Som standard kan du opprette vakter i Workfeed hvis du er administrator eller har en tillatelsesprofil som gir deg tilgang til å se og redigere vakter. Slik gjør du:
Opprette en vakt
Du kan enkelt opprette en vakt ved å klikke hvor som helst i vaktplanen. Når du gjør det, vises en nedtrekksmeny med flere valgmuligheter, blant annet muligheten til å opprette en ny vakt.
De ulike feltene i en vakt
Når du har opprettet en ny vakt, kan du spesifisere den. Du kan for eksempel angi hvilken rolle som er knyttet til vakten, hvilken ansatt som skal tildeles vakten, eventuelt ingen, tidsrom, pause og eventuelle kommentarer. Nedenfor finner du en kort forklaring av hvert felt:
En rolle, vist som "manager" i bildet nedenfor, brukes til å angi hvilket arbeid personen som tildeles vakten skal utføre. Du kan opprette egne roller og tildele dem til relevante ansatte.
Den tildelte ansatte er personen som skal utføre vakten.
Tidsrommet viser start- og sluttidspunktet for vakten.
Pause viser hvor mye pause den ansatte kan ta i denne vakten. Du kan administrere pauseregler i innstillingene.
Kommentarfeltet, vist som 💬, lar deg legge igjen en kommentar på en ansatts vakt eller til alle som jobber den dagen.
Publisere vakter
Når du oppretter nye vakter, er de ikke automatisk synlige for de ansatte. Så lenge det vises en blå linje ved siden av en vakt, betyr det at den ennå ikke er publisert. Det betyr at vakten kun er synlig for administratorer og ansatte med en passende tillatelsesprofil.
Du kan publisere alle vaktene innenfor den viste perioden (se skjermbildet) samtidig, eller publisere vakter enkeltvis. Når vaktene er publisert, vil de ansatte bli varslet og kunne se dem. Hvis du publiserer en ubesatt vakt, blir den lagt til i listen over tilgjengelige vakter som de ansatte kan sende en forespørsel om å ta. Du kan lese mer om dette her.
Publisere alle vakter i den viste perioden samtidig
Når du klikker på den blå 'Publiser'-knappen øverst til høyre på skjermen, publiseres alle vakter i den valgte perioden samtidig. Tallet bak 'Publiser' viser hvor mange vakter det gjelder.
Publisere enkeltvakter
Hvis du bare vil publisere én enkelt vakt, kan du høyreklikke på den aktuelle vakten. Her finner du valget 'Publiser vakt'. Når du klikker på dette, publiseres kun denne vakten. Du kan også bruke filteret ved å klikke på traktikonet og filtrere visningen, slik at du bare publiserer de viste vaktene.
FAQ
Hvem kan opprette vakter?
Alle som har tillatelse til å opprette vakter, kan opprette vakter. Les mer om tillatelsesprofiler her.
Kan jeg gi de ansatte tillatelse til å opprette sine egne vakter?
Ja, det kan du. Gå til innstillingene (klikk på ⚙️ øverst til høyre) og naviger til 'Vaktplan'. Nederst finner du innstillingen 'Tillat ansatte å legge til egne vakter'. Når du aktiverer denne innstillingen, kan de ansatte opprette vakter (kun for seg selv). Vaktene de oppretter, sendes til deg for godkjenning før de publiseres. Les mer om hvordan du godkjenner vakter her.
Kan jeg redigere publiserte vakter?
Ja, det kan du. Klikk på vakten du vil redigere, og velg 'Rediger vakt'. Der kan du gjøre de ønskede endringene. Når du er ferdig, klikker du på 'Lagre' nederst for å lagre endringene og varsle den ansatte som er tildelt vakten.
Hvordan kan jeg avpublisere vakter?
For å avpublisere en vakt høyreklikker du på den aktuelle vakten, kopierer den og limer den inn igjen. Deretter kan du slette den opprinnelige vakten. Du vil da ha en ny, identisk vakt som ennå ikke er publisert.
Jeg må gjøre endringer i hele vaktplanen. Kan jeg redigere flere vakter samtidig?
Ja, du kan multiredigere vakter og unngå å måtte gjøre endringer manuelt på hver enkelt vakt. Les mer om det her.