Du kan som standard oprette vagter i Workfeed, hvis du er administrator eller har en tilladelsesprofil, der giver dig adgang til at se og redigere vagter. Sådan gør du:
Oprettelse af en vagt
Du kan oprette vagter i både "Ugevisning" og "Tabelvisning". Du skifter mellem dem ved at klikke på øjet øverst til højre i vagtplanen og vælge visning under "Tilpas visning".
I ugevisningen
Klik på et tomt sted på dagen i vagtplanen. Der vises en menu, hvor du vælger "Opret ny vagt". Vagten bliver oprettet med det samme, og du kan rette den til.
I tabelvisningen
I tabelvisningen har hver medarbejder sin egen række, og hver dag har sin egen kolonne.
Klik på et tomt felt ud for medarbejderen på den dag, vagten skal ligge.
Klik på det blå "+" i feltet, eller klik på "Tilføj vagt" i bjælken nederst. Du kan også trykke Enter.
Vagten bliver oprettet med det samme. Den er ikke offentliggjort endnu, så du kan rette den til først.
Flere vagter på én gang: Træk hen over flere tomme felter, eller hold Shift nede og klik. Klik derefter på "Tilføj vagter" i bjælken nederst. Hvert valgt tomt felt får en vagt, som ikke er offentliggjort endnu.
Har du lavet en fejl, kan du fortryde med Cmd+Z på Mac eller Ctrl+Z på Windows.
De forskellige felter for en vagt
Når du har oprettet en vagt, kan du rette den til. Klik på vagten for at åbne den. I tabelvisningen kan du også markere vagten og klikke på "Rediger" i bjælken nederst. Du kan blandt andet angive rolle, medarbejder (eller ingen, hvis vagten skal være "ledig"), tidsrum, pause og en note. Nedenfor finder du en kort forklaring på hvert felt:
Rollen, som i billedet nedenfor vises som "Cleaning", angiver, hvilket arbejde den person, der er tildelt vagten, skal udføre. Du kan oprette dine egne roller og tildele dem til egnede medarbejdere.
Den tildelte medarbejder er den, der udfører vagten. Vælger du ingen, bliver vagten en "Ledig vagt".
Tidsrummet er start- og sluttidspunktet for vagten.
Pausen er den pause, medarbejderen kan holde på vagten. Klik på tallet ud for "I alt" for at rette pausen. Du kan altid administrere eller tilpasse pausereglerne i indstillingerne.
Noten, vist som 💬, giver dig mulighed for at skrive en note til vagten.
Offentliggørelse af vagter
Når du opretter nye vagter, er de ikke automatisk synlige for dine medarbejdere. Så længe der er en blå linje ved siden af en vagt, betyder det, at den endnu ikke er blevet offentliggjort, hvilket betyder, at vagterne kun er synlige for administratorer og medarbejdere med en passende tilladelsesprofil.
Du kan offentliggøre alle vagter inden for den viste periode (se skærmbilledet) på én gang eller offentliggøre vagter individuelt. Når vagterne er offentliggjort, vil dine medarbejdere blive underrettet og kunne se dem. Hvis du offentliggør en ubesat vagt, tilføjes den til listen over tilgængelige vagter, som dine medarbejdere kan byde ind på. Du kan læse mere om dette her.
Offentliggørelse af alle vagter på én gang inden for perioden
Klik på den blå "Offentliggør"-knap øverst til højre på skærmen for at offentliggøre alle vagter inden for den valgte periode på én gang. Tallet bag den angiver, hvor mange vagter der er.
Offentliggørelse af individuelle vagter
For kun at offentliggøre én vagt i ugevisningen kan du højreklikke på vagten og vælge "Offentliggør vagt". Så bliver kun denne vagt offentliggjort.
I tabelvisningen klikker du på vagten og vælger "Offentliggør" i bjælken nederst.
Du kan også bruge filteret ved at klikke på tragtikonet og sortere på visningen og derefter kun offentliggøre de viste vagter.
Aktivitet for en vagt (aktivitetslog)
Du kan på hver enkelt vagt se hvilke handlinger og eventuelle ændringer der er foretaget, og hvem der har foretaget dem. Skift fra "Info" til "Aktivitet" for at se aktivitetsloggen for vagten.
Her kan du se, hvem der har oprettet vagten, ændret medarbejder, rolle, tidsrum, pause osv. hvis der er foretaget ændringer på den oprindelige vagt. Du vil også kunne se på hvilken dato og klokkeslæt ændringerne er sket på.
FAQ
Hvem kan oprette vagter?
Alle med tilladelse til at oprette vagter kan oprette vagter. Læs mere om tilladelsesprofiler her.Kan jeg give mine medarbejdere tilladelse til at oprette deres egne vagter?
Ja, det kan du. Når du går til indstillingerne (klik på ⚙️ øverst til højre) og navigerer til "Vagtplan", vælger du her "Tillad medarbejdere at tilføje deres egne vagter" nederst. Når du aktiverer denne indstilling, vil medarbejderne kunne oprette vagter (kun til sig selv). De vagter, der oprettes, sendes til dig til godkendelse, før de offentliggøres. Lær, hvordan du godkender vagter her.Kan jeg redigere offentliggjorte vagter?
Ja, det kan du. Klik blot på den vagt, du vil redigere, og du vil se muligheden "Rediger vagt". Når du klikker på dette, kan du foretage ændringer. Når du er færdig med ændringerne, skal du klikke på "Gem" nederst for at gemme ændringerne og give den tildelte medarbejder besked.Hvordan kan jeg afpublicere vagter?
For at afpublicere en vagt skal du blot højreklikke på den pågældende vagt og kopiere den og sætte den ind igen. Når du har gjort dette, kan du slette den vagt, du først kopierede fra, og du vil dermed nu have en ny identisk vagt, som ikke er offentliggjort endnu.
Jeg skal ændre hele min vagtplan. Kan jeg redigere flere vagter på én gang?
Ja, du kan masseredigere vagter og undgå at skulle foretage ændringer på hver enkelt vagt manuelt. Læs mere om det her.
Vagten er en time kortere eller længere end planlagt.
Hvis vagten tæller en time for meget eller for kort, i forhold til start/sluttidspunkt skyldes det formentlig, at vagten ligger hen over skiftet mellem sommer- og vintertid.