Hva betyr "førstemann til mølla"?
"Førstemann til mølla" betyr at du som administrator (eller en ansatt med en tillatelsesprofil som gir tilgang til å opprette vaktplaner) oppretter en vaktplan uten å tildele ansatte til vaktene, og publiserer den for teamet ditt. Når vaktplanen er publisert, lar du de ansatte forespørre vaktene de ønsker å ta, etter "førstemann til mølla"-prinsippet.
"Førstemann til mølla" er ideelt når du ønsker å la de ansatte bestemme hvilke vakter de vil ha.
Lag en "førstemann til mølla"-vaktplan
Å administrere en "førstemann til mølla"-vaktplan med Workfeed er veldig enkelt.
Slik gjør du det:
1. Opprett vaktplanen og del den med teamet ditt
Først må du opprette vaktplanen (uten å tildele ansatte til vaktene). Når vaktplanen er klar, kan du publisere den for å informere de ansatte om de nye ledige vaktene ved å klikke på den blå 'Publiser'-knappen.
2. Ansatte velger vaktene sine
Når du publiserer vaktplanen, blir de ansatte varslet via appen om at nye vakter er lagt til, og de kan forespørre vaktene. Det er opp til deg om vakten automatisk skal tildeles den som kommer først, eller om du vil bestemme hvem som skal få hvilken vakt.
Du finner vaktforespørsler i notifikasjonssenteret eller ved å klikke på vaktene med en blå pil, som indikerer at det er forespørsler på dem.
3. Bestem om du vil godkjenne forespørsler automatisk eller manuelt
Hvis du godkjenner forespørsler automatisk, legges den ansatte til på vakten med en gang etter at de har forespurt vakten. Hvis du velger å behandle forespørsler manuelt, må du gå gjennom hver vakt før en ansatt tildeles vakten. Du finner dette alternativet i vaktplaninnstillingene.
Du kan spesifisere i innstillingene at vaktforespørsler skal godkjennes automatisk ved å aktivere 'Automatisk godkjenn forespørsler om utildelte vakter'.
FAQ
Jeg har aktivert 'Godkjenn forespørsler om utildelte vakter automatisk'. Hvordan holder jeg oversikt over hvem som tar hvilke vakter?
Først og fremst får du en notifikasjon i notifikasjonssenteret når en ansatt forespør en vakt, og den blir godkjent automatisk. I tillegg kan du se hvilke vakter som er dekket, direkte fra vaktplanvisningen, siden personen legges til på vakten så snart forespørselen er godkjent.
Får jeg beskjed når en ansatt forespør en vakt?
Ja, du får en notifikasjon når en ansatt forespør en vakt, og hvis du har en vaktforespørsel som må gjennomgås.
Hvor kan jeg finne og håndtere vaktforespørsler?
Øverst til høyre på skjermen finner du notifikasjonssenteret ved å klikke på klokkeikonet '🔔'. Herfra kan du klikke på 'Vaktforespørsler' for å se og håndtere forespørsler. Du kan også klikke direkte på vakten i vaktplanen, som vil ha en blå pil ved siden av seg.
Kan flere ansatte forespørre den samme vakten?
Ja, men bare hvis innstillingen 'Godkjenn forespørsler om utildelte vakter automatisk' er deaktivert. Når flere ansatte forespør den samme vakten, kan du bestemme hvem som skal få den.
De ansatte kan ikke forespørre vakter. Hvorfor?
Hvis de ansatte ikke kan forespørre vakter, selv om de burde kunne det, må du dobbeltsjekke om du har tildelt dem rollen for den utildelte vakten. For å kunne ta en vakt må den ansatte ha vaktens rolle. Les mer om roller her.