Arbeidstidsprofiler gir deg mulighet til å spesifisere hvordan ukentlige arbeidstimer fordeles på ukedagene, slik at overtid og fravær for dine ansatte kan registreres korrekt.
I en arbeidstidsprofil kan du definere følgende detaljer:
Den ansattes standard ukentlige arbeidstimer.
Hvilke dager og tidspunkter den ansatte jobber.
Om den ansatte jobber på helligdager.
Om den ansattes overtid skal registreres.
Arbeidstidsprofiler er også et viktig verktøy for å inkludere månedslønnede ansatte i beregningen av for eksempel lønnsprosent.
Slik oppretter du en ny arbeidstidsprofil
For å opprette en ny arbeidstidsprofil åpner du innstillingsmenyen og velger 'Tidsregistrering'. Her finner du 'Arbeidstidsprofiler' og velger 'Administrer'. Klikk på det blå '➕'-ikonet øverst til høyre for å opprette en ny arbeidstidsprofil.
Planleggingsintervall
Når du har gitt profilen et navn, kan du angi om planen gjentas ukentlig, annenhver uke eller etter en egendefinert syklus:
Hvis tidsplanen gjentas ukentlig, velger du 'Legg til en uke'.
Hvis tidsplanen gjentas annenhver uke, velger du 'Legg til to uker'.
Hvis tidsplanen er syklisk og f.eks. gjentas hver 9. dag, velger du 'Legg til et egendefinert antall dager...'.
Arbeidstimer
Etter at du har valgt en passende innstilling, kan du bestemme de nøyaktige arbeidsdagene, timene og pausene. De totale timene for profilen beregnes automatisk og vises under dagene.
Helligdager
Når du har fastlagt timene, kan du spesifisere om den ansatte som profilen er beregnet for, jobber på helligdager:
Hvis denne innstillingen er slått av, settes forventede timer på helligdager til 0 timer (gjelder kun når tidsbank eller opptjening av fravær er aktivert).
Hvis du aktiverer denne innstillingen, vil helligdager bli regnet som vanlige arbeidsdager der den ansatte forventes å jobbe (gjelder kun når tidsbank eller opptjening av fravær er aktivert).
Overtid
Til slutt kan du spesifisere om den ansattes overtid skal registreres:
Hvis du slår denne innstillingen av, blir ikke overtid registrert for de ansatte som er tildelt denne arbeidstidsprofilen.
Når innstillingen er aktivert, legges en tidsbank til på den ansattes profil, og overtid registreres automatisk.
Slik tildeler du en arbeidstidsprofil til en ansatt
Du kan tildele en arbeidstidsprofil til en ansatt fra den ansattes profil. Åpne teamlisten, finn den aktuelle ansatte, klikk på 'Rediger profil', velg 'Tidsbank' og klikk på 'Tildel profil'.
Merk at det å tildele en arbeidstidsprofil til en ansatt ikke automatisk oppretter vaktene deres; vaktene må legges til manuelt.
Herfra kan du definere startdatoen for arbeidstidsprofilen du tildeler, for å angi når profilen skal tre i kraft. Når du har fastsatt startdatoen, klikker du på 'Tildel profil' for enten å tildele en eksisterende profil eller opprette en ny.
Tildeling av en eksisterende arbeidstidsprofil
Hvis du ønsker å tildele en eksisterende profil, søker du bare etter den relevante profilen og klikker på 'Tildel profil'. Du kan eventuelt angi en dato for hvor lenge arbeidstidsprofilen skal være aktiv. Hvis den skal tildeles på ubestemt tid, kan du ignorere denne muligheten. Når du er klar til å tildele profilen, klikker du på 'Oppdater tildeling'.
Tildeling av en ny arbeidstidsprofil
Hvis du vil opprette en ny profil, kan du klikke på det blå '➕'-ikonet øverst til høyre ved å gå til arbeidstidsprofilene via innstillinger. Når du har opprettet profilen, kan du lagre den ved å klikke på den blå 'Lagre'-knappen. Når du har lagret profilen, kan du gå tilbake til listen over profiler ved å klikke på '←'. Herfra kan du tildele den til en ansatt ved å klikke på 'Tildel profil'.
Slik redigerer du en arbeidstidsprofil
Alle arbeidstidsprofilene dine finnes i tidsregistreringsinnstillingene. Når du åpner innstillingsmenyen og velger 'Tidsregistrering', finner du 'Arbeidstidsprofiler'. Klikk på 'Administrer' for å åpne listen med profilene dine. Her klikker du på 'Rediger' hvis du vil redigere en profil.
Merk at endringer som gjøres i en arbeidstidsprofil, har tilbakevirkende kraft. Hvis en ansatts ansettelsesvilkår endrer seg, er det mer hensiktsmessig å legge til en sluttdato på den nåværende arbeidstidsprofilen. Du kan tildele en ny profil som gjenspeiler de nye vilkårene fra en bestemt dato.
Slik tildeler du en ny arbeidstidsprofil til en ansatt som allerede har en annen profil
Når en ansatts ansettelsesvilkår endrer seg, kan du tildele en ny profil til den ansatte som trer i kraft når den nåværende profilen utløper. Slik fungerer det:
Start med å sette en sluttdato for den nåværende arbeidstidsprofilen. Dette kan du gjøre ved å åpne profilen deres, velge 'Tidsbank' og klikke på 'Rediger'. Her kan du legge til en sluttdato for den aktive arbeidstidsprofilen.
Deretter kan du velge eller opprette en ny arbeidstidsprofil som gjenspeiler de nye ansettelsesvilkårene. Den nye profilen trer i kraft når sluttdatoen for den nåværende arbeidstidsprofilen er nådd.
FAQ
Kan jeg tildele den samme arbeidstidsprofilen til flere ansatte?
Ja, hvis flere ansatte har like ansettelsesvilkår, kan du tildele den samme profilen til disse ansatte.
Kan jeg fjerne en arbeidstidsprofil fra en ansatts profil?
Ja, hvis du åpner en ansatts profil og klikker på 'Tidsbank', kan du fjerne den nåværende profilen eller angi en sluttdato. 'Slik tildeler du en ny arbeidstidsprofil til en ansatt som allerede har en annen profil' forklarer hvordan du kan tildele en ny profil hvis ansettelsesvilkårene endrer seg.
Kan jeg slette en arbeidstidsprofil?
Det er ikke mulig å slette en profil, men du kan arkivere en profil. Slik fungerer det:Finn arbeidstidsprofilene i innstillingsmenyen under 'Tidsregistrering'.
Klikk på 'Administrer profiler' for å åpne listen over profilene dine.
For å arkivere en profil klikker du på 'Rediger' under profilen du ønsker å arkivere, og klikker på den oransje knappen øverst til høyre på skjermen.
Merk at ansatte som er tildelt profilen, fortsatt vil være tildelt. Hvis du vil fjerne tildelingen, kan du klikke på 'Tildelte ansatte' nederst på skjermen og fjerne dem derfra.
Kan jeg gjenopprette en arkivert arbeidstidsprofil?
Ja, du kan når som helst fjerne arkiveringen av arbeidstidsprofiler.
Ansettelsesvilkårene for en av mine ansatte endrer seg, og den nåværende arbeidstidsprofilen gjenspeiler ikke de nye arbeidsvilkårene. Hva skal jeg gjøre?
'Slik tildeler du en ny arbeidstidsprofil til en ansatt som allerede har en annen profil', forklarer hvordan du kan tildele en ny profil hvis en ansatts ansettelsesvilkår endrer seg.