Slik fungerer registrering av fravær i Workfeed
Workfeed gjør det mulig å registrere de ansattes fravær automatisk via 'Fraværsbanken'. Her får du en samlet oversikt over de ansattes registrerte fravær, opptjente fravær og fraværsanmodninger. Du kan også gjøre manuelle justeringer av fraværssaldoen og bestemme hvor mange timer som skal trekkes fra saldoen når fravær registreres eller godkjennes.
Praktisk eksempel: En ansatt har opptjent 80 timer ferie i fraværsbanken sin. Den ansatte anmoder om én ukes ferie, og ut fra den ansattes arbeidstidsprofil forventes det at den ansatte skal jobbe 37 timer den uken. Når du godkjenner fraværsanmodningen, kan Workfeed trekke 37 timer fra den ansattes feriesaldo, slik at den ansatte har 43 timer ferie igjen. I fraværsbanken kan du se en detaljert oversikt over hvordan saldoen er beregnet.
Aktivering av fraværsbanken
For å begynne å registrere fravær for de ansatte, må du legge til en mengde opptjent fravær for den ansatte. I fraværsbanken kan du også angi fraværstype, periode og timer, slik at fraværet beregnes riktig.
Visning av en ansatts fravær
Du kan se en ansatts fraværssaldo ved å velge den relevante ansatte i teamlisten. Når du åpner profilen til den ansatte, kan du klikke på 'Fraværsbank' for å se den ansattes nåværende fraværssaldo.
Herfra får du en komplett liste over den ansattes fravær, der det nyeste fraværet vises øverst, samt eventuelle fraværsforespørsler.
I tillegg til å se den nåværende fraværsbanken, kan du også gå gjennom beregningen bak den. Ved å klikke på fraværstypen i topplinjen får du en detaljert oversikt over den ansattes fravær og hvordan det påvirker fraværsbanken.
Fraværet for den valgte fraværstypen vises måned for måned, med det nyeste øverst. For å se oppdelingen på dagsnivå, klikker du bare på en periode for å åpne den detaljerte oversikten.
OBS. For å aktivere fraværsbanken må du angi en mengde opptjente fraværstimer.
Manuelle justeringer av fraværsbanken
Det er mulig å gjøre manuelle justeringer i fraværsbanken. Herfra kan du legge til en mengde opptjent fravær i fraværssaldoen eller justere allerede registrert fravær. Klikk bare på det blå ‘➕’-ikonet øverst til høyre i fraværsbanken.
Herfra har du to muligheter:
Juster opptjente fraværstimer
Her kan du manuelt legge til opptjente fraværstimer i fraværssaldoen. Opptjente fraværstimer kan ses som en mengde fravær som den ansatte har opptjent til å bruke.
Juster fraværstimer
Her kan du rette i fraværet som allerede er registrert for den ansatte. Registrert fravær vil påvirke fraværssaldoen.
Ved begge mulighetene legger du inn timer og minutter for fraværet, velger fraværstype og angir perioden det skal gjelde for. Du kan også gi justeringen et navn, slik at du er sikker på hvilken fraværsjustering det gjelder i fraværsoversikten.
Når den manuelle justeringen er lagret, kan både du og den relevante ansatte se den i den ansattes fraværsbank.
Hvis du trenger å rette en manuell justering eller slette den, kan du gå til den ansattes fraværsbank via teamlisten, velge den relevante fraværstypen øverst i fraværslinjen og deretter klikke på perioden justeringen er gjort for.
Herfra kan du klikke på justeringen, gjøre de nødvendige rettelsene og klikke på 'Lagre', eller slette den ved å klikke på 'Slett' nederst.
FAQ
Kan ansatte se fraværsbanken sin?
Ja, de ansatte kan se fraværsbanken sin.
Kan ansatte se hverandres fraværsbank?
Nei, de ansatte kan ikke se andre ansattes fraværsbank. De kan bare se sin egen personlige fraværsbank og dermed holde oversikt over sin egen fraværssaldo.
Kan jeg gjøre manuelle justeringer av en ansatts fraværssaldo?
Ja, du kan gjøre manuelle justeringer i en ansatts fraværsbank. Når du klikker på det blå plusikonet '➕' ved siden av den ansattes fraværssaldo, kan du justere saldoen.
Jeg har gjort en feil i en manuell justering av en ansatts fraværssaldo. Hvordan retter jeg den?
Hvis du trenger å rette eller slette en manuell justering av en ansatts fraværssaldo, går du til den ansattes fraværsbank > klikker på fraværstypen du vil rette i linjen øverst > klikker på perioden du har justert > klikker på justeringen og redigerer eller sletter den.