Arbetstidsprofiler talar om för Workfeed hur många timmar en medarbetare normalt arbetar. Profilen används för att beräkna övertidsbanken och frånvarotimmarna rätt, och den är också viktig för att få med månadsavlönade i till exempel beräkningen av lönekostnadsandelen.
I en arbetstidsprofil bestämmer du:
hur många timmar medarbetaren normalt arbetar
vilka dagar medarbetaren normalt arbetar
om medarbetaren arbetar på helgdagar
om övertid ska sparas i en övertidsbank
Så skapar du en arbetstidsprofil
Öppna inställningarna och välj "Tidrapportering". Hitta "Arbetstidsprofiler" och klicka på "Hantera". Klicka på det blå "➕" uppe till höger.
Nu kan du välja en mall eller börja från början:
Fasta dagar, Heltid 37 h: 08:00-16:00 med 36 min. rast, måndag till fredag.
Fasta dagar, Deltid 20 h: 08:00-12:00, måndag till fredag.
Flexibel, Heltid 37 h: 37 timmar per vecka, måndag till fredag.
Flexibel, Deltid 20 h: 20 timmar per vecka, måndag till fredag.
Börja från början: en tom vecka med fasta dagar där du själv ställer in timmarna.
Mallen skapar profilen direkt. Sedan kan du ändra namn, timmar och inställningar och klicka på "Spara".
Välj typ: Fasta dagar eller Flexibel
Under "Typ av arbetstidsprofil" väljer du hur timmarna ska anges:
Fasta dagar
Du anger timmar och raster för varje dag. Det passar medarbetare som har samma tider varje vecka. Det totala antalet timmar visas längst ner. Övertid räknas per dag.
Flexibel
Du anger timmarna per vecka under "Timmar per vecka". Det passar medarbetare vars dagar varierar. Workfeed fördelar veckans timmar på de normala arbetsdagarna och visar hur många timmar det blir per arbetsdag. Övertid räknas per vecka.
Under timmarna ser du när arbetsdagen normalt börjar. Klicka för att ändra tiden. Den används när en medarbetare är ledig en del av dagen, så att Workfeed vet hur många av timmarna som räknas som frånvaro.
Under "Normala arbetsdagar" bockar du för de dagar medarbetaren normalt arbetar.
Helgdagar och övertidsbank
Arbetar på helgdagar
Om inställningen är avstängd sätts de förväntade timmarna på helgdagar till 0 h 0 min. Slå på den om medarbetaren normalt arbetar på helgdagar.
Aktivera övertidsbanken
När övertidsbanken är på får medarbetaren en övertidsbank. Timmar som avviker från profilen läggs automatiskt till eller dras av.
Med Fasta dagar räknas övertiden ut dag för dag.
Med Flexibel räknas övertiden ut för hela veckan. En vecka som inte är slut ännu räknas först när veckan är slut.
Så tilldelar du en profil till flera medarbetare
Du kan tilldela en profil till många medarbetare på en gång:
Öppna listan över arbetstidsprofiler.
Klicka på "⋮" vid profilen och välj "Tilldelade medarbetare".
Välj datum under "Från". Profilen ersätter den profil medarbetarna har från detta datum.
Bocka för de medarbetare som ska ha profilen. Under varje namn ser du vilken profil medarbetaren har nu.
Klicka på "Tilldela medarbetare".
Så tilldelar du en profil till en medarbetare
Öppna teamlistan, välj medarbetaren och klicka på "Redigera profil". Under "Övertidsbank" hittar du arbetstidsprofilen:
Välj profilen och ange datumet profilen gäller från.
Klicka på "Planera en ändring" om medarbetaren ska ha en annan profil från ett visst datum, till exempel vid nya anställningsvillkor.
Klicka på "Hantera profiler" för att öppna listan över profiler.
Klicka på "Spara" för att spara ändringarna. Övertidsbanken och frånvarotimmarna från det valda datumet räknas om när du sparar.
Observera att en arbetstidsprofil inte skapar pass. Passen måste fortfarande läggas in i schemat.
Så redigerar du en arbetstidsprofil
Öppna listan över arbetstidsprofiler och klicka på profilen. Ändra det du behöver och klicka på "Spara".
Observera att ändringar i en profil även gäller bakåt i tiden för de medarbetare som har profilen. Om det bara är en medarbetares villkor som ändras är det bättre att använda "Planera en ändring" och ge medarbetaren en ny profil från ett visst datum. Du kan också använda "Spara och duplicera" för att göra en kopia av profilen.
FAQ
Ska jag välja Fasta dagar eller Flexibel?
Välj Fasta dagar om medarbetaren har samma tider varje vecka. Välj Flexibel om medarbetaren har ett fast antal timmar per vecka men dagarna varierar.
Kan jag tilldela samma profil till flera medarbetare?
Ja. Klicka på "⋮" vid profilen och välj "Tilldelade medarbetare", så kan du tilldela den till många på en gång.
Hur tar jag bort en profil från en medarbetare?
Öppna medarbetarens profil och gå till "Övertidsbank". Klicka på "Planera en ändring" och välj "Ingen profil" från det datum då profilen ska upphöra.
Kan jag ta bort en arbetstidsprofil?
Ja, om ingen medarbetare någonsin har haft profilen. Annars kan profilen bara arkiveras, så att medarbetarnas historik sparas.
Var hittar jag arkiverade profiler?
Slå på knappen med arkivikonen högst upp i listan över arbetstidsprofiler. Du kan alltid hämta tillbaka en profil från arkivet.
Varför ser jag inte veckans övertid i övertidsbanken?
Med en flexibel profil räknas övertiden för hela veckan. Veckan räknas när den är slut.