Vad är avdelningar och roller?
En avdelning är ett sätt att hålla scheman för till exempel olika platser eller kök och servering åtskilda. Varje avdelning innehåller sin egen uppsättning anställda och roller.
En roll är ett sätt att ange vilken typ av arbete en anställd kan utföra, samt att indikera vilken typ av arbete en person som tilldelas ett pass kommer att utföra. I praktiken, när du tilldelar en roll till en anställd, anger du att de är kapabla att utföra den typen av arbete.
Skapa avdelningar
Du kan skapa och redigera avdelningar från avdelningspanelen. För att skapa en ny avdelning, klicka helt enkelt på den blå knappen som säger 'lägg till ny avdelning'. För att redigera en avdelning, klicka på avdelningen från avdelningspanelen. Härifrån kan du göra alla nödvändiga justeringar och ta bort avdelningar.
Skapa roller
Du kan skapa och redigera roller inom avdelningspanelen. Innan du kan skapa en ny roll måste du öppna den avdelning där rollen ska skapas. Därefter kan du klicka på 'lägg till ny roll' för att skapa en ny roll. Efter att ha klickat på 'lägg till ny roll' kan du ge rollen ett namn och en färg samt tilldela anställda till den.
Tilldela anställda till avdelningar och roller
Du kan tilldela avdelningar och roller till anställda från avdelningspanelen. När du klickar på 'hantera avdelningar' öppnas avdelningspanelen som innehåller alla dina avdelningar. När du klickar på en avdelning kan du hantera de anställda och roller som tillhör denna avdelning.
Tilldela anställda till avdelningar
Det finns två sätt att tilldela en anställd till en avdelning: Antingen genom att tilldela dem en roll i den avdelningen eller genom att ge dem 'endast visningsåtkomst'.
Tilldela en roll till en anställd
När du klickar på en roll kan du tilldela den till anställda genom att klicka på rutan bredvid varje anställd. När du är klar, klicka helt enkelt på 'spara' för att bekräfta ändringarna. Den respektive anställde tilldelas omedelbart avdelningen.
Tilldela endast visningsåtkomst till en anställd
När du ger en anställd endast visningsåtkomst, kommer de endast kunna se avdelningens schema. För att ge en anställd endast visningsåtkomst, följ samma steg som ovan, men i avsnittet för 'endast visning åtkomst'.
Hantera avdelning(ar) och roll(er) för en enskild anställd
Om du vill redigera eller se avdelningarna och rollerna för en enskild anställd kan du enkelt göra detta via teamlistan. Så här gör du:
Du kan få åtkomst till teamlistan högst upp till höger på skärmen genom att klicka på '👫'-ikonen. I teamlistan kan du söka efter den aktuella anställda och klicka på personens namn. Klicka sedan på 'redigera profil' högst upp till höger. Efter detta kommer du att se 'roller' listade. När du klickar på detta kan du hantera de avdelningar och roller de har åtkomst till.
FAQ
Kan samma roll användas i olika avdelningar?
Ja, men det är viktigt att förstå att de praktiskt taget är två olika roller med samma namn. Detta innebär att om en anställd behöver tilldelas samma roll i flera avdelningar, måste du tilldela dem rollen i båda avdelningarna.Jag råkade ta bort en avdelning. Kan jag återställa den?
Nej, det är inte möjligt att återställa en borttagen avdelning direkt i Workfeed. Om du däremot har viktig data i den borttagna avdelningen, kan du kontakta vårt supportteam för hjälp.Är det möjligt att tilldela anställda till flera avdelningar?
Ja, du kan tilldela en anställd till flera avdelningar genom att ge dem en roll eller 'endast visningsåtkomst' i de önskade avdelningarna.Kan jag länka avdelningar?
Nej, det är inte möjligt att länka avdelningar direkt. Däremot är det enkelt att flytta anställda från en avdelning till en annan eller tilldela anställda till flera avdelningar.Vad är primära anställda?
Genom att markera en anställd som primär i en avdelning, anger du att detta är deras huvudsakliga arbetsplats. Dessutom ingår primära anställda i Workfeeds automatiska schemaläggningsfunktion.Vad är sekundära anställda?
När du tilldelar en anställd till flera avdelningar, kommer de andra avdelningarna, förutom deras primära, att indikera att dessa är deras tillfälliga arbetsplatser. Sekundära anställda kommer därför att hamna längst ner på listan när du väljer anställda för ett pass.