Arbetstidsprofiler gör det möjligt för dig att specificera hur veckans arbetstimmar fördelas på veckodagarna, så att övertid och frånvaro för dina anställda kan registreras korrekt.
I en arbetstidsprofil kan du definiera följande detaljer:
Standardarbetstimmar per vecka för anställda.
Vilka dagar och tider den anställde arbetar.
Om den anställde arbetar på helgdagar.
Om den anställdes övertid ska registreras.
Arbetstidsprofiler är också ett viktigt verktyg för att inkludera månadslönade medarbetare i beräkningen av exempelvis löneprocent.
Så här skapar du en ny arbetstidsprofil
För att skapa en ny arbetstidsprofil öppnar du inställningsmenyn och väljer 'Tidrapportering'. Här hittar du 'Arbetstidsprofiler' och väljer 'Hantera'. Klicka på den blå '➕'-ikonen i övre högra hörnet för att skapa en ny arbetstidsprofil.
Planeringsintervall
När du har namngett profilen kan du ange om schemat upprepas varje vecka, varannan vecka, cykliskt eller enligt ett flexibelt schema:
Om schemat upprepas varje vecka väljer du 'Lägg till en vecka'.
Om schemat upprepas varannan vecka väljer du 'Lägg till två veckor'.
Om schemat är cykliskt och till exempel upprepas var 9:e dag väljer du 'Lägg till ett anpassat antal dagar...'.
Om schemat är flexibelt väljer du 'Lägg till genomsnittlig arbetsdag'.
Arbetstimmar
Efter att ha valt en lämplig inställning kan du bestämma de exakta arbetsdagarna, timmarna och pauserna. De totala timmarna för profilen beräknas automatiskt och visas under dagarna.
Helgdagar
När du har fastställt arbetstimmarna kan du specificera om den anställde som profilen gäller för arbetar på helgdagar.
Om denna inställning är inaktiverad, ställs förväntade timmar på helgdagar in på 0 timmar (gäller endast om tidbanken eller frånvaroackumulering är aktiverad).
Om du aktiverar den här inställningen betraktas helgdagar som vanliga arbetsdagar.
Övertid
Slutligen kan du specificera om övertid för den anställde som profilen gäller för ska registreras.
Om du inaktiverar den här inställningen kommer övertid inte att registreras för de anställda som tilldelats denna arbetstidsprofil.
När inställningen är aktiverad läggs en tidbank till i den anställdes profil och övertid registreras automatiskt.
Tilldela en arbetstidsprofil till en anställd
Du kan tilldela en arbetstidsprofil till en anställd från deras profil. Öppna teamlistan, hitta den aktuella anställda, klicka på 'Redigera profil', välj 'Övertidsbank' och klicka på 'Tilldela profil'.
Observera att tilldelning av en arbetstidsprofil till en anställd inte automatiskt skapar deras pass; passen måste läggas till manuellt.
Här kan du definiera startdatum för arbetstidsprofilen som du tilldelar. När du har angett startdatumet klickar du på 'Tilldela profil' för att tilldela en befintlig profil eller skapa en ny.
Tilldela en befintlig arbetstidsprofil
Om du vill tilldela en befintlig profil söker du bara efter den relevanta profilen och klickar på 'Tilldela profil'. Du kan ange ett slutdatum om du vill, eller ignorera alternativet om profilen ska tilldelas på obestämd tid. Klicka på 'Uppdatera tilldelning' när du är redo att tilldela profilen.
Tilldela en ny arbetstidsprofil
Om du vill skapa en ny profil kan du klicka på den blå '➕'-ikonen uppe till höger genom att gå till arbetstidsprofiler via inställningarna. När du har skapat profilen kan du spara den genom att klicka på den blå 'Spara'-knappen. När du har sparat profilen kan du gå tillbaka till listan över profiler genom att klicka på '←'. Därifrån kan du tilldela den till en anställd genom att klicka på 'Tilldela profil'.
Redigera en arbetstidsprofil
Alla dina arbetstidsprofiler finns under inställningarna för tidrapportering. När du öppnar inställningsmenyn och väljer 'Tidrapportering' hittar du 'Arbetstidsprofiler'. Klicka på 'Hantera' för att öppna listan över dina profiler. Där klickar du på 'Redigera' om du vill redigera en profil.
Observera att ändringar i en arbetstidsprofil gäller retroaktivt. Om en anställds anställningsvillkor ändras är det bättre att lägga till ett slutdatum för deras nuvarande arbetstidsprofil. Du kan sedan tilldela en ny profil som återspeglar deras nya villkor från ett specifikt datum.
Tilldela en ny arbetstidsprofil till en anställd som redan har en annan profil
När en anställds anställningsvillkor ändras kan du tilldela en ny profil som träder i kraft när den nuvarande profilen löper ut. Så här fungerar det:
Börja med att sätta ett slutdatum för deras nuvarande arbetstidsprofil. Detta kan du göra genom att öppna deras profil, välja 'Övertidsbank' och klicka på 'Redigera'. Här kan du lägga till ett slutdatum för deras aktiva arbetstidsprofil.
Därefter kan du välja eller skapa en ny arbetstidsprofil som återspeglar deras nya anställningsvillkor. Den nya profilen blir aktiv när slutdatumet för den nuvarande profilen är uppnått.
FAQ
Kan jag tilldela samma arbetstidsprofil till flera anställda?
Ja, om flera anställda har samma anställningsvillkor kan du tilldela samma profil till dem.
Kan jag ta bort en arbetstidsprofil från en anställds profil?
Ja, du kan ta bort en arbetstidsprofil från en anställds profil. Om du öppnar en anställds profil och klickar på 'Övertidsbank' kan du ta bort den aktuella profilen eller ange ett slutdatum.
Kan jag ta bort en arbetstidsprofil?
Det är inte möjligt att ta bort en profil permanent, men du kan arkivera en profil. Så här fungerar det:Hitta arbetstidsprofilerna i inställningsmenyn under 'Tidrapportering'.
Klicka på 'Hantera' bredvid 'Arbetstidsprofiler' för att öppna listan över dina profiler.
För att arkivera en profil klickar du på 'Redigera' under den profil du vill arkivera och därefter på den orange knappen uppe till höger på skärmen.
Observera att anställda som har tilldelats profilen fortfarande kommer att vara tilldelade den. Om du vill ta bort tilldelningen kan du klicka på 'Tilldelade anställda' längst ned på skärmen och ta bort dem därifrån.
Kan jag återställa en arkiverad arbetstidsprofil?
Ja, du kan när som helst återställa en arkiverad arbetstidsprofil.
Anställningsvillkoren för en av mina anställda har ändrats och den nuvarande arbetstidsprofilen speglar inte längre de nya arbetsvillkoren. Vad ska jag göra?
Avsnittet "Hur du tilldelar en ny arbetstidsprofil till en anställd som redan har en annan profil" förklarar hur du tilldelar en ny profil när en anställds anställningsvillkor ändras.