Spring videre til hovedindholdet

Zenegy

Denne artikel forklarer, hvordan du opsætter integrationen mellem Workfeed og Zenegy, importerer medarbejdere og eksporterer timer, tillæg, drikkepenge og fravær.

Opsæt integrationen

For at forbinde Workfeed med Zenegy:

  1. Gå til Indstillinger > Integrationer > Zenegy.

  2. Klik på Start integration.

  3. Vælg Zenegy som lønintegration.

  4. Log ind med dit Zenegy-login, og godkend forbindelsen.
    ​

  5. Gennemgå brugermatchningen, og sørg for, at alle medarbejdere enten er matchet med den korrekte medarbejder i Zenegy eller markeret som Ignorer.

Matchningen bruges til at sikre, at data sendes til den rigtige medarbejder i Zenegy.

Husk at gennemgå matchningen igen, når du opretter nye medarbejdere.

Importer eller opret medarbejdere

Du kan enten importere eksisterende medarbejdere fra Zenegy eller oprette nye medarbejdere i Workfeed og samtidig oprette dem i Zenegy.

Importer medarbejdere fra Zenegy

  1. Åbn teamlisten.

  2. Klik på det blå ➕.

  3. Vælg Importer.

  4. Vælg din Zenegy-konto og de medarbejdere, du vil importere.

  5. Vælg, om medarbejderne skal inviteres til Workfeed med det samme.
    ​

Opret medarbejdere i begge systemer

Når en Zenegy-integration er aktiv:

  1. Åbn teamlisten, og klik på ➕.

  2. Opret medarbejderen som normalt.

  3. Markér Tilføj til Zenegy, og vælg den relevante Zenegy-integration.

Medarbejderen bliver automatisk oprettet i Zenegy, når vedkommende færdiggør sin profil i Workfeed.

Send timer til Zenegy

  1. Gå til Tidsregistrering.

  2. Vælg den periode, du vil eksportere. Du kan f.eks. vælge Sidste lønperiode.

  3. Gennemgå eventuelle vagter, der afventer godkendelse.

  4. Kontrollér, at timer, pauser, lønninger og tillæg er korrekte.

  5. Klik på Eksporter....
    ​

  6. Vælg lønintegration og derefter din Zenegy-integration.

  7. Kontrollér brugermatchningen, og sørg for, at relevante medarbejdere er matchet.

  8. Vælg de relevante indstillinger for bl.a. afdeling, fradrag og drikkepenge.

  9. Klik på Fortsæt til løneksport.

  10. Gennemgå eksporten, og klik på Send til Zenegy.

Hvis du bruger stempeluret og ikke har godkendt medarbejdernes registrerede tider, bliver de planlagte tider sendt til Zenegy. Når tiderne er godkendt, er det de godkendte tider, der eksporteres.

Find timerne i Zenegy

Når timerne er sendt:

  1. Log ind på Zenegy.

  2. Gå til Registreringer > Timer.

  3. Kontrollér, at timerne stemmer overens med Workfeed.

  4. Godkend registreringerne i Zenegy.

Timerne bliver altså ikke automatisk godkendt som en del af lønkørslen, når de sendes fra Workfeed.

Tillæg

Hvis du bruger tillæg i Workfeed, kan du angive, hvilken løntype tillægget skal sendes til i Zenegy.

Løntypen i Workfeed skal findes i Zenegy. Navn og sats skal som udgangspunkt være ens i begge systemer, medmindre du har tilladt, at navn og/eller sats må overskrives i Zenegy.

Efter eksport finder du tillæggene under: Registreringer > Tillæg og fradrag

Kontrollér registreringerne, og godkend dem derefter i Zenegy.

Send fravær til Zenegy

Fravær eksporteres fra samme eksportflow som løn:

  1. Gå til Tidsregistrering, og vælg den relevante periode.

  2. Klik på Eksporter....

  3. Vælg din Zenegy-integration.

  4. Kontrollér, at medarbejderne er korrekt matchet.

  5. Fortsæt til fraværseksport.

  6. Vælg det fravær, du vil eksportere.

  7. Match Workfeeds fraværstyper med de tilsvarende fraværstyper i Zenegy.

  8. Klik på Send til Zenegy.

Efter eksport finder du fraværet i Zenegy under: Registreringer > Ferie og fravær
​

Kontrollér registreringerne, og godkend dem i Zenegy.

Backup-fil til Zenegy

Hvis den direkte overførsel ikke virker, eller du ønsker at importere data manuelt, kan du downloade en backup-fil.

