Måter å legge til ansatte på
Det finnes tre ulike måter å legge til ansatte i Workfeed på:
Legg til brukere individuelt
Legg til flere brukere samlet
Importer brukere fra lønnssystemet ditt
Slik legger du til brukere individuelt
Start med å åpne teamlisten ved å klikke på '👥'-ikonet øverst i menyen.
Her vil du se en liste over alle dine nåværende ansatte i Workfeed. For å legge til en ny ansatt klikker du på det blå plussikonet øverst til høyre.
Legg til den ansatte ved å angi fullt navn og e-post. Du bør på forhånd bestemme hvilken rolle eller hvilke roller den ansatte skal tildeles, siden ansatte ikke får tilgang til noe i Workfeed før de har fått en rolle i en avdeling. Du kan lese mer om roller her og avdelinger her.
Hvis du har koblet til en lønnsintegrasjon, kan du automatisk legge til den nye ansatte i lønnssystemet ditt så snart profilen er fylt ut. Kryss av i boksen nederst i menyen, og klikk på 'Legg til' når du er ferdig.
I tillegg kan du redigere 'Påkrevd i invitasjonslenke' øverst til høyre i invitasjonsmenyen. Her kan du opprette og administrere inndatafelt som vises i registreringslenken når den ansatte oppretter profilen sin. Inndatafeltene gir deg informasjonen du ønsker å hente inn fra den ansatte på forhånd.
Du kan også velge å tildele den ansatte en kontrakt fra kontraktsmalene dine samtidig. På den måten må den ansatte lese og signere kontrakten sin når de registrerer seg.
Muligheten til å legge til brukere individuelt er spesielt godt egnet for deg som fortløpende legger til nye ansatte, har et mindre team eller bare ønsker å ha kontroll på oppsettet for hver enkelt ansatt fra starten.
Slik legger du til flere brukere samtidig
Du kan også invitere flere ansatte samtidig ved å generere en invitasjonslenke som du kan kopiere og sende til de ansatte. Klikk bare på 'Inviter mange', rediger hvilken rolle(r) og avdeling(er) de ansatte skal tildeles, og trykk deretter på 'Kopier lenke'.
Denne muligheten er ideell for deg med et større team og et ønske om å spare tid ved å invitere alle med ett klikk.
Slik importerer du brukere fra lønnssystemet ditt
En tredje mulighet for å legge til nye ansatte er via lønnssystemet ditt ved å klikke på 'Importer'. Hvis du har én eller flere lønnsintegrasjoner i Workfeed, kan du velge lønnssystemet fra listen og administrere hvilke ansatte som skal få tilsendt en e-postinvitasjon. Når du er klar, klikker du bare på 'Importer brukere'. Du kan også velge å importere ansatte ved å importere en CSV-fil.
Når de ansatte er lagt til i Workfeed, vises de i teamlisten. Herfra kan du alltid redigere opplysningene, rollene, avdelingene osv. Du kan også arkivere og gjenopprette ansatte hvis du får behov for det.
FAQ
Hva skjer når de ansatte blir invitert til Workfeed?
Hvis du har lagt til en enkelt bruker med en e-postinvitasjon, mottar de en e-post fra Workfeed som forklarer at virksomheten deres har begynt å bruke Workfeed til vaktplanlegging. I e-posten er det en lenke der de kan fullføre profilen sin. Her skal de fylle ut opplysninger som telefonnummer, passord samt de påkrevde feltene du har satt opp.
Hvis du har invitert flere brukere samtidig ved å sende ut invitasjonslenken, kommer de direkte inn på siden der de skal fylle ut opplysningene sine.
Hvis du har valgt å importere brukere fra lønnssystemet ditt eller en CSV-fil, mottar de en e-postinvitasjon.
De ansatte sier at de ikke får tilgang til Workfeed før jeg godkjenner dem. Hva gjør jeg?
Hvis de ansatte ikke får tilgang til kontoen sin i Workfeed, kan det skyldes at du ikke har tildelt dem én eller flere roller i en avdeling. For å få tilgang til vaktplanen må de ha minst én rolle i en avdeling.
Den ansatte har ikke mottatt e-postinvitasjonen. Kan jeg sende den på nytt?
Ja, du kan sende en e-postinvitasjon på nytt. Sørg også for at den ansatte sjekker søppelpostmappen sin for sikkerhets skyld. Hvis du vil sende invitasjonen på nytt, trenger du bare å åpne den ansatte i teamlisten. Det bør nå stå 'Venter på bruker' øverst i profilen deres. Klikk på lenken 'Ingen e-post mottatt?' og fortsett med å sende en ny invitasjon.
Den ansatte er allerede opprettet med en annen Workfeed-konto. Kan jeg fortsatt invitere dem?
Ja, du kan fortsatt legge til en ansatt selv om de allerede er opprettet hos en annen arbeidsplass. Så lenge den andre arbeidsplassen også bruker Workfeed, og de registrerer seg med samme e-post og passord som på den eksisterende kontoen sin, kan de få tilgang til begge kontoene. Når de har fullført profilen sin, kan de bytte mellom arbeidsplassene direkte i Workfeed.
Kan jeg automatisere opprettelsen av ansatte med et API?
Ja, du kan sette opp opprettelse av ansatte via et API. Vær imidlertid oppmerksom på at denne API-funksjonen er en del av Pro+ abonnementet vårt.