Så fungerar registrering av övertid i Workfeed
Med Workfeed kan du automatiskt registrera dina medarbetares övertid genom att jämföra timmarna i deras arbetstidsprofil med deras faktiska arbetstimmar.
Praktiskt exempel: En medarbetare med en aktuell övertidsbank på +1 timme förväntas arbeta 40 timmar i veckan enligt sin arbetstidsprofil. Om medarbetaren arbetar 41 timmar under en vecka justerar Workfeed övertidsbanken till +2 timmar. Du hittar en detaljerad redovisning av hur saldot beräknas i övertidsbanken.
Aktivering av övertidsbanken
För att börja registrera dina medarbetares övertid måste du skapa och/eller tilldela en arbetstidsprofil där övertidsbanken är aktiverad. I samma profil kan du också ange medarbetarens exakta arbetsdagar och tider för att säkerställa korrekta beräkningar.
Visa en medarbetares övertid
Du kan se en medarbetares övertidsbank genom att välja medarbetaren i teamlistan och sedan klicka på 'Övertidsbank' för att se saldot.
Förutom att se den aktuella övertidsbanken kan du gå igenom hur den har beräknats. Du ser en detaljerad uppdelning av en medarbetares registrerade arbetstimmar jämfört med timmarna i arbetstidsprofilen och hur detta påverkar övertidsbanken över olika tidsintervall. Här kan du välja om du vill se det cykliskt, varje vecka eller månadsvis. För att få en översikt på dagsnivå klickar du bara på en period, så öppnas den detaljerade översikten.
Manuella justeringar av övertidsbanken
Det går att göra manuella justeringar om du t.ex. vill lägga till timmar från ett tidigare system eller ta bort timmar som har betalats ut. Klicka på en vecka i vyn och sedan på den blå '➕'-ikonen för att lägga till eller ta bort timmar från saldot.
Här väljer du om timmarna ska läggas till eller dras från övertidsbanken, fyller i timmar och/eller minuter, lägger till en anteckning som anger orsaken till den manuella justeringen och väljer vilket datum justeringen ska registreras på. Klicka på 'Lägg till justering' för att spara den.
När den manuella justeringen är sparad kan både du och den berörda medarbetaren se justeringen i övertidsbanken.
Inställning av övertidstillägg
Det är inte ovanligt att 1 timmes övertid multipliceras med t.ex. 1,5, vilket innebär att varje övertidstimme lägger till 1,5 timmar i övertidsbanken. Om det gäller i ditt företag kan du ställa in ett övertidstillägg så att Workfeed automatiskt tar hänsyn till detta. Så här fungerar det:
Du hanterar dina (övertids-)tillägg i inställningarna för tidrapportering. Öppna inställningarna genom att klicka på '⚙️'-ikonen och välja 'Tidrapportering'. Leta efter 'Tillägg' och klicka på 'Öppna' för att skapa eller redigera tillägg.
När du klickar på det blå plustecknet '➕' uppe till höger i rutan börjar du skapa ett nytt tillägg. Först kan du ge tillägget ett namn. Klicka sedan på 'När' för att bestämma när tillägget ska utlösas.
När du har klickat på 'När' kan du välja 'Övertid'. Därefter kan du bestämma när tillägget ska utlösas, t.ex. när ett pass varar längre än 8 timmar på en vardag.
Sedan kan du klicka på 'Lägg till' för att bestämma vad som ska hända när tillägget utlöses. För att lägga till timmar i övertidssaldot klickar du på '⏰ Övertidssaldo'. Därefter kan du bestämma om övertidstimmarna ska multipliceras som i exemplet ovan eller om ett eget antal timmar ska läggas till i saldot.
Till sist kan du ange vilka medarbetare tillägget gäller för. Naturligtvis är det bara medarbetare med en övertidsbank som kan få ett övertidstillägg. Du kan dock begränsa det ytterligare genom att filtrera på vissa roller eller medarbetare.
När du är klar klickar du bara på 'Spara' för att spara tillägget. När det är sparat börjar tillägget gälla direkt.
Byt övertid mot kompensationstid
När en medarbetare har tjänat in övertid kan hen använda timmarna för att ta ledigt – vi kallar det kompensationstid i Workfeed. Medarbetare kan själva skicka in förfrågningar om kompensationstid via Workfeed-appen. När du godkänner förfrågan dras de schemalagda timmarna den eller de dagar då kompensationstiden är planerad automatiskt från medarbetarens övertidssaldo.
FAQ
Kan medarbetare se sin övertidsbank?
Ja, dina medarbetare kan se sin övertidsbank. Den här guiden visar hur medarbetarna kan se sin övertidsbank.
Kan medarbetare se varandras övertidsbanker?
Nej, dina medarbetare kan inte se andra medarbetares övertidsbanker. De kan bara se sin egen övertidsbank och på så sätt hålla koll på sitt eget övertidssaldo.
Kan jag göra manuella justeringar av en medarbetares övertidsbank?
Ja, du kan göra manuella justeringar av en medarbetares övertidsbank. När du klickar på den blå plusikonen '➕' bredvid en medarbetares övertidsbank kan du lägga till eller dra av timmar från saldot.
Jag har gett min medarbetare kompensationstid, men övertidsbankens saldo minskade inte. Varför?
Du måste se till att det finns ett schemalagt pass med tillräckligt många arbetstimmar för medarbetaren den dag då kompensationstiden är planerad. Timmarna från passet är de timmar som dras från övertidsbanken.
Kan jag betala ut en medarbetares övertid som lön i Workfeed?
Nej, det går inte att betala ut övertid direkt i Workfeed. När du betalar ut övertid kan du dra av timmarna från saldot med en manuell justering.För vem är det meningsfullt att ha en övertidsbank och varför?
Övertidsbanken är i första hand avsedd för månadsavlönade medarbetare. Det är inte meningsfullt att ha en övertidsbank för en timavlönad medarbetare, eftersom timavlönade redan får betalt för exakt de timmar de arbetar. En övertidsbank används för att registrera och jämna ut skillnader mellan avtalad och faktisk arbetstid, alltså något som bara är relevant för anställda med fast lön, där lönen inte varierar med antalet timmar.