Det finnes tre måter å tildele fravær til en ansatt på: fra tilgjengelighetslisten, vaktplanvisningen og fraværskalenderen.
Tildeling av fravær fra tilgjengelighetslisten
Når du åpner tilgjengelighetslisten ved å klikke på '🌴👍👎' øverst til venstre i vaktplanvisningen, kan du opprette fravær for enhver ansatt ved å klikke på en dag ved siden av navnet deres.
Tildeling av fravær fra vaktplanvisningen
Denne metoden for å tildele fravær er spesielt praktisk når du tildeler fravær til en ansatt som er planlagt på jobb, for eksempel sykefravær. Når du høyreklikker på en vakt der det er tildelt en ansatt, klikker du på 'Legg til fravær'.
Tildeling av fravær fra fraværskalenderen
Ved å klikke på 'Vaktplan' øverst til venstre på startsiden kan du velge 'Fravær' i listen. Her åpnes fraværskalenderen, hvor du kan opprette fravær for enhver ansatt ved å klikke på en dag i kalenderen. Etter at du har klikket på en dag, kan du begynne å opprette fraværet på samme måte som i vaktplanvisningen.
Innstillinger for fravær
Når du klikker på 'Legg til fravær', kan du tilpasse fraværet slik at det passer til den konkrete situasjonen. Her kan du blant annet velge periode, ansatt, fraværstype, fraværsbank, notat og om overlappende vakter skal telle som betalte eller ubetalte timer.
Start- og sluttidspunkt
Velg når fraværet skal gjelde fra og til. Du kan enten velge 'Hele dagen' eller angi et spesifikt tidsrom.
Ansatt
Velg hvilken ansatt fraværet skal gjelde for.
Type fravær
Velg hvilken type fravær som skal registreres. Det kan for eksempel være sykdom, ferie eller en annen brukerdefinert fraværstype.
Fraværsbank
Denne innstillingen brukes hvis du har aktivert en fraværsbank og ønsker å styre hvordan fraværet skal påvirke den ansattes fraværssaldo.
Arbeidstidsprofil
Fraværet registreres ut fra de forventede arbeidstimene som er definert i den ansattes arbeidstidsprofil. Timene trekkes deretter fra den ansattes fraværsbank.
Brukerdefinert
Du velger selv hvor mange timer som skal trekkes fra den ansattes fraværsbank.
Ingen timer
Ingen timer trekkes fra den ansattes fraværsbank.
Merknad
Legg eventuelt til en merknad som beskriver fraværet eller gir ekstra kontekst.
Betalt eller ubetalt fravær
Velg hvordan fraværet skal påvirke eventuelle vakter som overlapper med fraværsperioden. Her kan du velge om de overlappende vaktene fortsatt skal telle timer eller ikke. Dette har betydning for om den ansatte får lønn for vakten, selv om det er registrert fravær.
Når du har tilpasset fraværet som ønsket, klikker du på 'Legg til fravær' for å lagre det.
FAQ
Kan jeg gjøre endringer i fravær?
Du kan justere alle typer fravær på samme måte som du opprettet dem. Det gjør du ved å klikke på fraværet i fraværskalenderen, tilgjengelighetslisten eller ved å høyreklikke på vakten i vaktplanen og velge 'Endre fravær'.
Teller fravær fortsatt timer når det er lagt til på en vakt i vaktplanen?
Du kan selv bestemme om fraværet fortsatt skal telle timer eller ikke. Hvis den ansatte for eksempel får lønn under sykdom, kan du under 'Overlappende vakter' velge alternativet 'Registrer timer'. Hvis den ansatte ikke skal få lønn under fraværet, kan du velge 'Ikke registrer timer'.
Kan jeg opprette fravær for en ansatt uten at det vises i vaktplanen?
Ja, du kan opprette fravær for en ansatt uten å legge fraværet til vakter i vaktplanen. Det gjør du ved å gå til fraværskalenderen, velge datoperioden du vil opprette fravær for, og deretter justere detaljer som ansatt, fraværstype og mer. Du kan også legge til en vakt for den ansatte i vaktplanen, legge til fraværet og deretter slette vakten etterpå. Fraværet vil fortsatt vises i fraværskalenderen og i tilgjengelighetslisten.
Kan jeg opprette egendefinerte fraværstyper?
Du kan opprette dine egne egendefinerte fraværstyper når du legger til nytt fravær. Når du skal velge type fravær i listen, kan du nederst velge alternativet 'Legg til ny fraværstype'. Les mer om det her.
Er det mulig å holde oversikt over hvor mange fraværsdager hver av de ansatte mine har brukt?
Med et Pro- eller Pro+-abonnement i Workfeed kan du se en samlet oversikt over antall fraværsdager som hver ansatt har brukt. Dette finner du under profilen til den enkelte ansatte ved å gå til teamlisten.