Workfeed gjør det mulig å registrere de ansattes fravær automatisk via "Fraværsbanken". Her får du en samlet oversikt over de ansattes registrerte fravær, opptjente fravær og fraværsforespørsler. Du kan også gjøre manuelle justeringer av fraværssaldoen og bestemme hvor mange timer som skal trekkes fra saldoen når fravær registreres eller godkjennes.

Praktisk eksempel: En ansatt har opptjent 80 timer ferie i fraværsbanken sin. Den ansatte ber om én ukes ferie, og ut fra den ansattes arbeidstidsprofil forventes det at den ansatte skal jobbe 37 timer den uken. Når du godkjenner fraværsforespørselen, kan Workfeed trekke 37 timer fra den ansattes feriesaldo, slik at den ansatte har 43 timer ferie igjen. I fraværsbanken kan du se en detaljert oversikt over hvordan saldoen er beregnet.

Denne guiden forklarer hvordan du kan tildele en arbeidstidsprofil til en ansatt.

For å begynne å registrere fravær for de ansatte, må du legge til en mengde opptjent fravær for den ansatte. Det kan du gjøre manuelt, eller la Workfeed gjøre det automatisk med en opptjeningsprofil, som beskrevet nedenfor. I fraværsbanken kan du også angi fraværstype, periode og timer, slik at fraværet beregnes riktig.

Denne guiden forklarer hvordan du tildeler fravær til en ansatt.

Med en opptjeningsprofil legger Workfeed automatisk inn opptjent fravær i fraværsbanken, for eksempel ferie hver måned. Da trenger du ikke lenger å legge til opptjente timer manuelt.

OBS. Opptjeningsprofiler er en del av Workfeed Pro+.

Gå til fanen "Fravær" og klikk på "Administrer fraværstyper" øverst til høyre.

Velg fraværstypen som skal opptjenes, for eksempel "Ferie".

Klikk på "Legg til" under "Opptjeningsprofiler". Det finnes ferdige maler for blant annet Danmark, Nederland, Storbritannia og Tyskland, men foreløpig ingen for Norge. Velg derfor "Start fra bunnen" og sett opp profilen selv.

Etter ferieloven har ansatte rett på 25 virkedager ferie, altså 4 uker og 1 dag. Ved en 37,5-timers uke tilsvarer det 157,5 timer. Et eksempel på en norsk profil:

Lenger ned velger du under "Kan brukes til" hvor lenge de opptjente timene kan brukes. I eksempelet er det 31. desember året etter, slik at ferie opptjent i 2026 kan avvikles i 2027. Under "Overfør opptil" velger du hvor mange timer som kan overføres til neste år. I eksempelet er det 75 timer, som tilsvarer de 12 virkedagene (2 uker) som kan overføres etter skriftlig avtale. Klikk på "Lagre" når du er ferdig.

OBS. Eksempelet tar utgangspunkt i en 37,5-timers uke og lovens minimum. Har dere 5 ukers ferie etter tariffavtale, skal "Totalt per opptjeningsår" være 187 timer og 30 minutter. Jobber en ansatt for eksempel 30 timer i uken, blir 25 virkedager til 126 timer (4 uker og 1 dag à 6 timer). Har du ansatte med ulike ukentlige timer, kan du opprette en profil for hver gruppe.

Profilen vises nå under fraværstypen med en kort oversikt over reglene.

OBS. Når en profil er tildelt ansatte, kan du bare endre navnet. Hvis reglene skal endres, oppretter du en ny profil og flytter de ansatte over til den fra en bestemt dato.

Åpne den ansatte i teamlisten og klikk på "Rediger profil". Åpne "Fraværsbank", klikk på "Legg til opptjeningsprofil" under fraværstypen og velg profilen. Velg deretter datoen den ansatte skal begynne å opptjene fra, og klikk på "Lagre".

Hvis datoen ligger tilbake i tid, beregner Workfeed opptjeningen fra den datoen når du lagrer.

Skal den ansatte bytte til en annen profil fra en senere dato, klikker du på "Planlegg en endring". Velger du "Ingen opptjening", settes opptjeningen på pause fra den valgte datoen.

Når profilen er tildelt, ser du de opptjente timene i den ansattes fraværsbank. Ved hver måned står det under "Opptjent" hvor mange timer den ansatte har opptjent.

Du kan se en ansatts fraværssaldo ved å velge den relevante ansatte i teamlisten. Når du åpner profilen til den ansatte, kan du klikke på "Fraværsbank" for å se den ansattes nåværende fraværssaldo.

Herfra får du en komplett liste over den ansattes fravær, der det nyeste fraværet vises øverst, samt eventuelle fraværsforespørsler.

I tillegg til å se den nåværende fraværsbanken, kan du også gå gjennom beregningen bak den. Ved å klikke på fraværstypen i topplinjen får du en detaljert oversikt over den ansattes fravær og hvordan det påvirker fraværsbanken.

Fraværet for den valgte fraværstypen vises måned for måned, med det nyeste øverst. For å se oppdelingen på dagsnivå, klikker du bare på en periode for å åpne den detaljerte oversikten.

OBS. For å aktivere fraværsbanken må du angi en mengde opptjente fraværstimer eller tildele den ansatte en opptjeningsprofil.

Tidsregistreringen gir en liste over hver ansatts fraværssaldo i en samlet oversikt, som vises ved siden av navnet deres i listen. Hvis du vil se fraværssaldoen til en spesifikk ansatt, klikker du bare på "X dager" for å se detaljene.

OBS. Fraværssaldoen tar utgangspunkt i perioden du har angitt i tidsregistreringen.

Det er mulig å gjøre manuelle justeringer i fraværsbanken. Herfra kan du legge til en mengde opptjent fravær i fraværssaldoen eller justere allerede registrert fravær. Klikk bare på det blå "➕"-ikonet øverst til høyre i fraværsbanken.

Herfra har du to muligheter:

Ved begge mulighetene legger du inn timer og minutter for fraværet, velger fraværstype og angir perioden det skal gjelde for. Du kan også gi justeringen et navn, slik at du er sikker på hvilken fraværsjustering det gjelder i fraværsoversikten.

Når den manuelle justeringen er lagret, kan både du og den relevante ansatte se den i den ansattes fraværsbank.

Hvis du trenger å rette en manuell justering eller slette den, kan du gå til den ansattes fraværsbank via teamlisten, velge den relevante fraværstypen øverst i fraværslinjen og deretter klikke på perioden justeringen er gjort for.

Herfra kan du klikke på justeringen, gjøre de nødvendige rettelsene og klikke på "Lagre", eller slette den ved å klikke på "Slett" nederst.