Slik fungerer registrering av overtid i Workfeed
Workfeed lar deg registrere de ansattes overtid automatisk ved å sammenligne timene i arbeidstidsprofilen deres med de faktiske arbeidstimene.
Praktisk eksempel: En ansatt med en nåværende tidsbank på +1 time forventes å jobbe 40 timer i uken ifølge arbeidstidsprofilen sin. Hvis den ansatte jobber 41 timer i løpet av en uke, justerer Workfeed tidsbanken til +2 timer. Du finner en detaljert oversikt over hvordan saldoen beregnes i tidsbanken.
Aktivering av tidsbanken
For å begynne å registrere de ansattes overtid må du opprette og/eller tildele en arbeidstidsprofil der tidsbanken er aktivert. I samme profil kan du også angi den ansattes nøyaktige arbeidsdager og tider for å sikre presise beregninger.
Visning av en ansatts overtid
Du kan se tidsbanken til en ansatt ved å velge den ansatte i teamlisten og deretter klikke på "Tidsbank" for å se saldoen.
I tillegg til å se den nåværende tidsbanken kan du gå gjennom beregningen av den. Du får en detaljert oversikt over en ansatts registrerte arbeidstimer sammenlignet med timene i arbeidstidsprofilen, og ser hvordan dette påvirker tidsbanken over ulike tidsintervaller. Her kan du velge om du vil se den som syklisk, ukentlig eller månedlig. For å få oversikten på dagsnivå trykker du bare på en periode, så åpnes den detaljerte oversikten.
Oversikt over alle tidsbanker
Du kan også se alle de ansattes tidsbanker samlet på ett sted. Klikk på søkefeltet "Søk..." øverst i Workfeed, og skriv "Tidsbanker". Velg deretter "Tidsbanker" under "Hurtigvisninger".
Nå åpnes en oversikt over alle ansatte med en tidsbank og deres samlede saldo i dag. Du kan søke etter en bestemt ansatt, og du kan sortere listen ved å klikke på "Ansatt" eller "Tidsbank".
Klikk på en ansatt for å se hvordan den ansattes tidsbank er beregnet.
Manuelle justeringer av tidsbanken
Det er mulig å gjøre manuelle justeringer hvis du for eksempel vil legge til timer fra et tidligere system eller fjerne timer som er utbetalt. Klikk på en uke i visningen og deretter på det blå "➕"-ikonet for å legge til eller fjerne timer fra saldoen.
Her velger du om timene skal legges til eller trekkes fra tidsbanken, fyller inn timer og/eller minutter, legger til et notat som angir årsaken til den manuelle justeringen, og velger hvilken dato justeringen skal registreres på. Klikk på "Legg til justering" for å lagre den.
Når den manuelle justeringen er lagret, kan både du og den aktuelle ansatte se justeringen i tidsbanken.
Oppsett av overtidstillegg
Det er ikke uvanlig at 1 time overtid multipliseres med for eksempel 1,5, noe som betyr at hver overtidstime legger 1,5 timer til tidsbanken. Hvis dette gjelder i din bedrift, kan du sette opp et overtidstillegg slik at Workfeed automatisk tar høyde for dette. Slik fungerer det:
Du administrerer (overtids-)tilleggene dine fra innstillingene for tidsregistrering. Åpne innstillingene ved å klikke på "⚙️"-ikonet og velge "Tidsregistrering". Finn "Tillegg" og klikk på "Åpen" for å opprette eller redigere tillegg.
Når du klikker på det blå plusstegnet "➕" øverst til høyre i boksen, begynner du å opprette et nytt tillegg. Først kan du gi tillegget et navn. Klikk deretter på "Når" for å bestemme når tillegget skal utløses.
Når du har klikket på "Når", kan du velge "Overtid". Deretter kan du bestemme når tillegget skal utløses, for eksempel når en vakt varer lenger enn 8 timer på en hverdag.
Deretter kan du klikke på "Legg til" for å bestemme hva som skal skje når tillegget utløses. For å legge timer til overtidssaldoen klikker du på "⏰ Overtidssaldo". Så kan du bestemme om overtidstimene skal multipliseres som i eksempelet ovenfor, eller om et egendefinert antall timer skal legges til saldoen.
Til slutt kan du angi hvilke ansatte tillegget gjelder for. Naturligvis er det bare ansatte med en tidsbank som kan få overtidstillegg. Du kan likevel snevre det inn ytterligere ved å filtrere på bestemte roller eller ansatte.
Når du er klar, klikker du bare på "Lagre" for å lagre tillegget. Når det er lagret, trer tillegget i kraft med en gang.
Bytt overtid mot kompensasjonstid
Når en ansatt har opptjent overtid, kan vedkommende bruke disse timene til å ta fri - vi kaller det kompensasjonstid i Workfeed. Ansatte kan selv sende inn forespørsler om kompensasjonstid via Workfeed-appen. Når du godkjenner forespørselen, blir de planlagte timene den dagen eller de dagene kompensasjonstiden er planlagt, automatisk trukket fra den ansattes overtidssaldo.
FAQ
Kan ansatte se tidsbanken sin?
Ja, de ansatte kan se tidsbanken sin. Denne veiledningen viser hvordan ansatte kan se tidsbanken sin.
Kan ansatte se hverandres tidsbanker?
Som standard kan de ansatte bare se sin egen tidsbank. Du kan likevel gi utvalgte ansatte tillatelse til å se andres tidsbanker. Det gjør du i en tillatelsesprofil under "Andre profiler", der du slår på "Tidsbank". Les mer i Slik oppretter og administrerer du tillatelsesprofiler.
Kan jeg gjøre manuelle justeringer av tidsbanken til en ansatt?
Ja, du kan gjøre manuelle justeringer av tidsbanken til en ansatt. Når du klikker på det blå pluss-ikonet "➕" ved siden av tidsbanken til en ansatt, kan du legge til eller trekke fra timer i saldoen.
Jeg har gitt den ansatte kompensasjonstid, men saldoen i tidsbanken gikk ikke ned. Hvorfor?
Du må sørge for at det er planlagt en vakt med nok arbeidstimer for den ansatte den dagen kompensasjonstiden er planlagt. Timene fra vakten er de timene som trekkes fra tidsbanken.
Kan jeg utbetale overtiden til en ansatt som lønn i Workfeed?
Nei, det er ikke mulig å utbetale overtid direkte i Workfeed. Når du utbetaler overtid, kan du trekke timene fra saldoen ved hjelp av en manuell justering.Hvem gir det mening å sette opp en tidsbank for, og hvorfor?
Tidsbanken er i utgangspunktet tiltenkt ansatte med månedslønn. Det gir ikke mening å ha en tidsbank for en timelønnet ansatt, fordi timelønnede allerede får betalt for nøyaktig de timene de jobber. En tidsbank brukes til å registrere og utjevne forskjeller mellom avtalt og faktisk arbeidstid, altså noe som bare er relevant for fastlønnede, der lønnen ikke varierer med antall timer.