Workfeed maakt het mogelijk om het verlof van je werknemers automatisch te registreren via de "Verlofbank". Hier krijg je een volledig overzicht van het geregistreerde verlof, opgebouwde verlof en de verlofaanvragen van je werknemers. Je kunt ook handmatige aanpassingen maken aan het verlofsaldo en bepalen hoeveel uur er van het saldo moet worden afgetrokken wanneer verlof wordt geregistreerd of goedgekeurd.

Praktisch voorbeeld: Een werknemer heeft 80 uur vakantie opgebouwd in zijn verlofbank. De werknemer vraagt een week vakantie aan en op basis van het werkurenprofiel van de werknemer wordt verwacht dat de werknemer die week 37 uur werkt. Wanneer je de verlofaanvraag goedkeurt, kan Workfeed 37 uur aftrekken van het vakantiesaldo van de werknemer, zodat de werknemer nog 43 uur vakantie over heeft. In de verlofbank kun je een gedetailleerd overzicht zien van hoe het saldo is berekend.

Deze gids legt uit hoe je een werkurenprofiel aan een werknemer kunt toewijzen.

Om te beginnen met het registreren van het verlof van je werknemers, moet je een hoeveelheid opgebouwd verlof aan de werknemer toevoegen. Dat kun je handmatig doen, of je laat Workfeed het automatisch doen met een opbouwprofiel, zoals hieronder beschreven. In de verlofbank kun je ook het verloftype, de periode en de uren aangeven, zodat het verlof correct wordt berekend.

Deze gids legt uit hoe je verlof aan een werknemer toewijst.

Met een opbouwprofiel zet Workfeed opgebouwd verlof automatisch in de verlofbank, bijvoorbeeld elke maand vakantie-uren. Je hoeft opgebouwde uren dan niet meer handmatig toe te voegen.

Let op: opbouwprofielen zijn onderdeel van Workfeed Pro+.

Ga naar het tabblad "Verlof" en klik rechtsboven op "Verloftypes beheren".

Kies het verloftype dat moet worden opgebouwd, bijvoorbeeld "Vakantie".

Klik onder "Opbouwprofielen" op "Toevoegen". Je kunt vanaf nul beginnen of een kant-en-klaar sjabloon kiezen. Er zijn onder andere sjablonen voor wettelijk verlof in Nederland, het Verenigd Koninkrijk, Duitsland en Denemarken.

Het sjabloon "Wettelijk verlof" geeft 4 keer de wekelijkse uren: 160 uur per jaar bij een 40-urige werkweek. Het opbouwjaar begint op 1 januari, en de uren zijn te gebruiken tot 30 juni van het volgende jaar.

Let op: het sjabloon gaat uit van een 40-urige werkweek. Werken je werknemers een ander aantal uren, pas het profiel dan aan. Werkt een werknemer bijvoorbeeld 32 uur per week, dan moet "Totaal per opbouwjaar" 128 uur zijn (4 keer 32 uur). Heb je werknemers met verschillende weekuren, dan kun je voor elke groep een eigen profiel aanmaken. Voor oproepkrachten en werknemers zonder vaste uren kun je het sjabloon "Wettelijk verlof, per uur" gebruiken, dat 7,69% van de uren van elke shift opbouwt.

Daarna kun je het profiel aanpassen:

Verderop kies je onder "Te gebruiken tot" hoe lang de opgebouwde uren gebruikt kunnen worden. Onder "Overdragen tot" kies je hoeveel uren naar het volgende opbouwjaar mogen worden overgedragen. Klik op "Opslaan" als je klaar bent.

Het profiel staat nu onder het verloftype met een kort overzicht van de regels.

Let op: zodra een profiel aan werknemers is toegewezen, kun je alleen nog de naam wijzigen. Moeten de regels veranderen, maak dan een nieuw profiel aan en zet de werknemers vanaf een bepaalde datum over.

Open de werknemer in de teamlijst en klik op "Profiel bewerken". Open "Verlofbank", klik onder het verloftype op "Opbouwprofiel toevoegen" en kies het profiel. Kies daarna de datum vanaf wanneer de werknemer moet opbouwen en klik op "Opslaan".

Ligt de datum in het verleden, dan berekent Workfeed de opbouw vanaf die datum opnieuw wanneer je opslaat.

Moet de werknemer vanaf een latere datum overstappen naar een ander profiel, klik dan op "Wijziging plannen". Kies je "Geen opbouw", dan wordt de opbouw vanaf de gekozen datum gepauzeerd.

Zodra het profiel is toegewezen, zie je de opgebouwde uren in de verlofbank van de werknemer. Bij elke maand staat onder "Opgebouwd" hoeveel uren de werknemer heeft opgebouwd.

Je kunt het verlofsaldo van een werknemer bekijken door de betreffende werknemer in de teamlijst te selecteren. Wanneer je het profiel van de werknemer opent, kun je op "Verlofbank" klikken om het actuele verlofsaldo van de werknemer te bekijken.

Vanuit hier krijg je een volledige lijst van het verlof van de werknemer, waarbij het nieuwste verlof bovenaan wordt weergegeven, evenals eventuele verlofaanvragen.

Naast het bekijken van de actuele verlofbank kun je ook de berekening erachter bekijken. Door op het verloftype in de bovenste balk te klikken, krijg je een gedetailleerd overzicht van het verlof van de werknemer en hoe dit de verlofbank beïnvloedt.

Het verlof voor het geselecteerde verloftype wordt maand voor maand weergegeven, met het nieuwste bovenaan. Om de uitsplitsing op dagniveau te bekijken, klik je gewoon op een periode om het gedetailleerde overzicht te openen.

Let op: om de verlofbank te activeren, moet je een hoeveelheid opgebouwde verlofuren invoeren of de werknemer een opbouwprofiel toewijzen.

De urenregistratie toont een overzicht van het verlofsaldo van elke werknemer. Dit wordt naast hun naam in de lijst weergegeven. Als je het verlofsaldo van een specifieke werknemer wilt bekijken, klik je simpelweg op "X dagen" om de details te bekijken.

Let op. Het verlofsaldo is gebaseerd op de periode die je hebt ingesteld in de urenregistratie.

Het is mogelijk om handmatige aanpassingen te maken in de verlofbank. Vanuit hier kun je een hoeveelheid opgebouwd verlof aan het verlofsaldo toevoegen of al geregistreerd verlof aanpassen. Klik hiervoor op het blauwe "➕"-icoon rechtsboven in de verlofbank.

Vanuit hier heb je twee mogelijkheden:

Bij beide mogelijkheden voer je de uren en minuten voor het verlof in, kies je het verloftype en stel je de periode in waarvoor dit moet gelden. Je kunt de aanpassing ook een naam geven, zodat je zeker weet om welke verlofaanpassing het gaat in het verlofoverzicht.

Wanneer de handmatige aanpassing is opgeslagen, kunnen zowel jij als de betreffende werknemer deze zien in de verlofbank van de werknemer.

Als je een handmatige aanpassing moet corrigeren of verwijderen, kun je via de teamlijst naar de verlofbank van de werknemer gaan, het relevante verloftype bovenaan in de verlofbalk selecteren en vervolgens op de periode klikken waarvoor de aanpassing is gemaakt.

Hier kun je op de aanpassing klikken, de nodige correcties aanbrengen en op "Opslaan" klikken, of deze verwijderen door onderaan op "Verwijderen" te klikken.