Som standard kan admins och chefer skapa pass i Workfeed. Det finns dock undantag från regeln - mer om det i FAQ längst ner på sidan. Men låt oss först titta på hur du kan skapa och publicera pass i Workfeed.
Skapa pass
Du kan enkelt skapa pass genom att klicka var som helst i schemat. När du gör det visas en rullgardinsmeny med flera alternativ, inklusive möjligheten att skapa ett nytt pass.
De olika fälten för ett pass:
När du har skapat ett nytt pass kan du specificera det. Du kan till exempel ange vilken roll som är kopplad till passet, vilken medarbetare som ska tilldelas (eller ingen, om passet ska skapas som "ledig"), tidsintervallet, rast och eventuella kommentarer. Nedan hittar du en kort förklaring av varje fält:
En roll, som i bilden nedan visas som "Waiter", är ett sätt att ange vilket arbete personen som är tilldelad passet ska utföra. Du kan skapa egna roller och tilldela dem till lämpliga medarbetare.
Den tilldelade medarbetaren är den som utför passet.
Tidsintervallet avser passets start- och sluttid.
Rasten avser den mängd rast som medarbetaren kan ta under passet. Du kan alltid hantera eller anpassa rastreglerna i inställningarna.
Notissektionen, som visas som 💬, gör att du kan lämna en notis på en persons pass eller till alla som jobbar den dagen.
Publicera dina pass
När du skapar nya pass blir de inte automatiskt synliga för dina medarbetare. Så länge det finns en blå linje bredvid ett pass betyder det att det ännu inte har publicerats, vilket innebär att passen bara är synliga för admins och chefer.
Du kan publicera alla pass inom den visade perioden (se skärmbilden) på en gång eller publicera pass individuellt. När passen har publicerats blir dina medarbetare notifierade och kan se dem. Om du publicerar ett obemannat pass läggs det till i listan över lediga pass, som dina medarbetare kan anmäla intresse för. Du kan läsa mer om detta här.
Publicera alla pass inom perioden på en gång:
Klicka på den blå knappen 'publicera' uppe till höger på skärmen för att publicera alla pass inom den valda perioden på en gång. Siffran bredvid 'publicera' visar hur många pass det gäller. Se till att du har valt rätt period INNAN du publicerar schemat.
Publicera enskilda pass:
För att bara publicera ett enskilt pass kan du högerklicka på det specifika passet. Där hittar du alternativet 'publicera pass'. När du klickar på det publiceras bara det passet.
FAQ:
Vem kan skapa pass?
Alla som har behörighet att skapa pass kan skapa pass. Läs mer om behörighetsprofiler här.
Kan jag ge mina medarbetare tillåtelse att skapa sina egna pass?
Ja, det kan du. Gå till inställningarna (klicka på ⚙️ uppe till höger) och navigera till 'planering'. Där väljer du 'tillåt medarbetare att lägga till sina egna pass' längst ner. När du aktiverar den här inställningen kan medarbetarna skapa pass (bara åt sig själva). De pass som de skapar skickas till dig för godkännande innan de publiceras. Lär dig hur du godkänner pass här.
Kan jag redigera publicerade pass?
Ja, det kan du. Klicka bara på passet du vill redigera, så ser du alternativet 'redigera pass'. När du klickar på det kan du göra ändringar. När du är klar med ändringarna klickar du på 'spara' längst ner för att spara ändringarna och meddela den tilldelade medarbetaren.Hur kan jag avpublicera pass?
För att avpublicera ett pass behöver du bara högerklicka på passet och kopiera det och klistra in det igen. När du har gjort det kan du ta bort passet som du först kopierade från, och du får då ett nytt identiskt pass som ännu inte är publicerat.