Hva er inndatafelt?
Inndatafelt gir deg friheten til å hente inn akkurat den informasjonen du trenger fra de ansatte. Når du inviterer nye ansatte, kan du velge mellom standardfelt som navn, e-post og telefonnummer, eller opprette egendefinerte inndatafelt som passer til virksomhetens behov.
Med egendefinerte felt kan den ansatte for eksempel registrere t-skjortestørrelse, førerkorttype eller andre viktige opplysninger, slik at alt er samlet på ett sted fra start.
Slik setter du opp inndatafelt
For å sette opp og tilpasse inndatafelt må du:
Klikke på teamlisten i Workfeed.
Trykke på det blå plusset for å invitere en ny ansatt.
Velge 'Påkrevd i invitasjonslenke (X)' for å definere hvilke opplysninger den ansatte skal fylle ut.
Nå får du en oversikt over de nåværende feltene dine, som du kan aktivere eller deaktivere. Fullt navn, e-post og passord er påkrevd og kan derfor ikke deaktiveres.
Administrer inndatafelt
For å endre inndatafeltene må du trykke på 'Administrer inndatafelt'.
Ved hvert inndatafelt kan du velge hvem som skal kunne se innholdet i feltet. Du kan:
Skjule feltet for den ansatte.
Tillate at den ansatte kan se feltet uten å redigere det.
Tillate at den ansatte både kan se og redigere feltet.
I tillegg kan du velge om feltet skal være påkrevd i invitasjonslenken, samt om andre ansatte skal kunne se feltet.
Du kan enkelt få en oversikt over hvilke innstillinger som gjelder for hvert inndatafelt via de tre ikonene til høyre for navnet på inndatafeltet.
Opprettelse av egendefinerte inndatafelt
I tillegg til standardfeltene kan du opprette dine egne egendefinerte inndatafelt som passer til virksomhetens behov.
Trykk bare på det blå plusset under 'Egendefinerte inndatafelt' for å legge til et nytt felt.
Deretter gir du inndatafeltet et navn og eventuelt en beskrivelse, før du velger hvilken type felt du ønsker å bruke.
Det finnes nesten ingen grenser for hvordan egendefinerte inndatafelt kan brukes, siden du kan tilpasse dem nøyaktig etter virksomhetens behov.
Her er et eksempel på hvordan det kan se ut for den ansatte når de mottar en opprettelseslenke med egendefinerte inndatafelt:
Egendefinerte plassholdere for kontrakter
I kontraktene våre kan du sette inn plassholdere som refererer til de egendefinerte inndatafeltene. Dette betyr at de ansattes opplysninger automatisk settes inn i kontrakten, noe som sparer tid og sikrer at informasjonen fylles ut korrekt.
FAQ
Hva skjer hvis jeg endrer et egendefinert inndatafelt?
Hvis du endrer et eksisterende inndatafelt, vil opplysningene som tidligere er lagt inn, fortsatt være lagret, men de ansatte må fremover fylle ut det nye formatet.
Hva skjer hvis jeg sletter et egendefinert inndatafelt?
Hvis du sletter et egendefinert inndatafelt, vil all data som tidligere er lagt inn i dette feltet, gå tapt og kan ikke gjenopprettes.
Kan ansatte se hverandres informasjon?
Om ansatte kan se hverandres informasjon, avhenger av om du har aktivert funksjonen eller ikke. Se seksjonen 'Administrer inndatafelt' for mer informasjon.
Kan jeg endre synligheten for et inndatafelt etter opprettelse?
Ja, du kan alltid endre synligheten for et inndatafelt etter opprettelse under 'Administrer inndatafelt' og velge om ansatte kan se, redigere eller ikke ha tilgang til feltet.
Kan jeg gjøre et inndatafelt obligatorisk?
Ja, du kan velge å gjøre et inndatafelt obligatorisk ved å markere det som 'Påkrevd i invitasjonslenken', slik at den ansatte ikke kan fullføre opprettelsen uten å fylle ut feltet.
Kan ansatte redigere opplysningene sine etter opprettelse?
Den ansattes mulighet til å redigere egne opplysninger avhenger av rettighetene du har tildelt feltet. Du kan velge om ansatte bare kan se informasjonen, eller om de også kan redigere den senere.
Hvordan kan jeg eksportere data fra egendefinerte inndatafelt?
Du kan eksportere data via rapportfunksjonen i Workfeed. Det gir deg mulighet til å hente en liste med alle ansattes utfylte opplysninger.
Kan jeg synkronisere egendefinerte data med lønnssystemet mitt?
Nei, egendefinerte inndatafelt synkroniseres ikke automatisk med lønnssystemet.