Möglichkeiten, Mitarbeiter hinzuzufügen
Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, Mitarbeiter zu deinem Workfeed hinzuzufügen:
Einzelne Benutzer individuell hinzufügen
Mehrere Benutzer gleichzeitig hinzufügen
Benutzer aus deiner Abrechnungssoftware importieren
Wie man einzelne Benutzer individuell hinzufügt
Öffne zunächst die Teamliste, indem du auf das '👥'-Symbol im oberen Menü klickst. Hier siehst du eine Liste aller deiner aktuellen Mitarbeiter in Workfeed. Um einen neuen Mitarbeiter hinzuzufügen, klicke auf das blaue Plus-Symbol in der oberen rechten Ecke.
Füge den Mitarbeiter hinzu, indem du seinen vollständigen Namen und seine E-Mail-Adresse eingibst. Du solltest im Vorfeld entscheiden, welche Rolle(n) dem Mitarbeiter zugewiesen werden soll(en), da Mitarbeiter keinen Zugriff auf Workfeed haben, bis sie eine Rolle in einer Abteilung erhalten haben. Mehr über das Erstellen von Rollen kannst du hier nachlesen und über Abteilungen hier.
Wenn du eine Lohnintegration hast, kannst du auch wählen, den neuen Mitarbeiter automatisch zu deinem Lohnsystem hinzuzufügen, sobald er sein Profil abgeschlossen hat. Setze einfach ein Häkchen in das Kästchen unten im Menü. Wenn du fertig bist, klicke auf 'Hinzufügen'.
Außerdem kannst du oben rechts in der Einladungseinstellung 'Erforderlich im Anmeldelink' bearbeiten. Hier kannst du Eingabefelder erstellen und verwalten, die im Anmeldelink erscheinen, wenn der Mitarbeiter sein Profil einrichtet. Die Eingabefelder liefern Informationen, die du im Voraus vom Mitarbeiter haben möchtest.
Du kannst dem Mitarbeiter im gleichen Prozess auch einen Vertrag zuweisen, den er aus deinen Vertragvorlagen unterschreiben soll. Auf diese Weise muss der Mitarbeiter seinen Vertrag lesen und unterschreiben, wenn er sich anmeldet.
Die Option, Benutzer einzeln hinzuzufügen, eignet sich besonders für dich, wenn du kontinuierlich neue Mitarbeiter hinzufügst, ein kleineres Team hast oder einfach den Überblick über die Einrichtung jedes Mitarbeiters von Anfang an behalten möchtest.
Wie man mehrere Benutzer gleichzeitig hinzufügt
Du kannst auch mehrere Mitarbeiter gleichzeitig einladen, indem du einen Einladungslink erstellst, den du kopieren und an deine Mitarbeiter senden kannst. Klicke einfach auf 'Mehrere einladen', bearbeite, welche Rolle(n) und Abteilung(en) den Mitarbeitern zugewiesen werden sollen, und klicke anschließend auf 'Link kopieren'.
Diese Option ist ideal, wenn du ein größeres Team hast und Zeit sparen möchtest, indem du alle mit nur einem Klick einlädst.
Wie man Benutzer aus der Abrechnungssoftware importiert
Eine dritte Möglichkeit, neue Mitarbeiter hinzuzufügen, besteht über deine Abrechnungssoftware, indem du auf 'Importieren' klickst. Wenn du eine oder mehrere Lohnabrechnungsintegration(en) in Workfeed hast, kannst du das Abrechnungssoftware aus der Liste auswählen und verwalten, welche Mitarbeiter eine E-Mail-Einladung erhalten sollen. Sobald du bereit bist, klicke einfach auf 'Hinzufügen'. Du kannst Mitarbeiter auch importieren, indem du eine CSV-Datei importierst.
Sobald deine Mitarbeiter zu Workfeed hinzugefügt wurden, erscheinen sie in der Teamliste. Von hier aus kannst du ihre Details, Rollen, Abteilungen und so weiter jederzeit bearbeiten. Du kannst Mitarbeiter auch archivieren und wiederherstellen, falls nötig.
FAQ
Was passiert, wenn ich meine Mitarbeiter einlade?
Wenn du einen einzelnen Benutzer mit einer E-Mail-Einladung hinzufügst, erhält er eine E-Mail von Workfeed, die erklärt, dass dein Unternehmen Workfeed für die Dienstplanung verwendet. In der E-Mail befindet sich ein Link, über den sie ihr Profil vervollständigen können. Hier müssen sie Details wie Telefonnummer, Passwort und alle erforderlichen Felder ausfüllen, die du hinzugefügt hast.
Falls du mehrere Benutzer gleichzeitig einlädst, indem du den Einladungslink versendest, gelangen sie direkt auf die Seite, wo sie ihre Details ausfüllen müssen.
Wenn du Benutzer aus deiner Abrechnungssoftware oder einer CSV-Datei importiert hast, erhalten sie ebenfalls eine E-Mail-Einladung.
Meine Mitarbeiter sagen mir, dass sie keinen Zugang zu Workfeed haben, bis ich sie genehmige. Was muss ich tun?
Wenn deine Mitarbeiter keinen Zugang zu ihrem Konto in Workfeed haben, könnte es daran liegen, dass du ihnen noch keine Rolle in einer Abteilung zugewiesen hast. Um Zugang zum Zeitplan zu erhalten, benötigen sie mindestens eine Rolle in einer Abteilung.Mein Mitarbeiter hat die E-Mail-Einladung nicht erhalten. Kann ich die Einladung erneut senden?
Ja, stelle sicher, dass der Mitarbeiter auch den Spam-Ordner überprüft. Wenn du die Einladung erneut senden möchtest, öffne den Mitarbeiter in der Teamliste. Oben im Profil sollte 'Warten auf Benutzer' angezeigt werden. Klicke auf den Link 'Keine E-Mail erhalten?' und sende die Einladung erneut.Mein Mitarbeiter hat sich bereits mit einem anderen Workfeed-Konto angemeldet. Kann ich ihn trotzdem einladen?
Ja, du kannst einen Mitarbeiter trotzdem hinzufügen, auch wenn er bereits mit einem anderen Arbeitsplatz angemeldet ist. Solange der andere Arbeitsplatz Workfeed verwendet und sie sich mit derselben E-Mail und demselben Passwort wie ihr bestehendes Konto anmelden, können sie auf beide Konten zugreifen. Nachdem sie ihr Profil vervollständigt haben, können sie direkt in Workfeed zwischen den Arbeitsplätzen wechseln.Kann ich die Mitarbeitererstellung über eine API automatisieren?
Ja, du kannst die Mitarbeitererstellung über eine API einrichten. Beachte jedoch, dass die API-Funktion Teil unseres Pro+ Abonnements ist.