Der er tre måder at tildele fravær til en medarbejder på: fra tilgængelighedslisten, visningen af vagtplanen og fraværskalenderen.
Tildeling af fravær fra tilgængelighedslisten
Når du åbner tilgængelighedslisten ved at klikke på '🌴👍👎' øverst til venstre for vagtplansvisningen, kan du oprette fravær for enhver medarbejder ved at klikke på en dag ved siden af deres navn.
Tildeling af fravær fra vagtplansvisningen
Denne metode til at tildele fravær er særlig praktisk, når du tildeler fravær til en medarbejder, der er planlagt til arbejde, f.eks. sygefravær. Når du højreklikker på en vagt, hvor der er tildelt en medarbejder, klikker du på 'Tilføj fravær'.
Tildeling af fravær fra fraværskalenderen
Ved at klikke på 'Vagtplan' øverst til venstre på startsiden, kan du vælge 'Fravær' på listen. Her åbner fraværskalenderen, hvor du kan oprette fravær for enhver medarbejder ved at klikke på en dag i kalenderen. Efter at have klikket på en dag kan du begynde at oprette fraværet på samme måde som i vagtplansvisningen.
Indstillinger for fravær
Når du klikker på 'Tilføj fravær', kan du tilpasse fraværet, så det passer til den konkrete situation. Her kan du blandt andet vælge periode, medarbejder, fraværstype, fraværsbank, note og om overlappende vagter skal tælle som betalte eller ubetalte timer.
Start- og sluttidspunkt
Vælg hvornår fraværet skal gælde fra og til. Du kan enten vælge 'Hele dagen' eller angive et specifikt tidsrum.
Medarbejder
Vælg, hvilken medarbejder fraværet skal gælde for.
Type af fravær
Vælg hvilken type fravær der skal registreres. Det kan for eksempel være sygdom, ferie eller en anden brugerdefineret fraværstype.
Fraværsbank
Denne indstilling bruges, hvis du har aktiveret en fraværsbank og ønsker at styre, hvordan fraværet skal påvirke medarbejderens fraværssaldo.
Arbejdstidsprofil
Fraværet registreres ud fra de forventede arbejdstimer, der er defineret i medarbejderens arbejdstidsprofil. Timerne trækkes derefter fra medarbejderens fraværsbank.
Brugerdefineret
Du vælger selv, hvor mange timer der skal trækkes fra medarbejderens fraværsbank.
Ingen timer
Der trækkes ingen timer fra medarbejderens fraværsbank.
Note
Tilføj eventuelt en note, der beskriver fraværet eller giver ekstra kontekst.
Betalt eller ubetalt fravær
Vælg hvordan fraværet skal påvirke eventuelle vagter, der overlapper med fraværsperioden. Her kan du vælge, om de overlappende vagter fortsat skal tælle timer eller ej. Det har betydning for, om medarbejderen får løn for vagten, selvom der er registreret fravær.
Når du har tilpasset fraværet som ønsket, klikker du på 'Tilføj fravær' for at gemme det.
FAQ
Kan mine medarbejdere anmode om fravær?
Kan jeg foretage ændringer i fravær?
Du kan justere enhver type fravær på samme måde, som du oprettede det. Ved at klikke på det i fraværskalenderen, tilgængelighedslisten eller ved at højreklikke på vagten i vagtplanen og vælge 'Rediger fravær'.
Tæller fravær stadig timer, når det er tilføjet på en vagt i vagtplanen?
Du kan selv bestemme om fraværet fortsat skal tælle timer eller ej. Hvis medarbejderen f.eks. får løn under sygdom, kan du under 'Overlappende vagter' vælge muligheden 'Registrer timer'. Skal medarbejderen ikke lønnes under sit fravær, kan du vælge 'Registrer ikke timer'.
Kan jeg oprette fravær for en medarbejder uden at det fremgår i vagtplanen?
Ja, du kan oprette fravær for en medarbejder uden at tilføje fraværet til vagter i vagtplanen. Det gør du ved at gå til fraværskalenderen, vælge den datoperiode, du vil oprette fravær for, og derefter justere detaljerne såsom medarbejder, fraværstype og mere. Du kan også tilføje en vagt til medarbejderen i vagtplanen, tilføje fraværet og derefter slette vagten bagefter. Fraværet vil stadig fremgå i fraværskalenderen og på tilgængelighedslisten.
Kan jeg oprette brugerdefinerede fraværstyper?
Du kan oprette dine egne brugerdefinerede fraværstyper, når du tilføjet et nyt fravær. Når du skal vælge typen af fravær i listen, kan du nederst vælge muligheden 'Tilføj ny fraværstype'. Læs mere om det her.
Er det muligt at spore, hvor mange fraværsdage hver af mine medarbejdere har brugt?
Med et Workfeeds Pro eller Pro+-abonnement, kan du se en samlet oversigt over antallet af fraværsdage, som hver medarbejder har brugt. Dette finder du under den enkelte medarbejders profil ved at tilgå teamlisten.