Arbeidstidsprofiler forteller Workfeed hvor mange timer en ansatt normalt jobber. Profilen brukes til å beregne tidsbanken og fraværstimene riktig, og den er også viktig for å få med månedslønnede i for eksempel beregningen av lønnsprosent.
I en arbeidstidsprofil bestemmer du:
hvor mange timer den ansatte normalt jobber
hvilke dager den ansatte normalt jobber
om den ansatte jobber på helligdager
om overtid skal lagres i en tidsbank
Slik oppretter du en arbeidstidsprofil
Åpne innstillingene og velg "Tidsregistrering". Finn "Arbeidstidsprofiler" og trykk på "Administrer". Trykk på det blå "➕" øverst til høyre.
Nå kan du velge en mal eller starte fra bunnen:
Faste dager, Heltid 37 t: 08:00-16:00 med 36 min. pause, mandag til fredag.
Faste dager, Deltid 20 t: 08:00-12:00, mandag til fredag.
Fleksibel, Heltid 37 t: 37 timer per uke, mandag til fredag.
Fleksibel, Deltid 20 t: 20 timer per uke, mandag til fredag.
Start fra bunnen: en tom uke med faste dager der du selv setter opp timene.
Malen oppretter profilen med en gang. Deretter kan du endre navn, timer og innstillinger og trykke på "Lagre".
Velg type: Faste dager eller Fleksibel
Under "Type arbeidstidsprofil" velger du hvordan timene skal angis:
Faste dager
Du angir timer og pauser for hver dag. Det passer for ansatte som har de samme tidene hver uke. Totalt antall timer vises nederst. Overtid gjøres opp per dag.
Fleksibel
Du angir timene per uke under "Timer per uke". Det passer for ansatte der dagene varierer. Workfeed fordeler ukens timer på de normale arbeidsdagene og viser hvor mange timer det blir per arbeidsdag. Overtid gjøres opp per uke.
Under timene ser du når arbeidsdagen normalt starter. Trykk for å endre tidspunktet. Det brukes når en ansatt har fri en del av dagen, slik at Workfeed vet hvor mange av timene som teller som fravær.
Under "Normale arbeidsdager" krysser du av for dagene den ansatte normalt jobber.
Helligdager og tidsbank
Jobber på helligdager
Er innstillingen slått av, settes de forventede timene på helligdager til 0t 0m. Slå den på hvis den ansatte normalt jobber på helligdager.
Aktiver tidsbank
Når tidsbanken er slått på, får den ansatte en tidsbank. Timer som avviker fra profilen, legges automatisk til eller trekkes fra.
Med Faste dager regnes overtiden ut dag for dag.
Med Fleksibel regnes overtiden ut for hele uken. En uke som ikke er slutt ennå, telles først med når uken er slutt.
Slik tilordner du en profil til flere ansatte
Du kan tilordne en profil til mange ansatte på én gang:
Åpne listen over arbeidstidsprofiler.
Trykk på "⋮" ved profilen og velg "Tilordnede ansatte".
Velg datoen under "Fra". Profilen erstatter profilen de ansatte har fra denne datoen.
Kryss av for de ansatte som skal ha profilen. Under hvert navn ser du hvilken profil den ansatte har nå.
Trykk på "Tilordne ansatte".
Slik tilordner du en profil til én ansatt
Åpne teamlisten, velg den ansatte og trykk på "Rediger profil". Under "Tidsbank" finner du arbeidstidsprofilen:
Velg profilen og sett datoen profilen gjelder fra.
Trykk på "Planlegg en endring" hvis den ansatte skal ha en annen profil fra en bestemt dato, for eksempel ved nye ansettelsesvilkår.
Trykk på "Administrer profiler" for å åpne listen over profiler.
Trykk på "Lagre" for å lagre endringene. Tidsbanken og fraværstimene fra den valgte datoen regnes om når du lagrer.
Merk at en arbeidstidsprofil ikke oppretter vakter. Vaktene må fortsatt legges inn i vaktplanen.
Slik redigerer du en arbeidstidsprofil
Åpne listen over arbeidstidsprofiler og trykk på profilen. Endre det du trenger, og trykk på "Lagre".
Merk at endringer i en profil også gjelder bakover i tid for de ansatte som har profilen. Hvis det bare er én ansatts vilkår som endres, er det bedre å bruke "Planlegg en endring" og gi den ansatte en ny profil fra en bestemt dato. Du kan også bruke "Lagre og duplisere" for å lage en kopi av profilen.
FAQ
Skal jeg velge Faste dager eller Fleksibel?
Velg Faste dager hvis den ansatte har de samme tidene hver uke. Velg Fleksibel hvis den ansatte har et fast antall timer per uke, men dagene varierer.
Kan jeg tilordne den samme profilen til flere ansatte?
Ja. Trykk på "⋮" ved profilen og velg "Tilordnede ansatte", så kan du tilordne den til mange på én gang.
Hvordan fjerner jeg en profil fra en ansatt?
Åpne profilen til den ansatte og gå til "Tidsbank". Trykk på "Planlegg en endring" og velg "Ingen profil" fra datoen profilen skal stoppe.
Kan jeg slette en arbeidstidsprofil?
Ja, hvis ingen ansatte noen gang har hatt profilen. Ellers kan profilen bare arkiveres, slik at historikken til de ansatte beholdes.
Hvor finner jeg arkiverte profiler?
Slå på knappen med arkivikonet øverst i listen over arbeidstidsprofiler. Du kan alltid hente en profil ut av arkivet igjen.
Hvorfor ser jeg ikke overtiden for denne uken i tidsbanken?
Med en fleksibel profil gjøres overtiden opp for hele uken. Uken telles med når den er slutt.