Gå til: Tidsregistrering > Eksporter... > Zenegy > Fortsæt til løneksport > Download backup-filen til Zenegy

Undgå at åbne eller redigere CSV-filen, inden den uploades, da det kan ændre filformatet.

For at importere filen i Zenegy:

  1. Gå til Apps > Zenegy fil import.

  2. Åbn eller installer appen.

  3. Vælg, om du vil importere timer eller fravær.

  4. Upload backup-filen.

  5. Gennemgå dataene, inden de importeres.

Fejl i eksport

Hvis eksporten til Zenegy fejler eller dataene ser forkerte ud, anbefaler vi, at du gennemgår følgende i rækkefølge:

Kontrollér medarbejdermatchningen
Gå til: Indstillinger > Integrationer > Zenegy > Åbn brugermatchning
Sørg for, at:

  • alle relevante medarbejdere er matchet med den rigtige medarbejder i Zenegy

  • medarbejdere, der ikke skal eksporteres, er markeret som Ignorer

Timer eksporteres kun for relevante matchede medarbejdere med timeløn.

Kontrollér medarbejdernes timeløn

Medarbejdere, der skal have timer eksporteret, skal have en timeløn i Workfeed.

Kontrollér timelønnen under medarbejderens profil eller under indstillingerne for tidsregistrering.

Kontrollér løntyper på tillæg

Hvis fejlen vedrører tillæg, skal lønkoden i Workfeed findes i Zenegy.

Navn og sats skal også stemme overens mellem systemerne, medmindre Zenegy er sat op til at tillade overskrivning.

Brug backup-filen til at finde fejlen

Hvis du stadig ikke kan eksportere direkte, skal du downloade backup-filen og forsøge at importere den via Zenegy fil import.

Zenegy vil i forbindelse med importen typisk vise, hvilke data der forhindrer filen i at blive importeret.

For at backup-filen kan importeres korrekt, skal du bl.a. være opmærksom på:

  • Medarbejderen skal have CPR-nummer i Workfeed.

  • Lønkoder på tillæg skal findes i Zenegy.

  • Navn og sats på tillæg skal være ens i begge systemer, medmindre overskrivning er tilladt.

  • Lønkoden for almindelige timer skal være sat korrekt op i Zenegy. Hvis den ikke er Standard, skal den tilsvarende lønkode anvendes i CSV-filen.

  • Lønsatsen skal stemme overens mellem systemerne, medmindre overskrivning er tilladt.

Hvis problemet fortsætter efter disse kontroller, kan du kontakte Workfeed-support og sende information om fejlen samt den relevante backup-fil.

FAQ

  1. Hvilke medarbejdere får sendt timer til Zenegy?
    Timer sendes for matchede medarbejdere med timeløn. Medarbejdere, der er ignoreret, ikke er matchet, mangler timeløn eller er oprettet med fuldtidsløn, får ikke sendt timer.
    ​

  2. Skal medarbejderen findes i både Workfeed og Zenegy?
    Ja. Medarbejderen skal findes i Zenegy og være korrekt matchet med medarbejderen i Workfeed, før data kan sendes.
    ​

  3. Kan jeg forbinde flere Zenegy-konti til samme Workfeed-konto?
    Ja. Du kan opsætte flere Zenegy-integrationer og vælge, hvilke afdelinger og medarbejdere der skal eksporteres via den enkelte integration.
    ​

  4. Hvad sker der, hvis jeg ikke godkender stempeltider inden eksport?
    Så eksporteres de planlagte tider fra vagtplanen. Når stempeltiderne er godkendt, eksporteres de godkendte tider i stedet.
    ​

  5. Hvordan giver jeg min bogholder adgang?

    Hvis din bogholder skal kontrollere overførslen, anbefaler vi, at personen har adgang til både Workfeed og Zenegy. I Workfeed kan bogholderen oprettes som bruger og få de nødvendige administratorrettigheder.
    ​

  6. Hvilke medarbejderoplysninger synkroniseres?
    Integrationen understøtter synkronisering af følgende oplysninger:

    • CPR-nummer

    • Adresse, by og postnumme

    • E-mail og telefonnummer

    • Fornavn og efternavn

    • Ansættelsesdato

    • Anciennitetsdato

    • Registreringsnummer

    • Kontonummer

    • Skattekort

Prøv eventuelt også vores interaktive guide her, for at få den fulde fornemmelse af ovenstående gennemgang:

Relaterede artikler
Besvarede dette dit spørgsmål?