Slik fungerer registrering av overtid i Workfeed
Workfeed gir deg mulighet til å registrere de ansattes overtid automatisk ved å sammenligne timene som er angitt i arbeidstidsprofilen deres med de faktiske arbeidstimene deres.
Praktisk eksempel: En ansatt med en nåværende tidsbank på +1 time forventes å jobbe 40 timer i uken ifølge arbeidstidsprofilen sin. Hvis den ansatte jobber 41 timer i en uke, justerer Workfeed tidsbanken til +2 timer. Du finner en detaljert oversikt over hvordan saldoen beregnes i tidsbanken.
Aktivering av tidsbanken
For å begynne å registrere overtid for de ansatte må du opprette og/eller tildele en arbeidstidsprofil der tidsbanken er aktivert. I den samme profilen kan du også spesifisere de nøyaktige arbeidsdagene og tidene for den ansatte for å sikre presise beregninger.
Denne guiden forklarer hvordan du kan opprette og/eller endre arbeidstidsprofiler.
Visning av en ansatts overtid
Du kan se en ansatts tidsbank ved å velge den aktuelle ansatte i teamlisten og deretter klikke på 'Tidsbank' for å se saldoen.
I tillegg til å se den nåværende tidsbanken kan du gå gjennom beregningen av tidsbanken. Du kan se en detaljert oversikt over en ansatts registrerte arbeidstimer sammenlignet med timene i arbeidstidsprofilen deres og se hvordan dette påvirker tidsbanken over ulike tidsintervaller. Her kan du velge om du vil vise det på rullerende, ukentlig eller månedlig nivå. For å få oversikten på dagsnivå trykker du bare på en periode, så åpnes den detaljerte oversikten.
Manuelle justeringer av tidsbanken
Det er mulig å gjøre manuelle justeringer hvis du for eksempel ønsker å legge til timer fra et tidligere system eller fjerne timer som har blitt utbetalt. Klikk på en uke i visningen og deretter på det blå '➕'-ikonet for å legge til eller fjerne timer fra saldoen.
Herfra velger du om timene skal legges til eller trekkes fra tidsbanken, fyller inn timer og/eller minutter, legger til et notat for å angi årsaken til den manuelle justeringen, og velger hvilken dato justeringen skal registreres på. Klikk på 'Legg til justering' for å lagre den.
Når den manuelle justeringen er lagret, vil både du og den relevante ansatte kunne se justeringen i tidsbanken.
Oppsett av overtidstillegg
Det er ikke uvanlig at 1 time overtid multipliseres med for eksempel 1,5, noe som betyr at hver time med overtid legger til 1,5 timer i tidsbanken. Hvis dette er tilfelle i virksomheten din, kan du sette opp et overtidstillegg for å sikre at Workfeed automatisk tar hensyn til dette. Slik fungerer det:
Du kan administrere dine (overtids-)tillegg fra innstillingene for tidsregistrering. Åpne innstillingene ved å klikke på '⚙️'-ikonet og velge 'Tidsregistrering'. Søk etter 'Tillegg' og klikk på 'Åpne' for å opprette eller redigere tillegg.
Når du klikker på det blå plusset '➕' øverst til høyre i boksen, begynner du å opprette et nytt tillegg. Først kan du gi tillegget et navn. Klikk deretter på 'Når' for å bestemme når tillegget skal utløses.
Når du har klikket på 'Når', kan du velge 'Overtid'. Deretter kan du bestemme når tillegget skal utløses, for eksempel når en vakt varer lenger enn 8 timer på en ukedag.
Deretter kan du klikke på 'Legg til' for å bestemme hva som skal skje når tillegget utløses. For å legge til timer i overtidsbalansen klikker du på '⏰ Overtidssaldo'. Deretter kan du bestemme om overtidstimene skal multipliseres som i eksempelet ovenfor, eller om et egendefinert antall timer skal legges til saldoen.
Til slutt kan du definere hvilke ansatte tillegget gjelder for. Naturligvis vil bare ansatte med en tidsbank være berettiget til et overtidstillegg. Du kan imidlertid snevre det ytterligere inn ved å filtrere på bestemte roller eller ansatte.
Når du er klar, klikker du bare på 'Lagre' for å lagre tillegget. Når det er lagret, trer tillegget i kraft med én gang.
Gjør overtid om til avspasering
Når en ansatt har opptjent overtid, kan de bruke disse timene til å ta fri - vi kaller det avspasering i Workfeed. Ansatte kan selv sende inn forespørsler om avspasering via Workfeed-appen. Når forespørselen blir godkjent av deg, trekkes de planlagte timene på dagen eller dagene der avspaseringen er planlagt, automatisk fra den ansattes overtidssaldo.
FAQ
Kan ansatte se tidsbanken sin?
Ja, de ansatte kan se tidsbanken sin. Denne guiden viser hvordan ansatte kan se tidsbanken sin.
Kan ansatte se hverandres tidsbanker?
Nei, de ansatte kan ikke se andre ansattes tidsbanker. De kan bare se sin egen tidsbank og dermed holde oversikt over sin egen overtidssaldo.
Kan jeg gjøre manuelle justeringer av en ansatts tidsbank?
Ja, du kan gjøre manuelle justeringer av en ansatts tidsbank. Når du klikker på det blå plusset '➕' ved siden av en ansatts tidsbank, kan du legge til eller trekke timer fra saldoen deres.
Jeg har gitt den ansatte avspasering, men saldoen i tidsbanken ble ikke redusert. Hvorfor?
Du må sørge for at det er planlagt en vakt med tilstrekkelige arbeidstimer for den ansatte på dagen der avspaseringen er planlagt. Timene fra vakten er timene som trekkes fra tidsbanken.
Kan jeg utbetale en ansatts overtid som lønn i Workfeed?
Nei, det er ikke mulig å utbetale overtid direkte i Workfeed. Når du utbetaler overtid, kan du trekke timene fra saldoen ved hjelp av en manuell justering.
Hvem gir det mening å sette opp en tidsbank for og hvorfor?
Tidsbanken er som utgangspunkt ment for månedslønnede ansatte. Det gir ikke mening å ha en tidsbank for en timelønnet ansatt, fordi timelønnede allerede får betalt for nøyaktig de timene de jobber. En tidsbank brukes til å registrere og utligne forskjeller mellom avtalt arbeidstid og faktisk arbeidstid, altså noe som bare er relevant for fastlønnede, der lønnen ikke varierer med antall timer.