Du kan tildele fravær til en ansatt både i ukevisningen og i tabellvisningen.
Tildeling av fravær i ukevisning
I ukevisningen kan du tildele fravær på tre måter: fra tilgjengelighetslisten, ved å høyreklikke på en vakt og fra fraværskalenderen.
Fra tilgjengelighetslisten
Når du åpner tilgjengelighetslisten ved å klikke på "🌴👍👎" øverst til venstre i ukevisningen, kan du opprette fravær for hvilken som helst ansatt ved å klikke på en dag ved siden av navnet deres. Du kan også klikke på den blå "+" øverst i listen.
Ved å høyreklikke på en vakt
Denne metoden er spesielt praktisk når du tildeler fravær til en ansatt som er satt opp til å jobbe, f.eks. ved sykefravær. Høyreklikk på en vakt med en tildelt ansatt og klikk på "Legg til fravær".
Fra fraværskalenderen
Klikk på fanen "Fravær" øverst på siden. Her åpnes fraværskalenderen, hvor du kan opprette fravær for hvilken som helst ansatt ved å klikke på en dag i kalenderen. Etter at du har klikket på en dag, oppretter du fraværet på samme måte som ovenfor.
Tildeling av fravær i tabellvisning
Står vaktplanen i "Tabellvisning", kan du tildele fravær på to måter:
Klikk eller høyreklikk på en tom dag ved den ansatte, og velg "Legg til fravær" i menyen eller i linjen nederst.
Høyreklikk på en vakt, og velg "Legg til fravær".
Innstillinger for fravær
Når du klikker på "Legg til fravær", kan du tilpasse fraværet slik at det passer til den konkrete situasjonen. Her kan du blant annet velge periode, ansatt, fraværstype, fraværsbank, notat og om overlappende vakter skal telle som betalte eller ubetalte timer.
Start- og sluttidspunkt
Velg når fraværet skal gjelde fra og til. Du kan enten velge "Hele dagen" eller angi et spesifikt tidsrom.
Ansatt
Velg hvilken ansatt fraværet skal gjelde for.
Type fravær
Velg hvilken type fravær som skal registreres. Det kan for eksempel være sykdom, ferie eller en annen egendefinert fraværstype.
Fraværsbank
Denne innstillingen brukes hvis du har aktivert en fraværsbank og ønsker å styre hvordan fraværet skal påvirke den ansattes fraværssaldo.
Arbeidstidsprofil: Fraværet registreres ut fra de forventede arbeidstimene som er definert i den ansattes arbeidstidsprofil. Timene trekkes deretter fra den ansattes fraværsbank.
Vakttimer: Fraværet registreres ut fra timene på vaktene som fraværet overlapper. Timene trekkes deretter fra den ansattes fraværsbank.
Tilpasset: Du velger selv hvor mange timer som skal trekkes fra den ansattes fraværsbank.
Ingen timer: Ingen timer trekkes fra den ansattes fraværsbank.
Merknad
Legg eventuelt til en merknad som beskriver fraværet eller gir ekstra kontekst.
Betalt eller ubetalt fravær
Velg hvordan fraværet skal påvirke eventuelle vakter som overlapper med fraværsperioden. Her kan du velge om de overlappende vaktene fortsatt skal telle timer eller ikke. Dette har betydning for om den ansatte får lønn for vakten, selv om det er registrert fravær.
Standardinnstillinger for fravær
For å endre standardinnstillingene for fravær klikker du på de tre prikkene og deretter på blyanten ved siden av ønsket fraværstype.
Velg om fraværstypen skal ha en fast innstilling for betalt eller ubetalt fravær hver gang det opprettes et nytt fravær av denne typen.
Her kan du velge mellom:
Følg lønnstype: Betalt for månedslønnede ansatte, ubetalt for timelønnede ansatte. Ansatte uten en angitt lønnstype behandles som betalte.
Betalt: Vakter som overlapper med dette fraværet, vil fortsatt registrere timer.
Ubetalt: Vakter som overlapper med dette fraværet, vil ikke registrere timer.
Sist brukt: Alternativet du valgte sist du opprettet et fravær.
OBS. Innstillingene kan fortsatt endres på selve fraværet fra gang til gang.
Når du har tilpasset fraværet som ønsket, klikker du på "Legg til fravær".
FAQ
Kan de ansatte mine be om fravær?
Kan jeg gjøre endringer i fravær?
Du kan justere alle typer fravær på samme måte som du opprettet dem. Det gjør du ved å klikke på fraværet i fraværskalenderen, tilgjengelighetslisten eller ved å høyreklikke på vakten i vaktplanen og velge "Endre fravær".
Teller fravær fortsatt timer når det er lagt til på en vakt i vaktplanen?
Du kan selv bestemme om fraværet fortsatt skal telle timer eller ikke. Hvis den ansatte for eksempel får lønn under sykdom, kan du under "Overlappende vakter" velge alternativet "Betalt". Hvis den ansatte ikke skal få lønn under fraværet, kan du velge "Ubetalt".
Kan jeg opprette fravær for en ansatt uten at det vises i vaktplanen?
Ja, du kan opprette fravær for en ansatt uten å legge fraværet til vakter i vaktplanen. Det gjør du ved å gå til fraværskalenderen, velge datoperioden du vil opprette fravær for, og deretter justere detaljer som ansatt, fraværstype og mer. Du kan også legge til en vakt for den ansatte i vaktplanen, legge til fraværet og deretter slette vakten etterpå. Fraværet vil fortsatt vises i fraværskalenderen og i tilgjengelighetslisten.
Kan jeg opprette egendefinerte fraværstyper?
Du kan opprette dine egne egendefinerte fraværstyper når du legger til nytt fravær. Når du skal velge type fravær i listen, kan du nederst velge alternativet "Legg til ny fraværstype". Les mer om det her.
Er det mulig å holde oversikt over hvor mange fraværsdager hver av de ansatte mine har brukt?
Med et Pro- eller Pro+-abonnement i Workfeed kan du se en samlet oversikt over antall fraværsdager som hver ansatt har brukt. Dette finner du under profilen til den enkelte ansatte ved å gå til teamlisten.