Manieren om werknemers toe te voegen
Er zijn drie verschillende manieren om werknemers toe te voegen aan je Workfeed:
Voeg individuele gebruikers toe
Voeg meerdere gebruikers tegelijkertijd toe
Importeer gebruikers vanuit je salarissystemen
Hoe individuele gebruikers toe te voegen
Begin met het openen van de teamlijst door op het '👥' pictogram in het bovenste menu te klikken. Hier zie je een lijst van al je huidige werknemers binnen Workfeed. Om een nieuwe werknemer toe te voegen, klik je op het blauwe plus-pictogram in de rechterbovenhoek.
Voeg de werknemer toe door hun volledige naam en e-mail in te voeren. Je moet van tevoren beslissen welke rol(len) de werknemer toegewezen moet krijgen, aangezien werknemers geen toegang hebben tot iets in Workfeed totdat ze een rol in een afdeling hebben ontvangen. Je kunt hier meer lezen over het maken van rollen en hier over afdelingen.
Als je een loonintegratie hebt, kun je er ook voor kiezen om de nieuwe werknemer automatisch toe te voegen aan je loonadministratiesysteem zodra hij of zij het profiel heeft voltooid. Vink gewoon het vakje onderaan het menu aan. Klik daarna op ‘Toevoegen’.
Bovendien kun je de 'Vereist in het aanmeldingslink' bewerken in de rechterbovenhoek van het uitnodigingspaneel. Hier kun je invoervelden maken en beheren die zullen verschijnen in de aanmeldingslink wanneer de werknemer zijn of haar profiel instelt. De invoervelden bevatten informatie die je van de werknemer wilt ontvangen voordat ze zich aanmelden.
Je kunt ook kiezen om de werknemer een arbeidsovereenkomst toe te wijzen om een arbeidsovereenkomst te ondertekenen vanuit je sjablonen in hetzelfde proces. Op deze manier moet de werknemer hun arbeidsovereenkomst lezen en ondertekenen wanneer ze zich aanmelden.
De optie om gebruikers individueel toe te voegen is vooral geschikt voor jou als je voortdurend nieuwe werknemers toevoegt, een kleiner team hebt, of gewoon elk werknemersinstelling vanaf het begin wilt bijhouden.
Hoe voeg je meerdere gebruikers tegelijk toe
Je kunt ook meerdere werknemers tegelijk uitnodigen door een uitnodigingslink te genereren die je kunt kopiëren en naar je werknemers kunt sturen. Klik simpelweg op 'Nodig velen uit', bewerk welke rol(len) en afdeling(en) de werknemers moeten krijgen, en druk vervolgens op 'Kopieer link'.
Deze optie is ideaal wanneer je een groter team hebt en tijd wilt besparen door iedereen met één klik uit te nodigen.
Hoe importeer je werknemers vanuit je salarissysteem
Een derde optie om nieuwe werknemers toe te voegen is via je salarissysteem door op 'Importeren' te klikken. Als je één of meerdere salarisintegraties in Workfeed hebt, kun je het salarissysteem uit de lijst kiezen en beheren naar welke werknemers je een email-uitnodiging wilt sturen. Zodra je klaar bent, klik je gewoon op 'Werknemers importeren'. Je kunt er ook voor kiezen om werknemers te importeren door een CSV-bestand te importeren.
Zodra je werknemers zijn toegevoegd aan Workfeed, verschijnen ze in de teamlijst. Vanaf hier kun je altijd hun gegevens, rollen, afdelingen enzovoort bewerken. Je kunt werknemers ook archiveren en herstellen als dat nodig is.
FAQ
Wat gebeurt er met de werknemers wanneer ik ze uitnodig?
Als je één enkele werknemer hebt toegevoegd met een email-uitnodiging, ontvangt hij of zij een email van Workfeed waarin staat dat jullie bedrijf Workfeed is gaan gebruiken voor het plannen. In de email staat een link naar de pagina waar de werknemer het profiel kan voltooien. Hier vullen ze gegevens in zoals telefoonnummer, wachtwoord en de velden die jij als verplicht hebt ingesteld.
Als je meerdere werknemers tegelijk hebt uitgenodigd door de uitnodigingslink te versturen, komen ze direct op de pagina terecht waar ze hun gegevens moeten invullen.
Als je ervoor hebt gekozen om werknemers te importeren vanuit je salarissysteem of een CSV-bestand, ontvangen ze eveneens een email-uitnodiging.
Mijn werknemers zeggen dat ze geen toegang hebben tot Workfeed totdat ik ze goedkeur. Wat moet ik doen?
Als je werknemers geen toegang hebben tot hun account in Workfeed, komt dat waarschijnlijk doordat je ze nog geen rol(len) in een afdeling hebt toegewezen. Om toegang te krijgen tot het rooster hebben ze minimaal één rol in één afdeling nodig.
Mijn werknemer heeft de email-uitnodiging niet ontvangen. Kan ik die opnieuw versturen?
Ja. Laat de werknemer eerst de spammap controleren, voor de zekerheid. Wil je de uitnodiging opnieuw versturen, open dan de werknemer in de teamlijst. Bovenaan het profiel zou nu 'In afwachting van gebruiker' moeten staan. Klik op de link 'Geen e-mail ontvangen?' en ga verder om een nieuwe uitnodiging te versturen.
Mijn werknemer is al geregistreerd bij een ander Workfeed-account. Kan ik hem of haar toch uitnodigen?
Ja, je kunt nog steeds een werknemer toevoegen, ook al is hij of zij al geregistreerd bij een andere werkplek. Zolang de andere werkplek ook Workfeed gebruikt en de werknemer zich aanmeldt met hetzelfde emailadres en wachtwoord als hun bestaande account, kan diegene beide accounts benaderen. Zodra het profiel is voltooid, kan de werknemer rechtstreeks in Workfeed tussen werkplekken wisselen.
Kan ik het aanmaken van werknemers automatiseren met een API?
Ja, je kunt het aanmaken van werknemers automatiseren met een API. Houd er wel rekening mee dat de API-functie onderdeel is van ons Pro+ abonnement.