Som standard kan du skapa pass i Workfeed om du är administratör eller har en behörighetsprofil som ger dig åtkomst till att se och redigera pass. Så här gör du:
Skapa ett pass
Du kan enkelt skapa ett pass genom att klicka var som helst i schemat. När du gör det visas en rullgardinsmeny med flera alternativ, bland annat möjligheten att skapa ett nytt pass.
De olika fälten för ett pass
När du har skapat ett nytt pass kan du specificera det. Du kan till exempel ange vilken roll som är kopplad till passet, vilka anställda som ska tilldelas (eller ingen, om passet ska skapas som "ledigt"), tidsintervallet, rast och eventuella kommentarer. Nedan hittar du en kort förklaring av varje fält:
En roll, som i bilden nedan visas som "manager", är ett sätt att ange vilket arbete personen som är tilldelad passet ska utföra. Du kan skapa egna roller och tilldela dem till lämpliga anställda.
Den tilldelade anställde är den som utför passet.
Tidsintervallet avser passets start- och sluttid.
Rasten avser den mängd rast som anställda kan ta under passet. Du kan alltid hantera eller anpassa rastreglerna i inställningarna.
Notissektionen, som visas som 💬, gör att du kan lämna en notis på en persons pass eller till alla som jobbar den dagen.
Publicera pass
När du skapar nya pass blir de inte automatiskt synliga för dina anställda. Så länge det finns en blå linje bredvid ett pass betyder det att det ännu inte har publicerats, vilket innebär att passen endast är synliga för administratörer och anställda med en behörighetsprofil som ger åtkomst.
Du kan publicera alla pass inom den visade perioden (se skärmbilden) på en gång eller publicera pass individuellt. När passen har publicerats får dina anställda en avisering och kan se dem. Om du publicerar ett obemannat pass läggs det till i listan över lediga pass som dina anställda kan anmäla intresse för. Du kan läsa mer om detta här.
Publicera alla pass inom perioden på en gång
Klicka på den blå knappen 'Publicera' längst upp till höger på skärmen för att publicera alla pass inom den valda perioden på en gång. Siffran bredvid knappen visar hur många pass det finns.
Publicera enskilda pass
För att endast publicera ett enskilt pass kan du högerklicka på det aktuella passet. Där hittar du alternativet 'Publicera pass'. När du klickar på detta publiceras endast det valda passet. Du kan också använda filtret genom att klicka på trattikonen och filtrera vyn. Därefter kan du välja att endast publicera de visade passen.
FAQ
Vem kan skapa pass?
Alla som har behörighet att skapa pass kan skapa pass. Läs mer om behörighetsprofiler här.
Kan jag ge mina anställda behörighet att skapa sina egna pass?
Ja, det kan du. Gå till inställningarna (klicka på ⚙️ längst upp till höger) och navigera till 'Schemaläggning'. Längst ned väljer du 'Tillåt anställda att lägga till egna pass'. När du aktiverar den här inställningen kan anställda skapa pass (endast för sig själva). De pass som skapas skickas till dig för godkännande innan de publiceras. Läs mer om hur du godkänner pass här.
Kan jag redigera publicerade pass?
Ja, det kan du. Klicka bara på det pass du vill redigera, så ser du alternativet 'Redigera pass'. När du klickar på detta kan du göra ändringar. När du är klar klickar du på 'Spara' längst ned för att spara ändringarna och meddela den anställda som har tilldelats passet.
Hur kan jag avpublicera pass?
För att avpublicera ett pass högerklickar du på det aktuella passet, kopierar det och klistrar sedan in det igen. När du har gjort detta kan du ta bort det pass som du först kopierade från. Då har du ett nytt identiskt pass som ännu inte är publicerat.
Jag behöver ändra hela mitt schema. Kan jag redigera flera pass samtidigt?
Ja, du kan massredigera pass och slippa göra ändringar i varje enskilt pass manuellt. Läs mer om det här.