Cómo funciona el registro de horas extra en Workfeed
Workfeed te permite registrar automáticamente las horas extra de tus empleados comparando las horas indicadas en su perfil de la jornada laboral con sus horas de trabajo reales.
Ejemplo práctico: Se espera que un empleado con un banco de tiempo actual de +1 hora trabaje 40 horas a la semana según su perfil de la jornada laboral. Si el empleado trabaja 41 horas en una semana, Workfeed ajusta el banco de tiempo a +2 horas. Puedes encontrar un desglose detallado de cómo se calcula el saldo en el banco de tiempo.
Activación del banco de tiempo
Para empezar a registrar las horas extra de tus empleados, debes crear y/o asignar un perfil de la jornada laboral en el que el banco de tiempo esté activado. En el mismo perfil también puedes especificar los días y horarios de trabajo exactos del empleado para garantizar cálculos precisos.
Ver las horas extra de un empleado
Puedes ver el banco de tiempo de un empleado seleccionándolo en la lista del equipo y haciendo clic en "Bancos de tiempo" para ver el saldo.
Además de ver el banco de tiempo actual, puedes revisar cómo se ha calculado. Verás un desglose detallado de las horas de trabajo registradas de un empleado en comparación con las horas de su perfil de la jornada laboral y cómo esto afecta a su banco de tiempo en distintos intervalos de tiempo. Aquí puedes elegir si quieres verlo en modo cíclico, semanal o mensual. Para ver el resumen por día, simplemente haz clic en un periodo y se abrirá la vista detallada.
Resumen de todos los bancos de tiempo
También puedes ver los bancos de tiempo de todos tus empleados en un solo lugar. Haz clic en el campo de búsqueda "Buscar..." en la parte superior de Workfeed y escribe "Bancos de tiempo". Después, selecciona "Bancos de tiempo" en "Vistas rápidas".
Se abre un resumen de todos los empleados con un banco de tiempo y su saldo total de hoy. Puedes buscar a un empleado concreto y ordenar la lista haciendo clic en "Empleado" o "Bancos de tiempo".
Haz clic en un empleado para ver cómo se calcula su banco de tiempo.
Ajustes manuales del banco de tiempo
Es posible hacer ajustes manuales si, por ejemplo, quieres añadir horas de un sistema anterior o eliminar horas que ya se han pagado. Haz clic en una semana de la vista y luego en el icono azul "➕" para añadir o quitar horas del saldo.
Desde aquí, elige si las horas se deben sumar o restar del banco de tiempo, introduce las horas y/o minutos, añade una nota con el motivo del ajuste manual y elige la fecha en la que se debe registrar el ajuste. Haz clic en "Añadir ajuste" para guardarlo.
Una vez guardado el ajuste manual, será visible tanto para ti como para el empleado correspondiente en su banco de tiempo.
Configuración de complementos de horas extra
No es raro que 1 hora extra se multiplique, por ejemplo, por 1,5, lo que significa que cada hora extra añade 1,5 horas al banco de tiempo. Si es el caso en tu empresa, puedes configurar un complemento de horas extra para que Workfeed lo tenga en cuenta automáticamente. Así funciona:
Puedes gestionar tus complementos (de horas extra) desde los ajustes de registro horario. Abre los ajustes haciendo clic en el icono "⚙️" y seleccionando "Registro horario". Busca "Complementos" y haz clic en "Abrir" para crear o editar complementos.
Al hacer clic en el signo más azul "➕" de la esquina superior derecha del cuadro, empiezas a crear un nuevo complemento. Primero puedes darle un nombre. Después, haz clic en "Cuando" para decidir cuándo se debe activar el complemento.
Cuando hayas hecho clic en "Cuando", puedes seleccionar "Horas extraordinarias". A continuación, puedes decidir cuándo se debe activar el complemento, por ejemplo, cuando un turno dura más de 8 horas en un día laborable.
Luego puedes hacer clic en "Añadir" para decidir qué debe ocurrir cuando se active el complemento. Para añadir horas al saldo de horas extra, haz clic en "⏰ Cuenta Flex". Después puedes decidir si las horas extra se deben multiplicar como en el ejemplo anterior o si se debe añadir al saldo un número de horas personalizado.
Por último, puedes definir a qué empleados se aplica el complemento. Naturalmente, solo los empleados con un banco de tiempo podrán optar a un complemento de horas extra. No obstante, puedes acotarlo aún más filtrando por determinadas funciones o empleados.
Cuando lo tengas listo, simplemente haz clic en "Guardar" para guardar el complemento. Una vez guardado, el complemento entra en vigor de inmediato.
Cambiar horas extra por tiempo compensatorio
Cuando un empleado ha acumulado horas extra, puede usar esas horas para tomarse tiempo libre; en Workfeed lo llamamos tiempo compensatorio. Los empleados pueden enviar ellos mismos solicitudes de tiempo compensatorio a través de la app de Workfeed. Cuando apruebas la solicitud, las horas planificadas del día o los días en los que está previsto el tiempo compensatorio se descuentan automáticamente del saldo de horas extra del empleado.
FAQ
¿Pueden los empleados ver su banco de tiempo?
Sí, tus empleados pueden ver su banco de tiempo. Esta guía muestra cómo los empleados pueden ver su banco de tiempo.
¿Pueden los empleados ver los bancos de tiempo de los demás?
Por defecto, tus empleados solo pueden ver su propio banco de tiempo. Sin embargo, puedes permitir que determinados empleados vean los bancos de tiempo de los demás. Lo haces en un perfil de permisos en "Otros perfiles", donde activas "Bancos de tiempo". Lee más en Cómo crear y administrar perfiles de permisos.
¿Puedo hacer ajustes manuales en el banco de tiempo de un empleado?
Sí, puedes hacer ajustes manuales en el banco de tiempo de un empleado. Al hacer clic en el icono azul del signo más "➕" junto al banco de tiempo de un empleado, puedes sumar o restar horas de su saldo.
He concedido tiempo compensatorio a mi empleado, pero el saldo del banco de tiempo no ha bajado. ¿Por qué?
Debes asegurarte de que haya un turno planificado con suficientes horas de trabajo para el empleado el día en que está previsto el tiempo compensatorio. Las horas del turno son las que se descuentan del banco de tiempo.
¿Puedo pagar las horas extra de un empleado como salario en Workfeed?
No, no es posible pagar las horas extra directamente en Workfeed. Cuando pagues horas extra, puedes restar las horas del saldo mediante un ajuste manual.¿Para quién tiene sentido configurar un banco de tiempo y por qué?
El banco de tiempo está pensado, en principio, para empleados con sueldo mensual. No tiene sentido tener un banco de tiempo para un empleado que cobra por horas, porque ya se le paga exactamente por las horas que trabaja. Un banco de tiempo se usa para registrar y compensar las diferencias entre el tiempo de trabajo acordado y el real, es decir, algo que solo es relevante para empleados con sueldo fijo, cuyo salario no varía con el número de horas.