Opsæt integrationen
Sørg for, at medarbejderne er oprettet i DataLøn.
Gå til Indstillinger > Integrationer > Åbn lønintegrationer, og vælg Visma DataLøn.
Indtast din DataLøn-nøgle:
Log ind i DataLøn.
Gå til Andre systemer.
Find Workfeed under Tidsregistreringssystemer, og tryk på Registrer.
Kopiér nøglen, og indsæt den i Workfeed.
Gennemgå brugermatchningen. Workfeed forsøger automatisk at matche medarbejdere ud fra navn, men du kan også matche dem manuelt.
Alle medarbejdere skal enten være matchet eller markeret som Ignorer. Der eksporteres kun timer for matchede medarbejdere med timeløn. Ignorerede medarbejdere, medarbejdere uden timeløn og fuldtidslønnede får ikke eksporteret timer.
Når du får nye medarbejdere, skal du åbne integrationen igen og vælge Match brugere.
Importer medarbejdere fra DataLøn
Du kan også importere medarbejdere direkte fra DataLøn:
Åbn teamlisten.
Tryk på det blå ➕.
Vælg Importer.
Vælg de medarbejdere, du vil importere fra DataLøn.
Vælg, om de skal modtage en invitation til Workfeed med det samme.
Send timer til DataLøn
Gå til Tidsregistrering.
Vælg den periode, du vil eksportere. Hvis din lønperiode er opsat korrekt, kan du vælge Sidste lønperiode.
Gennemgå timer, tillæg og medarbejdere.
Godkend eventuelle ændringer, hvis du bruger stempeluret.
Tryk på Eksporter....
Kontrollér, at:
perioden er korrekt
relevante medarbejdere har timeløn
medarbejderne er matchet
eventuelle ændringer er godkendt
den korrekte lønkode er valgt til timeløn. Vi anbefaler 0013.
Tryk på Vælg lønintegration, og vælg din DataLøn-integration.
Kontrollér brugermatchningen, og tryk på Fortsæt til løneksport.
Tryk på Send til Visma DataLøn.
Hvis du ikke godkender medarbejdernes registrerede tider inden eksport, bliver de planlagte timer sendt til DataLøn. Når tiderne er godkendt, eksporteres de godkendte timer.
Find timerne i DataLøn
Efter eksport:
Log ind i DataLøn.
Gå til Lønindberetning > Ny løn > Importer > Workfeed.
Vælg den relevante periode.
Tryk på Indlæs registrering.
Tillæg og lønkoder
Hvis du eksporterer direkte via Send til Visma DataLøn, bliver tillæg samlet på lønkode 03.
Hvis forskellige tillæg skal sendes til forskellige lønkoder, skal du:
Angive den relevante DataLøn-lønkode på tillægget i Workfeed.
Downloade backup-filen som CSV.
Indlæse filen manuelt i DataLøn.
DataLøns API understøtter ikke fordeling af tillæg på forskellige lønkoder ved direkte eksport.
Download backup-fil
Du kan også eksportere timerne manuelt som en CSV-fil:
Gå til Tidsregistrering > Eksporter....
Vælg din DataLøn-integration.
Tryk på Fortsæt til løneksport.
Vælg Download backup-filen til Visma DataLøn.
Undgå at åbne eller redigere CSV-filen inden import, da det kan ændre filens format.
Fejl i eksport
Hvis eksporten fejler, eller data ser forkerte ud i DataLøn, bør du kontrollere følgende:
Tjek data i Workfeed
Det, der står i Workfeed, er det, der bliver eksporteret. Kontrollér derfor timer, pauser, tillæg og lønopsætning først.
Tjek brugermatchningen
Åbn DataLøn-integrationen, og kontrollér, at alle relevante medarbejdere er matchet med den korrekte medarbejder i DataLøn.
Medarbejdere, der ikke skal have eksporteret timer, skal markeres som Ignorer.
Tjek timeløn
Medarbejdere skal have en timeløn i Workfeed for at få eksporteret timer.
Du finder lønnen under Team > medarbejder > Rediger profil > Løn.
Tjek lønkoder på tillæg
Hvis du bruger lønkoder på tillæg, skal de eksistere i DataLøn.
Hvis tillæggene skal fordeles på forskellige lønkoder, skal du bruge CSV-eksporten.
FAQ
Hvem får eksporteret timer til DataLøn?
Matchede medarbejdere med timeløn. Der eksporteres ikke timer for medarbejdere, der mangler et match, er ignoreret, ikke har timeløn eller er fuldtidslønnede.
Skal medarbejderen findes i begge systemer?
Ja. Medarbejderen skal være oprettet i DataLøn og korrekt matchet med medarbejderen i Workfeed.
Hvad sker der, hvis jeg ikke godkender stempeltider?
Så bliver de planlagte tider fra vagtplanen sendt til DataLøn i stedet.
Hvorfor lander mine tillæg ikke på den ønskede lønkode?
Ved direkte eksport samles tillæggene på 03. Hvis tillæg skal fordeles på forskellige lønkoder, skal du angive lønkoderne i Workfeed og bruge CSV-eksporten.
Hvordan giver jeg min bogholder adgang?
Opret bogholderen som bruger i Workfeed og giv adgang til de nødvendige funktioner. Det er en fordel, at bogholderen har adgang til både Workfeed og DataLøn.
Jeg kan ikke finde Workfeed under Tidsregistreringssystemer i DataLøn
Det kan skyldes, at du bruger DataLøn Lønadministration. Kontakt i så fald DataLøn og bed om at blive overført til en almindelig DataLøn-konto, hvorefter integrationen kan opsættes.