Hva er automatisk tildeling?
Automatisk tildeling er Workfeeds automatiske planleggingsfunksjon, som lar deg tildele ansatte til vakter med bare ett klikk.
Slik fungerer det
Automatisk tildeling tildeler ansatte nøye til vakter i vaktplanen basert på teamets angitte tilgjengelighet, roller, minimum og maksimum ukentlige timer og planleggingsregler for å sikre en optimal fordeling. I tillegg kan du også tilpasse algoritmen vår slik at den passer best mulig til dine behov.
Før du begynner med automatisk tildeling
Det er viktig å kontrollere om du har angitt minimums- og maksimumstimer for ansatte, og/eller om du har satt ansatte som primære i avdelingene der du ønsker å bruke automatisk tildeling.
Slik definerer du minimums- og maksimumstimer for ansatte
Du kan definere minimums- og maksimumstimer for hver ansatt ved å klikke på automatisk tildeling i oversikten over vaktplanen og velge 'Juster min. og maks. timer'. Dette åpner en oversikt over minimums- og maksimumstimer for alle ansatte, der du kan gjøre justeringer.
Juster timer for en enkelt ansatt
Gå til teamlisten ved å klikke på '👬'-ikonet øverst til høyre på skjermen. Her finner du den ansatte du vil redigere, og klikker på 'Rediger profil'. Når du har klikket på 'Rediger profil', finner du fanen 'Min. og maks timer/uke'. Husk å klikke på 'Lagre' øverst til høyre når du har gjort endringene dine.
Slik markerer du ansatte som primære i en avdeling
Automatisk tildeling tar kun hensyn til avdelingens primære ansatte når ansatte tildeles vakter. Når du markerer en ansatt som primær i en avdeling, angir du at dette er deres hovedområde, og sikrer at de inkluderes i automatisk tildeling.
Du kan markere en ansatt som primær fra avdelingsskuffen. For å få tilgang til avdelingsskuffen klikker du på navnet på avdelingen øverst til venstre og velger 'Administrer avdelinger'. Når du klikker på en avdeling, kan du markere ansatte som primære ved å klikke på 'Primære ansatte' nederst til høyre. Bare huk av ☑️ ved siden av en ansatt hvis du vil markere dem som primære.
Slik tilpasser du algoritmen for automatisk tildeling
Når du har tildelt min. og maks timer til ansatte, angitt primære avdelinger og opprettet vaktplanen, kan du begynne å tilpasse algoritmen slik at den passer til dine behov. Du kan gjøre dette ved å klikke på 'Automatisk tildeling' øverst til høyre i oversikten over vaktplanen.
Når automatisk tildeling er åpnet, kan du begynne å tilpasse algoritmen på følgende måter:
Hvilke ansatte og roller som skal inkluderes i automatisk tildeling.
Den minste pausen en ansatt skal ha mellom to vakter.
Det maksimale antallet sammenhengende arbeidsdager en ansatt kan planlegges.
Om ansatte kan tildeles flere vakter på samme dag.
Slik bruker du automatisk tildeling
Når du har tildelt min. og maks. timer til ansatte, angitt primære avdelinger, opprettet vaktplanen og tilpasset algoritmen, er automatisk tildeling klar til å fylle ut vaktplanen din. Alt du trenger å gjøre er å klikke på den store blå 'Automatisk tildeling'-knappen.
Herfra kan du bare lene deg tilbake mens Workfeed tildeler vakter. Merk at jo flere vakter du fyller ut, desto lengre tid vil det ta.
Når automatisk tildeling er ferdig med å tildele ansatte til vaktene, kan du lagre vaktplanen (den blir ikke publisert ennå) ved å velge 'Behold og lagre endringer', eller du kan la automatisk tildeling foreslå et annet alternativ ved å velge 'Angre' og starte automatisk tildeling på nytt.
Etter at automatisk tildeling er ferdig og lagret, vil du se bevegelse i sirklene på venstre side av vaktplanen. Sirklene viser i hvilken grad en ansatts ukentlige timer er oppfylt:
Oransje betyr at en ansatt har færre timer enn minimumet sitt.
Grønn betyr at den ansatte ligger et sted mellom minimum og maksimum i timer.
Rød betyr at de har fått tildelt flere timer enn maksimumet sitt (dette skjer ikke med automatisk tildeling).
Hvordan sikrer automatisk tildeling en nøyaktig fordeling?
Workfeeds algoritme for automatisk tildeling tar følgende faktorer i betraktning når ansatte tildeles vakter:
En ansatts rapporterte tilgjengelighet. Ansatte kan sende inn tilgjengeligheten sin i Workfeed-appen, noe som systematisk overholdes av automatisk tildeling.
De spesifiserte minimums- og maksimumstimene som er satt for en ansatt. En ansatt vil aldri bli tildelt flere timer enn sitt maksimale antall timer.
En ansatts rolle. En ansatt vil ikke bli tildelt en vakt hvis de ikke har den aktuelle rollen.
Fravær som ferie og sykdom. Når en ansatt er registrert som fraværende, vil de ikke bli planlagt.
11-timersregelen. Automatisk tildeling tar hensyn til 11-timersregelen og planlegger aldri noen innen 11 timer etter slutten av deres forrige vakt (eller det tilpassede intervallet du har angitt).
5 arbeidsdager. Det planlegges ikke mer enn 5 dager per uke (eller det tilpassede antallet du har angitt) for en ansatt.
FAQ
Automatisk tildeling fyller ikke ut alle vaktene i planen min. Hvorfor?
Automatisk tildeling kan la vakter stå ledige hvis det ikke finnes en passende ansatt tilgjengelig basert på faktorene som er nevnt i 'Hvordan sikrer automatisk tildeling en nøyaktig fordeling?'.
Kan jeg gjøre endringer etter å ha brukt automatisk tildeling?
Ja, automatisk tildeling er kun et utkast, og du kan gjøre dine egne endringer før du publiserer vaktplanen.
Er det mulig å angre automatisk tildeling?
Ja, du kan angre automatisk tildeling. Når den er klar, blir du spurt om du vil beholde eller angre vaktplanen.
Ingenting skjer når jeg klikker på automatisk tildeling. Hvorfor?
Den vanligste årsaken til at ingenting skjer når du klikker på automatisk tildeling, er at det ikke er tildelt noen primære ansatte til avdelingen der du vil bruke automatisk tildeling. Det kan også skyldes at det rett og slett ikke finnes noen ledige ansatte basert på faktorene som er nevnt i 'Hvordan sikrer automatisk tildeling en nøyaktig fordeling?'.
Jeg får en feilmelding når jeg klikker på automatisk tildeling. Hvorfor?
Hvis du får en feilmelding, kan det være noe i vaktplanen innenfor den valgte perioden som skaper problemer, for eksempel en vakt med en tilknyttet rolle som ikke lenger finnes. Prøv å gå gjennom og laste inn vaktplanen på nytt, eller test automatisk tildeling på noen få vakter i en annen uke for å se om feilen forsvinner. Hvis feilmeldingen fortsatt vises, er du velkommen til å kontakte oss via supportchatten.
Jeg kan ikke se knappen for automatisk tildeling i vaktplanen min. Hvorfor?
Hvis automatisk tildeling ikke vises i Workfeed, kan det enten skyldes at du ikke har et Pro- eller Pro+-abonnement, der automatisk tildeling er inkludert, eller at du har flere avdelinger åpne samtidig i vaktplanen. Automatisk tildeling kan bare brukes på én avdeling om gangen.