Workfeed gør det muligt at registrere dine medarbejderes fravær automatisk via "Fraværsbanken". Her får du et samlet overblik over medarbejdernes registrerede fravær, optjente fravær og fraværsanmodninger. Du kan også lave manuelle justeringer af fraværssaldoen og bestemme, hvor mange timer der skal trækkes fra saldoen, når fravær registreres eller godkendes.

Praktisk eksempel: En medarbejder har optjent 80 timers ferie i sin fraværsbank. Medarbejderen anmoder om en uges ferie, og ud fra medarbejderens arbejdstidsprofil forventes medarbejderen at arbejde 37 timer i den uge. Når du godkender fraværsanmodningen, kan Workfeed trække 37 timer fra medarbejderens feriesaldo, så medarbejderen har 43 timers ferie tilbage. I fraværsbanken kan du se et detaljeret overblik over hvordan saldoen er beregnet.

Denne guide forklarer, hvordan du kan tildele en arbejdstidsprofil til en medarbejder.

For at begynde at registrere dine medarbejderes fravær skal du tilføje en mængde optjent fravær til medarbejderen. Det kan du gøre manuelt, eller du kan lade Workfeed gøre det automatisk med en optjeningsprofil, som beskrevet nedenfor. I fraværsbanken kan du også angive fraværstype, periode og timer, så fraværet beregnes korrekt.

Denne guide forklarer, hvordan du tildeler fravær til en medarbejder.

Med en optjeningsprofil lægger Workfeed selv optjent fravær ind i fraværsbanken, for eksempel ferie hver måned. Så behøver du ikke at tilføje optjente timer manuelt.

OBS. Optjeningsprofiler er en del af Workfeed Pro+.

Gå til fanen "Fravær" og klik på "Administrer fraværstyper" øverst til højre.

Vælg den fraværstype, der skal optjenes, for eksempel "Ferie".

Under "Optjeningsprofiler" klikker du på "Tilføj". Du kan starte fra bunden eller vælge en færdig skabelon. Der er blandt andet skabeloner til dansk, hollandsk, britisk og tysk lovpligtig ferie.

Skabelonen "Dansk ferie" giver 185 timer om året fra 1. september. Det svarer til 5 ugers ferie for en medarbejder, der arbejder 37 timer om ugen. Timerne kan bruges til 31. december, og overførsel af op til 37 timer kræver en skriftlig aftale.

OBS. Skabelonen tager udgangspunkt i 37 timer om ugen. Arbejder dine medarbejdere et andet antal timer, skal du justere profilen. Arbejder en medarbejder for eksempel 40 timer om ugen, skal "I alt per optjeningsår" være 200 timer (5 uger af 40 timer), og "Overfør op til" skal være 40 timer. Har du medarbejdere med forskellige ugentlige timer, kan du oprette en profil til hver gruppe.

Herefter kan du tilpasse profilen:

Længere nede vælger du under "Kan bruges til", hvor længe de optjente timer kan bruges. Under "Overfør op til" vælger du, hvor mange timer der må overføres til næste optjeningsår. Klik på "Gem", når du er færdig.

Profilen vises nu under fraværstypen med et kort overblik over reglerne.

OBS. Når en profil er tildelt medarbejdere, kan du kun ændre navnet. Skal reglerne ændres, opretter du en ny profil og skifter medarbejderne over til den fra en bestemt dato.

Åbn medarbejderen i teamlisten og klik på "Rediger profil". Åbn "Fraværsbank", klik på "Tilføj optjeningsprofil" under fraværstypen og vælg profilen. Vælg derefter den dato, medarbejderen skal begynde at optjene fra, og klik på "Gem".

Hvis datoen ligger tilbage i tiden, beregner Workfeed optjeningen fra den dato, når du gemmer.

Skal medarbejderen skifte til en anden profil fra en senere dato, klikker du på "Planlæg en ændring". Vælger du "Ingen optjening", sættes optjeningen på pause fra den valgte dato.

Når profilen er tildelt, kan du se de optjente timer i medarbejderens fraværsbank. Ved hver måned står der under "Optjent", hvor mange timer medarbejderen har optjent.

Du kan se en medarbejders fraværssaldo ved at vælge den relevante medarbejder i teamlisten. Når du åbner medarbejderens profil, kan du klikke på "Fraværsbank" for at se medarbejderens aktuelle fraværssaldo.

Herfra får du en komplet liste over medarbejderens fravær, hvor det nyeste fravær vises øverst samt eventuelle fraværsanmodninger.

Ud over at se den aktuelle fraværsbank kan du også gennemgå beregningen bag den. Ved at klikke på fraværstypen i topbjælken får du et detaljeret overblik over medarbejderens fravær og hvordan det påvirker fraværsbanken.

Fraværet for den valgte fraværstype vises måned for måned med det nyeste øverst. For at se opdelingen på dagsniveau skal du blot klikke på en periode for at åbne det detaljerede overblik.

OBS. For at aktivere fraværsbanken skal du indtaste en mængde for optjente fraværstimer eller tildele medarbejderen en optjeningsprofil.

Tidsregistreringen giver en liste over hver medarbejders fraværssaldo i en samlet oversigt, som vil fremgå ud fra deres navn i listen. Hvis du gerne vil se en specifik medarbejders fraværssaldo, skal du blot klikke på "X Dage" for at se detaljerne.

OBS. Fraværssaldoen tager udgangspunkt i perioden, du har indstillet i tidsregistreringen.

Det er muligt at lave manuelle justeringer i fraværsbanken. Herfra kan du tilføje en mængde optjent fravær til fraværssaldoen eller justere allerede registreret fravær. Klik blot på det blå "➕"-ikon i øverste højre hjørne af fraværsbanken.

Herfra har du to muligheder:

Ved begge muligheder indtaster du timer og minutter for fraværet, vælger fraværstypen samt sætter perioden, det skal gælde for. Du kan også give justeringen et navn, så du er sikker på, hvilken fraværsjustering det drejer sig om i fraværsoversigten.

Når den manuelle justering er gemt, kan både du og den relevante medarbejder se den i medarbejderens fraværsbank.

Hvis du har brug for at rette en manuel justering eller slette den, kan du gå til medarbejderens fraværsbank via teamlisten, vælge den relevante fraværstype øverst i fraværsbjælken og derefter klikke på den periode, justeringen er lavet for.

Herfra kan du klikke på justeringen, foretage de nødvendige rettelser og klikke på "Gem" eller slette den ved at klikke på "Slet" nederst.