Workfeed permite registrar automáticamente las ausencias de tus empleados a través del "Banco de ausencias". Aquí obtienes una visión general de las ausencias registradas, las ausencias acumuladas y las solicitudes de ausencia de los empleados. También puedes hacer ajustes manuales en el saldo de ausencia y determinar cuántas horas deben descontarse del saldo cuando se registra o aprueba una ausencia.

Ejemplo práctico: Un empleado ha acumulado 80 horas de vacaciones en su banco de ausencias. El empleado solicita una semana de vacaciones y, según el perfil de horas laborales del empleado, se espera que trabaje 37 horas esa semana. Cuando apruebas la solicitud de ausencia, Workfeed puede descontar 37 horas del saldo de vacaciones del empleado, de modo que le queden 43 horas de vacaciones. En el banco de ausencias puedes ver un resumen detallado de cómo se ha calculado el saldo.

Esta guía explica cómo puedes asignar un perfil de horas laborales a un empleado.

Para empezar a registrar las ausencias de tus empleados, debes añadir una cantidad de ausencia acumulada al empleado. Puedes hacerlo manualmente o dejar que Workfeed lo haga automáticamente con un perfil de acumulación, como se describe a continuación. En el banco de ausencias también puedes indicar el tipo de ausencia, el periodo y las horas, para que la ausencia se calcule correctamente.

Esta guía explica cómo asignar ausencias a un empleado.

Con un perfil de acumulación, Workfeed añade automáticamente la ausencia acumulada al banco de ausencias, por ejemplo vacaciones cada mes. Así ya no tienes que añadir las horas acumuladas manualmente.

Nota: los perfiles de acumulación forman parte de Workfeed Pro+.

Ve a la pestaña "Ausencia" y haz clic en "Gestionar tipos de ausencia" arriba a la derecha.

Elige el tipo de ausencia que se va a acumular, por ejemplo "Vacaciones".

En "Perfiles de acumulación", haz clic en "Añadir". Hay plantillas listas para, entre otros, Dinamarca, Países Bajos, Reino Unido y Alemania, pero todavía ninguna para España. Por eso, elige "Empezar desde cero" y configura el perfil tú mismo.

Según el Estatuto de los Trabajadores, los empleados tienen derecho a 30 días naturales de vacaciones al año, que normalmente equivalen a 22 días laborables. Con una jornada de 40 horas semanales, son 176 horas. Un ejemplo de perfil para España:

Más abajo, en "Utilizable hasta", eliges hasta cuándo se pueden usar las horas acumuladas. En el ejemplo es el 31 de diciembre, así que las vacaciones deben disfrutarse dentro del mismo año. En "Transferir hasta" eliges cuántas horas se pueden pasar al año siguiente. En el ejemplo es 0, porque por norma general las vacaciones no se acumulan de un año a otro. Haz clic en "Guardar" cuando termines.

Nota: el ejemplo se basa en una jornada de 40 horas semanales. Si un empleado trabaja, por ejemplo, 30 horas a la semana, "Total por año de acumulación" debe ser 132 horas (22 días de 6 horas). Si tu convenio colectivo da más días o tienes empleados con distintas horas semanales, puedes crear un perfil para cada grupo.

El perfil aparece ahora bajo el tipo de ausencia con un breve resumen de las reglas.

Nota: cuando un perfil está asignado a empleados, solo puedes cambiar el nombre. Si hay que cambiar las reglas, crea un perfil nuevo y pasa a los empleados a él a partir de una fecha concreta.

Abre el empleado en la lista del equipo y haz clic en "Editar perfil". Abre "Banco de ausencias", haz clic en "Añadir perfil de acumulación" bajo el tipo de ausencia y elige el perfil. Después elige la fecha desde la que el empleado empieza a acumular y haz clic en "Guardar".

Si la fecha es anterior a hoy, Workfeed recalcula la acumulación desde esa fecha al guardar.

Si el empleado debe cambiar a otro perfil a partir de una fecha posterior, haz clic en "Planificar un cambio". Si eliges "Sin acumulación", la acumulación se pausa desde la fecha elegida.

Cuando el perfil está asignado, verás las horas acumuladas en el banco de ausencias del empleado. En cada mes, "Acumulado" muestra cuántas horas ha acumulado el empleado.

Puedes ver el saldo de ausencia de un empleado seleccionando al empleado correspondiente en la lista del equipo. Cuando abras el perfil del empleado, puedes hacer clic en "Banco de ausencias" para ver su saldo de ausencia actual.

Desde aquí obtienes una lista completa de las ausencias del empleado, donde la ausencia más reciente se muestra en la parte superior, así como cualquier solicitud de ausencia.

Además de ver el banco de ausencias actual, también puedes revisar el cálculo que hay detrás. Al hacer clic en el tipo de ausencia en la barra superior, obtienes una visión detallada de las ausencias del empleado y de cómo afectan al banco de ausencias.

La ausencia del tipo de ausencia seleccionado se muestra mes a mes, con la más reciente en la parte superior. Para ver el desglose a nivel diario, solo tienes que hacer clic en un periodo para abrir la vista detallada.

Nota. Para activar el banco de ausencias, debes introducir una cantidad de horas de ausencia acumuladas o asignar al empleado un perfil de acumulación.

El registro horario muestra una lista con el saldo de ausencia de cada empleado en una vista general, que aparecerá junto a su nombre en la lista. Si quieres ver el saldo de ausencia de un empleado específico, solo tienes que hacer clic en "X días" para ver los detalles.

Nota: El saldo de ausencia se basa en el periodo que has configurado en el registro horario.

Es posible hacer ajustes manuales en el banco de ausencias. Desde aquí puedes añadir manualmente horas acumuladas al saldo de ausencia o corregir la cantidad de ausencias registradas. Solo tienes que hacer clic en el icono azul de más "➕" en la esquina superior derecha del banco de ausencias.

Desde aquí tienes dos opciones:

En ambas opciones, introduces las horas y los minutos de la ausencia, seleccionas el tipo de ausencia y defines el periodo al que debe aplicarse. También puedes darle un nombre al ajuste para asegurarte de saber de qué ajuste de ausencia se trata en el resumen de ausencias.

Cuando el ajuste manual se haya guardado, tanto tú como el empleado correspondiente podréis verlo en el banco de ausencias del empleado.

Si necesitas corregir o eliminar un ajuste manual, puedes ir al banco de ausencias del empleado desde la lista del equipo, seleccionar el tipo de ausencia correspondiente en la parte superior de la barra de ausencias y, a continuación, hacer clic en el periodo para el que se hizo el ajuste.

Desde aquí puedes hacer clic en el ajuste, realizar las correcciones necesarias y hacer clic en "Guardar", o eliminarlo haciendo clic en "Eliminar" en la parte inferior.