Arbetstidsprofiler gör det möjligt för dig att specificera hur veckans arbetstimmar fördelas på veckodagarna, så att övertid och frånvaro för dina anställda kan registreras korrekt.
I en arbetstidsprofil kan du definiera följande detaljer:
Standardarbetstimmar per vecka för anställda.
Vilka dagar och tider den anställde arbetar.
Om den anställde arbetar på helgdagar.
Om den anställdes övertid ska registreras.
Så här skapar du en ny arbetstidsprofil
För att skapa en ny arbetstidsprofil öppnar du inställningsmenyn och väljer "Tidregistrering". Här hittar du "Arbetstidsprofiler" och väljer "Hantera profiler". Klicka på den blå "+"-ikonen i övre högra hörnet för att skapa en ny arbetstidsprofil.
Planeringsintervall
När du har namngivit profilen kan du ange om schemat upprepas veckovis, varannan vecka eller i en anpassad cykel:
Om schemat upprepas veckovis väljer du "Lägg till en vecka".
Om schemat upprepas varannan vecka väljer du "Lägg till två veckor".
Om schemat är cykliskt, till exempel var 9dag, väljer du "Lägg till ett anpassat antal dagar...".
Arbetstimmar
Efter att ha valt en lämplig inställning kan du bestämma de exakta arbetsdagarna, timmarna och pauserna. De totala timmarna för profilen beräknas automatiskt och visas under dagarna.
Helgdagar
När du har fastställt arbetstimmarna kan du specificera om den anställde som profilen gäller för arbetar på helgdagar.
Om denna inställning är inaktiverad, ställs förväntade timmar på helgdagar in på 0 timmar (gäller endast om tidbanken eller frånvaroackumulering är aktiverad).
Om du aktiverar den här inställningen betraktas helgdagar som vanliga arbetsdagar.
Övertid
Slutligen kan du specificera om övertid för den anställde som profilen gäller för ska registreras.
Om du inaktiverar den här inställningen kommer övertid inte att registreras för de anställda som tilldelats denna arbetstidsprofil.
När inställningen är aktiverad läggs en tidbank till i den anställdes profil och övertid registreras automatiskt.
Tilldela en arbetstidsprofil till en anställd
Du kan tilldela en arbetstidsprofil till en anställd från deras profil. Öppna teamlistan, hitta den aktuella anställda, klicka på "Redigera profil", välj "Tidbank" och klicka på "Tilldela profil".
Här kan du definiera startdatum för arbetstidsprofilen som du tilldelar. När du har angett startdatumet klickar du på "Tilldela profil" för att tilldela en befintlig profil eller skapa en ny.
Tilldela en befintlig arbetstidsprofil
Om du vill tilldela en befintlig profil söker du bara efter den relevanta profilen och klickar på "Tilldela profil". Du kan ange ett slutdatum om du vill, eller ignorera alternativet om profilen ska tilldelas på obestämd tid. Klicka på "Uppdatera tilldelning" när du är redo att tilldela profilen.
Tilldela en ny arbetstidsprofil
Om du vill skapa en ny profil klickar du på "Hantera profiler" och sedan på den blå "+"-ikonen i övre högra hörnet. När du har skapat profilen sparar du den genom att klicka på den blå "Spara"-knappen. Du kan sedan gå tillbaka till listan över profiler genom att klicka på "←". Här kan du tilldela profilen till en anställd genom att klicka på "Tilldela profil".
Redigera en arbetstidsprofil
Alla dina arbetstidsprofiler finns i tidregistreringsinställningarna. När du öppnar inställningsmenyn och väljer "Tidregistrering" hittar du "Arbetstidsprofiler". Klicka på "Hantera profiler" för att öppna listan över dina profiler. Klicka på "Redigera" om du vill redigera en profil.
Observera att ändringar i en arbetstidsprofil gäller retroaktivt. Om en anställds anställningsvillkor ändras är det bättre att lägga till ett slutdatum för deras nuvarande arbetstidsprofil. Du kan sedan tilldela en ny profil som återspeglar deras nya villkor från ett specifikt datum.
Tilldela en ny arbetstidsprofil till en anställd som redan har en annan profil
När en anställds anställningsvillkor ändras kan du tilldela en ny profil som träder i kraft när den nuvarande profilen löper ut. Så här fungerar det:
Börja med att sätta ett slutdatum för deras nuvarande arbetstidsprofil. Detta kan du göra genom att öppna deras profil, välja "Tidbank" och klicka på "Redigera". Här kan du lägga till ett slutdatum för deras aktiva arbetstidsprofil.
Därefter kan du välja eller skapa en ny arbetstidsprofil som återspeglar deras nya anställningsvillkor. Den nya profilen blir aktiv när slutdatumet för den nuvarande profilen är uppnått.
FAQ
Kan jag tilldela samma arbetstidsprofil till flera anställda?
Ja, om flera anställda har samma anställningsvillkor kan du tilldela samma profil till dessa anställda.
Kan jag redigera en arbetstidsprofil?
Ja, "Så här redigerar du en arbetstidsprofil" förklarar hur det fungerar.
Kan jag ta bort en arbetstidsprofil från en anställds profil?
Ja, om du öppnar en anställds profil och klickar på "Tidbank" kan du ta bort deras nuvarande profil eller ange ett slutdatum. "Så här tilldelar du en ny arbetstidsprofil till en anställd som redan har en annan profil" förklarar hur du kan tilldela en ny profil om deras anställningsvillkor ändras.
Kan jag radera en arbetstidsprofil?
Det är inte möjligt att radera en profil, men du kan arkivera en profil. Så här fungerar det:Hitta arbetstidsprofilerna i inställningsmenyn under "Tidregistrering".
Klicka på "Hantera profiler" för att öppna listan över dina profiler.
För att arkivera en profil, klicka på "Redigera" under profilen du vill arkivera och klicka på den orange knappen i övre högra hörnet av skärmen.
Observera att anställda som tilldelats profilen kommer att förbli tilldelade. Om du vill ta bort tilldelningen kan du klicka på "Tilldelade anställda" längst ner på skärmen och ta bort dem därifrån.
Kan jag återställa en raderad/arkiverad arbetstidsprofil?
Ja, du kan när som helst avarkivera arbetstidsprofiler.
En av mina anställdas anställningsvillkor förändras och deras nuvarande arbetstidsprofil återspeglar inte deras nya arbetsvillkor. Vad ska jag göra?
"Så här tilldelar du en ny arbetstidsprofil till en anställd som redan har en annan profil" förklarar hur du kan tilldela en ny profil om en anställds anställningsvillkor ändras.