Vad betyder "först till kvarn"?
"Först till kvarn" betyder att du som administratör (eller en anställd med en behörighetsprofil som tillåter att skapa scheman) skapar ett schema utan att tilldela några anställda till passen och publicerar det för ditt team. När schemat har publicerats låter du dina anställda ansöka om de pass de vill ta, enligt först till kvarn-principen.
"Först till kvarn" är idealiskt när du vill låta dina anställda bestämma vilka pass de vill ha.
Skapa ett "först till kvarn"-schema
Att administrera ett först till kvarn-schema med Workfeed är väldigt enkelt.
Så här gör du:
1. Skapa schemat och dela det med ditt team
Först ska du skapa schemat (utan att tilldela anställda till passen). När schemat är klart kan du publicera det för att informera dina anställda om de nya lediga passen genom att klicka på den blå 'Publicera'-knappen.
2. Anställda väljer sina pass
När du publicerar schemat kommer dina anställda att meddelas via appen om att nya pass har lagts till, och de kan skicka passförfrågningar. Det är upp till dig om passet automatiskt ska tilldelas den som skickar förfrågan först, eller om du vill bestämma vem som ska få vilket pass.
Du hittar passförfrågningar i notifikationscentret eller genom att klicka på passen med en blå pil, vilket indikerar att det finns förfrågningar för dem.
3. Bestäm om du vill godkänna förfrågningar automatiskt eller manuellt
Om du godkänner passförfrågningar automatiskt läggs den anställda till på passet direkt efter att hen har skickat en förfrågan om passet. Om du väljer att hantera förfrågningar manuellt behöver du gå igenom varje pass innan en anställd tilldelas passet. Du hittar den här inställningen i schemainställningarna.
Du kan ange i inställningarna att passförfrågningar ska godkännas automatiskt genom att aktivera 'Godkänn förfrågningar om lediga pass automatiskt'.
FAQ
Jag har aktiverat 'Godkänn förfrågningar om lediga pass automatiskt'. Hur håller jag koll på vem som tar vilka pass?
Först och främst får du en notis i notifikationscentret när en anställd skickar en förfrågan om ett pass och den godkänns automatiskt. Dessutom kan du se vilka pass som är täckta direkt från schemavyn, eftersom personen läggs till på passet så snart förfrågan har godkänts.
Får jag ett meddelande när en anställd skickar en förfrågan om ett pass?
Ja, du får en notis när en anställd skickar en förfrågan om ett pass, och om du har en passförfrågan som behöver granskas.
Var kan jag hitta och hantera passförfrågningar?
Längst upp till höger på skärmen hittar du notifikationscentret genom att klicka på klockikonen '🔔'. Härifrån kan du klicka på 'Passförfrågningar' för att se och hantera förfrågningar. Du kan också klicka direkt på passet i schemat, som har en blå pil bredvid sig.
Kan flera anställda skicka en förfrågan om samma pass?
Ja, men bara om inställningen 'Godkänn förfrågningar om lediga pass automatiskt' är inaktiverad. När flera anställda skickar en förfrågan om samma pass kan du bestämma vem som ska få det.
Mina anställda kan inte skicka passförfrågningar. Varför?
Om dina anställda inte kan skicka passförfrågningar, även om de borde kunna det, ska du dubbelkolla om du har tilldelat dem rollen för det icke-tilldelade passet. För att kunna ta ett pass måste den anställda ha passets roll. Läs mer om roller här.