Hva er inndatafelt?
Inndatafelt gir deg friheten til å hente inn akkurat den informasjonen du trenger fra de ansatte. Når du inviterer nye ansatte, kan du velge mellom standardfelt som navn, e-post og telefonnummer, eller lage egendefinerte inndatafelt som passer bedriftens behov.
Med egendefinerte felt kan den ansatte for eksempel registrere t-skjortestørrelse, førerkortklasse og andre viktige opplysninger, eller laste opp f.eks. sertifikater, slik at alt er samlet på ett sted fra start.
Slik setter du opp inndatafelt
For å sette opp og tilpasse inndatafelt må du:
Klikke på teamlisten i Workfeed.
Trykke på det blå plusset for å invitere en ny ansatt.
Trykke på "Invitasjonslenke: X påkrevd" øverst for å velge hvilke opplysninger nye ansatte skal fylle ut.
Nå får du en oversikt over alle feltene i invitasjonslenken. For hvert felt velger du:
"Påkrevd": den ansatte må fylle ut feltet før de kommer inn.
"Valgfri": den ansatte kan hoppe over feltet og fylle det ut senere.
"Av": feltet vises ikke i invitasjonslenken.
Fullt navn, e-post og passord er alltid påkrevd og kan derfor ikke endres.
Har du valgfrie felt, står det f.eks. "Invitasjonslenke: 10 påkrevd, 2 valgfri" øverst når du legger til en bruker.
Administrer inndatafelt
For å endre inndatafeltene trykker du på "Administrer inndatafelt". Trykk deretter på et felt for å åpne det.
For hvert inndatafelt kan du velge:
"Ansattes egen tilgang": om feltet er skjult for den ansatte, om den ansatte "Kan bare se" feltet, eller om den ansatte "Kan se og redigere" det.
"Invitasjonslenke": om feltet er "Påkrevd i invitasjonslenke", "Valgfri ved registrering" eller "Ikke inkluder".
"Andre ansatte kan se": om de ansatte kan se feltet på hverandres profiler.
Du får enkelt en oversikt over hvilke innstillinger som gjelder for hvert inndatafelt via de tre ikonene til høyre for navnet på feltet.
Opprette egendefinerte inndatafelt
I tillegg til standardfeltene kan du lage dine egne egendefinerte inndatafelt som passer bedriftens behov.
Trykk på det blå plusset under "Egendefinerte inndatafelt" eller på "Legg til inndatafelt" for å legge til et nytt felt.
Deretter gir du inndatafeltet et navn og eventuelt en beskrivelse, og velger hvilken felttype du vil bruke.
Du kan velge mellom "Liten tekst", "Stor tekst", "Datovelger", "Valgknapper", "Dropdown", "Sjekkbokser" og "Filopplasting".
Med "Filopplasting" kan den ansatte laste opp én eller flere filer, f.eks. førerkort eller sertifikater. Den ansatte laster opp filene med "Last opp en fil" i invitasjonslenken eller på profilen sin. Filopplasting kan bare brukes til felt på ansatte, ikke på avdelinger.
Det er nesten ingen grenser for hvordan egendefinerte inndatafelt kan brukes, siden du kan tilpasse dem nøyaktig etter bedriftens behov.
Egendefinerte plassholdere til kontrakter
I kontraktene våre kan du sette inn plassholdere som viser til de egendefinerte inndatafeltene. Det betyr at de ansattes opplysninger settes inn automatisk i kontrakten, noe som sparer tid og sikrer riktig utfylling.
FAQ
Hva skjer hvis jeg endrer et egendefinert inndatafelt?
Hvis du endrer et eksisterende inndatafelt, er opplysningene som allerede er fylt inn fortsatt lagret, men de ansatte må fylle ut det nye formatet fremover.
Hva skjer hvis jeg sletter et egendefinert inndatafelt?
Hvis du sletter et egendefinert inndatafelt, går alle data som tidligere er fylt inn i feltet, tapt og kan ikke gjenopprettes.
Kan ansatte se hverandres informasjon?
Om de ansatte kan se hverandres informasjon, avhenger av om du har slått på funksjonen eller ikke. Se avsnittet "Administrer inndatafelt" for flere detaljer.Kan jeg endre synligheten til et inndatafelt etter at det er opprettet?
Ja, du kan alltid endre synligheten til et inndatafelt under "Administrer inndatafelt" og velge om ansatte kan se, redigere eller ikke ha tilgang til feltet.
Kan jeg gjøre et inndatafelt obligatorisk?
Ja, velg "Påkrevd i invitasjonslenke", så den ansatte ikke kan fullføre registreringen uten å fylle ut feltet. Velger du "Valgfri ved registrering", kan den ansatte hoppe over feltet og fylle det ut senere.
Kan ansatte redigere opplysningene sine etter registrering?
Om ansatte kan redigere sine egne opplysninger, avhenger av rettighetene du har gitt feltet. Du kan velge om ansatte bare kan se informasjonen, eller om de også kan redigere den senere.
Hvordan kan jeg eksportere data fra egendefinerte inndatafelt?
Du kan eksportere data via rapportfunksjonen i Workfeed. Da kan du hente en liste med alle ansattes utfylte opplysninger.Kan jeg synkronisere egendefinerte data med lønnssystemet mitt?
Nei, egendefinerte inndatafelt synkroniseres ikke automatisk med lønnssystemet.