Funksjonen fungerer både med og uten stempelur, og kan være nyttig i situasjoner der planlagte timer endres, eller hvis noen har glemt å sjekke inn eller ut av vakten sin.
Slik lar du ansatte endre arbeidstimene sine
Åpne innstillingene ved å klikke på ⚙️-ikonet øverst til høyre, og velg fanen "Vaktplan".
Aktiver innstillingen "Tillat ansatte å endre arbeidstimene sine".
Deretter kan du velge om endringene skal sendes til godkjenning ved å slå på innstillingen "Send rettelser til godkjenning før de fullføres".
Slik kan ansatte be om godkjenning av endringer
Hvis innstillingen "Send rettelser til godkjenning før de fullføres" er aktivert, blir de ansattes endringer i arbeidstimene sendt til godkjenning.
Slik fungerer det fra den ansattes side:
Den ansatte velger en av sine tidligere fullførte vakter der de planlagte timene er passert.
Deretter blar den ansatte ned og klikker på knappen "Endre arbeidstimer".
Her legger den ansatte inn endringene vedkommende ønsker å foreslå for vakten.
For å gi mer kontekst kan den ansatte også skrive en årsak til endringen.
Til slutt klikker den ansatte på "Lagre nye tider", og tidene sendes deretter til godkjenning.
Merk: Hvis vakten allerede er godkjent, kan den ansatte ikke lenger redigere arbeidstimene sine. Det samme gjelder hvis vakten pågår.
Slik godkjenner du en endring i en vakt
For å godkjenne endringene i vakten må du:
Gå til tidsregistreringen ved å bytte fra "Vaktplan" til "Tidsregistrering" øverst til venstre.
Klikk på den blå knappen med "X endringer venter på godkjenning".
Nå kan du se vakten som er endret. Hold markøren over 💬-ikonet for å se kommentaren fra den ansatte.
Godkjenn vakten ved å markere ett av feltene for "Planlagt" start- og sluttid eller "Redigert" start- og sluttid.
Avslutt ved å krysse av i avkrysningsboksen til høyre og klikke på "Godkjenn" øverst til høyre.
Etter godkjenningen oppdateres vaktens timer overalt.
FAQ
Jeg godkjente feil timer ved et uhell. Kan jeg endre det?
Ja, du kan enkelt gjøre endringer i en vakt du allerede har godkjent. Finn ganske enkelt vakten i vaktplanen og rediger den til de riktige tidene.
Kan jeg bare la utvalgte ansatte gjøre endringer i vaktene sine?
Nei, innstillingen "Tillat ansatte å redigere arbeidstimene sine" gjelder alle på kontoen. Hvis du vil gi noen mulighet til å endre vaktplanen, kan du i stedet vurdere å justere tillatelsesprofilen deres.
Må jeg godkjenne endringene i vakten?
Det er valgfritt om du vil at de ansattes endringer skal sendes til godkjenning eller ikke. Du kan slå dette av eller på i innstillingene under "Vaktplan", med innstillingen "Send endringer til godkjenning før de tas i bruk".
Kan jeg delegere godkjenningsprosessen til noen andre?
Ja, en person med en tillatelsesprofil som gir adgang til å opprette og redigere vakter, kan godkjenne slike endringer. De kan imidlertid bare gjøre det fra vaktplanen, siden det kun er administratorer som har tilgang til tidsregistreringssiden. Dette skyldes at siden inneholder sensitiv informasjon, som for eksempel de ansattes lønn.