Så här fungerar registrering av frånvaro i Workfeed
Workfeed gör det möjligt att registrera dina anställdas frånvaro automatiskt via "frånvarobank". Här får du en samlad översikt över de anställdas registrerade frånvaro, intjänade frånvaro och frånvaroförfrågningar. Du kan också göra manuella justeringar av frånvarosaldot och bestämma hur många timmar som ska dras från saldot när frånvaro registreras eller godkänns.
Praktiskt exempel: En anställd har tjänat in 80 timmars frånvaro i sin frånvarobank. Den anställda skickar en frånvaroförfrågan för en vecka, och utifrån den anställdas arbetstidsprofil förväntas den anställda arbeta 37 timmar den veckan. När du godkänner frånvaroförfrågan kan Workfeed dra 37 timmar från den anställdas frånvarosaldo, så att den anställda har 43 timmars frånvaro kvar. I frånvarobanken kan du se en detaljerad översikt över hur saldot har beräknats.
Aktivering av frånvarobanken
För att börja registrera dina anställdas frånvaro behöver du lägga till en mängd intjänad frånvaro för den anställda. I frånvarobanken kan du också ange frånvarotyp, period och timmar, så att frånvaron beräknas korrekt.
Visa en anställds frånvaro
Du kan se en anställds frånvarosaldo genom att välja den relevanta anställda i teamlistan. När du öppnar den anställdas profil kan du klicka på 'Frånvarobank' för att se den anställdas aktuella frånvarosaldo.
Härifrån får du en komplett lista över den anställdas frånvaro, där den senaste frånvaron visas överst samt eventuella frånvaroförfrågningar.
Utöver att se den aktuella frånvarobanken kan du också granska beräkningen bakom den. Genom att klicka på frånvarotypen i toppfältet får du en detaljerad översikt över den anställdas frånvaro och hur den påverkar frånvarobanken.
Frånvaron för den valda frånvarotypen visas månad för månad med den senaste högst upp. För att se uppdelningen på dagsnivå klickar du bara på en period för att öppna den detaljerade översikten.
Obs. För att aktivera frånvarobanken behöver du ange en mängd intjänade frånvarotimmar.
Manuella justeringar av frånvarobanken
Det är möjligt att göra manuella justeringar i frånvarobanken. Härifrån kan du lägga till en mängd intjänad frånvaro till frånvarosaldot eller justera redan registrerad frånvaro. Klicka bara på den blå '➕'-ikonen längst upp till höger i frånvarobanken.
Härifrån har du två möjligheter:
Justera intjänade frånvarotimmar
Här kan du manuellt lägga till intjänade frånvarotimmar till frånvarosaldot. Intjänade frånvarotimmar kan ses som en mängd frånvaro som den anställda har tjänat in för att använda.
Justera frånvarotimmar
Här kan du korrigera den frånvaro som redan har registrerats för den anställda. Registrerad frånvaro påverkar frånvarosaldot.
Vid båda alternativen anger du timmar och minuter för frånvaron, väljer frånvarotypen och anger perioden som den ska gälla för. Du kan också ge justeringen ett namn, så att du är säker på vilken frånvarojustering det gäller i frånvaroöversikten.
När den manuella justeringen har sparats kan både du och den relevanta anställda se den i den anställdas frånvarobank.
Om du behöver korrigera en manuell justering eller ta bort den kan du gå till den anställdas frånvarobank via teamlistan, välja den relevanta frånvarotypen högst upp i frånvarofältet och därefter klicka på den period som justeringen har gjorts för.
Härifrån kan du klicka på justeringen, göra de nödvändiga korrigeringarna och klicka på 'Spara' eller ta bort den genom att klicka på 'Ta bort' längst ned.
FAQ
Kan anställda se sin frånvarobank?
Ja, dina anställda kan se sin frånvarobank.
Kan anställda se varandras frånvarobank?
Nej, dina anställda kan inte se andra anställdas frånvarobank. De kan bara se sin egen personliga frånvarobank och därmed hålla koll på sin egen frånvarosaldo.
Kan jag göra manuella justeringar av en anställds frånvarosaldo?
Ja, du kan göra manuella justeringar i en anställds frånvarobank. När du klickar på den blå plusikonen '➕' bredvid den anställdas frånvarosaldo kan du justera saldot.
Jag har gjort ett fel i en manuell justering av en anställds frånvarosaldo. Hur rättar jag det?
Om du behöver korrigera eller ta bort en manuell justering av en anställds frånvarosaldo ska du gå till den anställdas frånvarobank > klicka på den frånvarotyp du vill korrigera i fältet högst upp > klicka på den period du har justerat > klicka på justeringen och redigera eller ta bort den.