passet efteråt. Frånvaron kommer fortfarande att visas i frånvarokalendern och i tillgänglighetslistan.Kan jag skapa anpassade frånvarotyper?
Du kan skapa egna anpassade frånvarotyper när du lägger till en ny frånvaro. När du ska välja typen av frånvaro i listan kan du längst ner välja alternativet 'Lägg till ny frånvarotyp'. Läs mer om det här.Är det möjligt att spåra hur många frånvarodagar var och en av mina anställda har använt?
Med ett Workfeed Pro- eller Pro+-abonnemang kan du se en samlad översikt över antalet frånvarodagar som varje anställd har använt. Du hittar detta under den enskilda anställdas profil genom att gå till teamlistan.