Som standard kan du skapa pass i Workfeed om du är administratör eller har en behörighetsprofil som ger dig åtkomst till att se och redigera pass. Så här gör du:
Skapa ett pass
Du kan skapa pass i både "Veckovy" och "Tabellvy". Du växlar mellan dem genom att klicka på ögat högst upp till höger i schemat och välja vy under "Anpassa vy".
I veckovyn
Klicka på en tom plats på dagen i schemat. En meny visas där du väljer "Skapa nytt pass". Passet skapas direkt och du kan justera det.
I tabellvyn
I tabellvyn har varje anställd sin egen rad och varje dag sin egen kolumn.
Klicka på en tom ruta bredvid den anställda på den dag passet ska ligga.
Klicka på det blå "+" i rutan, eller klicka på "Lägg till pass" i fältet längst ned. Du kan också trycka på Enter.
Passet skapas direkt. Det är inte publicerat ännu, så du kan justera det först.
Flera pass på en gång: Dra över flera tomma rutor, eller håll ned Shift och klicka. Klicka sedan på "Lägg till pass" i fältet längst ned. Varje vald tom ruta får ett pass som inte är publicerat ännu.
Om du har gjort ett misstag kan du ångra med Cmd+Z på Mac eller Ctrl+Z på Windows.
De olika fälten för ett pass
När du har skapat ett pass kan du justera det. Klicka på passet för att öppna det. I tabellvyn kan du också markera passet och klicka på "Redigera" i fältet längst ned. Du kan bland annat ange roll, anställd (eller ingen, om passet ska vara ledigt), tid, rast och en anteckning. Nedan hittar du en kort förklaring av varje fält:
Rollen, som i bilden nedan visas som "Cleaning", anger vilket arbete personen som är tilldelad passet ska utföra. Du kan skapa egna roller och tilldela dem till lämpliga anställda.
Den tilldelade anställda är den som utför passet. Väljer du ingen blir passet ett "Ledigt pass".
Tiden är start- och sluttiden för passet.
Rasten är den rast den anställda kan ta under passet. Klicka på siffran bredvid "Total" för att ändra rasten. Du kan alltid hantera eller justera rastreglerna i inställningarna.
Anteckningen, som visas som 💬, gör att du kan skriva en anteckning till passet.
Publicera pass
När du skapar nya pass blir de inte automatiskt synliga för dina anställda. Så länge det finns en blå linje bredvid ett pass betyder det att det ännu inte har publicerats, vilket innebär att passen endast är synliga för administratörer och anställda med en behörighetsprofil som ger åtkomst.
Du kan publicera alla pass inom den visade perioden (se skärmbilden) på en gång eller publicera pass individuellt. När passen har publicerats får dina anställda en avisering och kan se dem. Om du publicerar ett obemannat pass läggs det till i listan över lediga pass som dina anställda kan anmäla intresse för. Du kan läsa mer om detta här.
Publicera alla pass inom perioden på en gång
Klicka på den blå knappen "Publicera" längst upp till höger på skärmen för att publicera alla pass inom den valda perioden på en gång. Siffran bredvid knappen visar hur många pass det finns.
Publicera enskilda pass
För att bara publicera ett pass i veckovyn högerklickar du på passet och väljer "Publicera pass". Då publiceras bara det passet.
I tabellvyn klickar du på passet och väljer "Publicera" i fältet längst ned.
Du kan också använda filtret genom att klicka på trattikonen och filtrera vyn. Därefter kan du välja att endast publicera de visade passen.
Aktivitet för ett pass (aktivitetslogg)
För varje enskilt pass kan du se vilka åtgärder och eventuella ändringar som har gjorts och vem som har gjort dem. Byt från "Detaljer" till "Aktivitet" för att se aktivitetsloggen för passet.
Här kan du se vem som har skapat passet eller ändrat anställda, roll, tidsperiod, rast osv. om ändringar har gjorts i det ursprungliga passet. Du kan också se vilket datum och vilken tid ändringarna gjordes.
FAQ
Vem kan skapa pass?
Alla som har behörighet att skapa pass kan skapa pass. Läs mer om behörighetsprofiler här.Kan jag ge mina anställda behörighet att skapa sina egna pass?
Ja, det kan du. Gå till inställningarna (klicka på ⚙️ längst upp till höger) och navigera till "Schemaläggning". Längst ned väljer du "Tillåt anställda att lägga till sina egna pass". När du aktiverar den här inställningen kan anställda skapa pass (endast för sig själva). De pass som skapas skickas till dig för godkännande innan de publiceras. Läs mer om hur du godkänner pass här.Kan jag redigera publicerade pass?
Ja, det kan du. Klicka bara på det pass du vill redigera, så ser du alternativet "Redigera pass". När du klickar på detta kan du göra ändringar. När du är klar klickar du på "Spara" längst ned för att spara ändringarna och meddela den anställda som har tilldelats passet.Hur kan jag avpublicera pass?
För att avpublicera ett pass högerklickar du på det aktuella passet, kopierar det och klistrar sedan in det igen. När du har gjort detta kan du ta bort det pass som du först kopierade från. Då har du ett nytt identiskt pass som ännu inte är publicerat.
Jag behöver ändra hela mitt schema. Kan jag redigera flera pass samtidigt?
Ja, du kan massredigera pass och slippa göra ändringar i varje enskilt pass manuellt. Läs mer om det här.
Passet är en timme kortare eller längre än planerat.
Om passet räknar en timme för mycket eller för lite i förhållande till start- och sluttiden beror det troligtvis på att passet ligger över övergången mellan sommar- och vintertid.