Workfeed gör det möjligt för dig att automatiskt registrera dina medarbetares övertid genom att jämföra timmarna som anges i deras arbetstidsprofil med deras faktiska arbetstimmar.

Praktiskt exempel:
En medarbetare med en aktuell tidbank på +1 timme förväntas arbeta 40 timmar per vecka enligt sin arbetstidsprofil. Om medarbetaren arbetar 41 timmar under en vecka justerar Workfeed tidbanken till +2 timmar. Du kan hitta en detaljerad översikt över hur balansen beräknas i tidbanken.

För att börja registrera dina medarbetares övertid måste du skapa och/eller tilldela en arbetstidsprofil där tidbanken är aktiverad. I samma profil kan du också specificera de exakta arbetsdagarna och tiderna för medarbetaren för att säkerställa korrekta beräkningar.

Denna guide förklarar hur du kan skapa och ändra arbetstidsprofiler >

Du kan se en medarbetares tidbank genom att välja den aktuella medarbetaren i teamlistan och sedan klicka på "Tidbank" för att se balansen.

Förutom den aktuella tidbanken kan du granska hur tidbanken har beräknats. Du kommer att kunna se en detaljerad uppdelning av en medarbetares registrerade arbetstimmar jämfört med timmarna i deras arbetstidsprofil och se hur detta påverkar deras tidbank över olika tidsintervall, ner till enskilda dagar.

Det är möjligt att göra manuella justeringar, om du till exempel vill lägga till timmar från ett tidigare system eller ta bort timmar som har betalats ut. Klicka på en vecka i visningen och sedan på den blå '+'-ikonen för att lägga till eller ta bort timmar från balansen.

När du klickar på det blå plus '➕' ikonet kan du lägga till eller dra ifrån timmar från tidbanken. Här väljer du om timmarna ska läggas till eller dras ifrån tidbanken, fyller i timmar och/eller minuter, lägger till en anteckning för att ange orsaken till den manuella justeringen och väljer vilket datum justeringen ska registreras på. Klicka på 'Lägg till justering' för att spara den.

När den manuella justeringen är sparad kommer både du och den aktuella medarbetaren att kunna se justeringen i deras tidbank.

Det är inte ovanligt att 1 timme övertid multipliceras med t.ex. 1,5, vilket innebär att varje timme övertid lägger till 1,5 timmar till tidbanken. Om detta är fallet i din organisation kan du ställa in ett övertidstillägg så att Workfeed automatiskt tar hänsyn till detta. Så här fungerar det:

Du kan hantera dina (övertids-)tillägg från tidregistreringsinställningarna. Öppna inställningarna genom att klicka på '⚙️'-ikonen och välja 'Tidregistrering'. Sök efter 'Tillägg' och klicka på 'Öppna' för att skapa eller redigera tillägg.

När du klickar på det blå plus '➕' i det övre högra hörnet av rutan börjar du skapa ett nytt tillägg. Först kan du ge tillägget ett namn. Klicka sedan på 'När' för att bestämma när tillägget ska utlösas.

När du har klickat på 'När' kan du välja 'Övertid'. Därefter kan du bestämma när tillägget ska utlösas, till exempel när ett skift varar längre än 8 timmar på en vardag.

Du kan sedan klicka på 'Lägg till' för att bestämma vad som ska hända när tillägget utlöses. För att lägga till timmar till övertidsbalansen måste du klicka på '⏰ Övertidsbalans'. Här kan du bestämma om övertidstimmarna ska multipliceras som i exemplet ovan eller om ett anpassat antal timmar ska läggas till i balansen.

Till sist kan du definiera vilka medarbetare tillägget gäller för. Naturligtvis är det endast medarbetare med en övertidsbalans som är berättigade till ett övertidstillägg. Du kan dock smalna av det ytterligare genom att filtrera på vissa roller eller medarbetare.

När du är klar klickar du helt enkelt på 'Spara' för att spara tillägget. När det är sparat träder tillägget i kraft omedelbart.

När en medarbetare har tjänat in övertid kan de använda dessa timmar för att ta ledigt – vi kallar det kompensationsledighet i Workfeed. Medarbetarna kan själva skicka in förfrågningar om kompensationsledighet via Workfeed-appen. När begäran har godkänts av dig dras de schemalagda timmarna för dagen/dagarna automatiskt från medarbetarens övertidsbalans.