Hva er avdelinger og roller?
En avdeling er en måte å skille vaktplaner for for eksempel ulike lokasjoner, eller kjøkkenet og fronten i en restaurant. Hver avdeling inneholder sin egen gruppe med ansatte og roller.
En rolle er en måte å angi hvilken type arbeid en ansatt er i stand til å utføre, samt hvilken type arbeid en person som er tildelt en vakt, skal utføre. Når du tildeler en rolle til en ansatt, angir du at vedkommende er i stand til å utføre denne typen arbeid.
Opprettelse av avdelinger
Du kan opprette og redigere avdelinger fra avdelingsmenyen. For å opprette en avdeling klikker du bare på den blå knappen der det står 'Legg til ny avdeling'. For å redigere en avdeling klikker du bare på avdelingen i avdelingsmenyen. Her kan du gjøre de ønskede endringene samt slette avdelinger.
Opprettelse av roller
Du kan opprette og redigere roller i avdelingsmenyen. Før du kan opprette en ny rolle, må du åpne avdelingen der rollen skal opprettes. Deretter kan du klikke på 'Legg til ny rolle' for å opprette en ny rolle. Etter at du har klikket på 'Legg til ny rolle', kan du gi rollen et navn og en farge og tildele ansatte til den.
Tildeling av avdelinger og roller til ansatte
Du kan tildele avdelinger og roller til ansatte fra avdelingsmenyen.
Når du klikker på 'Administrer avdelinger', kan du åpne avdelingsmenyen med alle avdelingene dine. Når du klikker på en avdeling, kan du administrere ansatte og roller for denne avdelingen.
Tildeling av ansatte til avdelinger
Det finnes to måter å tildele en ansatt til en avdeling på: enten ved å tildele vedkommende en rolle i avdelingen eller ved å gi vedkommende 'Kun lesetilgang'.
Tildeling av en rolle til en ansatt
Når du klikker på en rolle, kan du tildele den til ansatte ved å klikke på boksen ved siden av den ansatte. Når du er ferdig, klikker du bare på 'Lagre' for å lagre endringene. Den aktuelle ansatte tildeles rollen umiddelbart.
Tildel kun lesetilgang til en ansatt
Når du gir en ansatt 'Kun lesetilgang', kan vedkommende kun se avdelingens vaktplan. For å gi en ansatt kun lesetilgang må du følge de samme trinnene som ovenfor, men i seksjonen 'Kun lesetilgang'.
Håndtering av en enkelt ansatts avdelings- og rolleopplysninger
Hvis du vil redigere eller se avdelings- og rolleopplysningene til en enkelt ansatt, kan du enkelt gjøre dette via teamlisten. Slik gjør du:
Du får tilgang til teamlisten øverst til høyre på skjermen ved å klikke på ikonet med to personer '👫'. I teamlisten kan du søke etter den aktuelle ansatte og klikke på personens navn. Deretter kan du klikke på 'Rediger profil' øverst til høyre. Deretter klikker du på 'Roller'. Når du klikker på 'Roller', kan du administrere avdelingene og rollene personen har tilgang til.
FAQ
Kan den samme rollen brukes i forskjellige avdelinger?
Ja, men det er viktig å forstå at det i praksis er to forskjellige roller med samme navn. Det betyr at hvis en ansatt skal tildeles den samme rollen på tvers av flere avdelinger, må du tildele vedkommende rollen i begge avdelingene.
Jeg har slettet en avdeling ved en feil. Kan jeg gjenopprette den?
Nei, det er ikke mulig å gjenopprette en slettet avdeling direkte i Workfeed. Hvis du har viktige data i den slettede avdelingen, kan du kontakte supportteamet vårt for hjelp.
Er det mulig å tildele ansatte til flere avdelinger?
Ja, du kan tildele en ansatt til flere avdelinger ved å gi vedkommende en rolle eller 'kun lesetilgang' i de ønskede avdelingene.
Kan jeg koble sammen avdelinger?
Nei, det er ikke mulig å koble sammen avdelinger direkte. Det er imidlertid enkelt å flytte ansatte fra en avdeling til en annen eller tildele ansatte til flere avdelinger.
Hva er primære ansatte?
Ved å markere en ansatt som primær i en avdeling, angir du at dette er vedkommendes primære arbeidssted. I tillegg inkluderes primære ansatte i Workfeeds automatiske planleggingsfunksjon.
Hva er sekundære ansatte?
Når du gir en ansatt tilgang til flere avdelinger, vil de andre avdelingene, utover den primære, vise at de er vedkommendes sporadiske arbeidssteder. Sekundære ansatte havner derfor nederst på listen når du velger ansatte til en vakt.
Jeg vil tildele en ansatt til en vakt, men kan ikke se vedkommende. Hvorfor?
Listen over ansatte er gruppert, og noen seksjoner kan være foldet sammen.Øverst: Primære ansatte med vaktens rolle
Seksjon 1: Sekundære ansatte
Seksjon 2: Øvrige ansatte uten vaktens rolle
Klikk på seksjonen for å folde den ut. Du kan alltid tildele en ansatt, selv om det ikke er i vedkommendes primære avdeling eller med en matchende rolle.