Zo werkt het registreren van overuren in Workfeed
Met Workfeed kun je de overuren van je werknemers automatisch registreren door de uren in hun werkurenprofiel te vergelijken met hun daadwerkelijk gewerkte uren.
Praktisch voorbeeld: Van een werknemer met een huidige overurenbank van +1 uur wordt volgens het werkurenprofiel verwacht dat hij of zij 40 uur per week werkt. Werkt de werknemer in een week 41 uur, dan past Workfeed de overurenbank aan naar +2 uur. In de overurenbank vind je een gedetailleerd overzicht van hoe het saldo wordt berekend.
De overurenbank activeren
Om de overuren van je werknemers te registreren, moet je een werkurenprofiel aanmaken en/of toewijzen waarin de overurenbank is geactiveerd. In hetzelfde profiel kun je ook de exacte werkdagen en -tijden van de werknemer opgeven, zodat de berekeningen nauwkeurig zijn.
De overuren van een werknemer bekijken
Je kunt de overurenbank van een werknemer bekijken door de werknemer in de teamlijst te selecteren en vervolgens op "Overurenbank" te klikken om het saldo te zien.
Naast de huidige overurenbank kun je ook de berekening ervan bekijken. Je ziet een gedetailleerde uitsplitsing van de geregistreerde werkuren van een werknemer ten opzichte van de uren in het werkurenprofiel, en hoe dit de overurenbank beïnvloedt over verschillende tijdsintervallen. Hier kun je kiezen of je dit cyclisch, wekelijks of maandelijks wilt zien. Voor een overzicht op dagniveau klik je op een periode, waarna het gedetailleerde overzicht opent.
Handmatige aanpassingen van de overurenbank
Je kunt handmatige aanpassingen doen als je bijvoorbeeld uren uit een eerder systeem wilt toevoegen of uitbetaalde uren wilt verwijderen. Klik op een week in de weergave en vervolgens op het blauwe "➕"-icoon om uren aan het saldo toe te voegen of ervan te verwijderen.
Kies hier of de uren aan de overurenbank moeten worden toegevoegd of ervan moeten worden afgetrokken, vul uren en/of minuten in, voeg een notitie toe met de reden voor de handmatige aanpassing en kies de datum waarop de aanpassing moet worden geregistreerd. Klik op "Aanpassing toevoegen" om deze op te slaan.
Zodra de handmatige aanpassing is opgeslagen, kunnen zowel jij als de betreffende werknemer de aanpassing in de overurenbank zien.
Overurentoeslagen instellen
Het is niet ongebruikelijk dat 1 overuur wordt vermenigvuldigd met bijvoorbeeld 1,5, wat betekent dat elk overuur 1,5 uur toevoegt aan de overurenbank. Als dat in jouw bedrijf zo is, kun je een overurentoeslag instellen zodat Workfeed hier automatisch rekening mee houdt. Zo werkt het:
Je beheert je (overuren)toeslagen via de instellingen voor tijdregistratie. Open de instellingen door op het "⚙️"-icoon te klikken en "Tijdregistratie" te kiezen. Zoek naar "Toeslagen" en klik op "Open" om toeslagen aan te maken of te bewerken.
Als je rechtsboven in het vak op het blauwe plusje "➕" klikt, begin je met het aanmaken van een nieuwe toeslag. Eerst kun je de toeslag een naam geven. Klik daarna op "Wanneer" om te bepalen wanneer de toeslag moet ingaan.
Nadat je op "Wanneer" hebt geklikt, kun je "Overuren" kiezen. Daarna kun je bepalen wanneer de toeslag moet ingaan, bijvoorbeeld wanneer een shift op een doordeweekse dag langer duurt dan 8 uur.
Vervolgens kun je op "Toevoegen" klikken om te bepalen wat er moet gebeuren wanneer de toeslag ingaat. Om uren aan het overurensaldo toe te voegen, klik je op "⏰ Overuren balans". Daarna kun je bepalen of de overuren moeten worden vermenigvuldigd zoals in het voorbeeld hierboven, of dat er een zelfgekozen aantal uren aan het saldo moet worden toegevoegd.
Tot slot kun je bepalen voor welke werknemers de toeslag geldt. Uiteraard komen alleen werknemers met een overurenbank in aanmerking voor een overurentoeslag. Je kunt dit wel verder beperken door te filteren op bepaalde rollen of werknemers.
Als je klaar bent, klik je op "Opslaan" om de toeslag op te slaan. Na het opslaan gaat de toeslag direct in.
Overuren omruilen voor compensatietijd
Als een werknemer overuren heeft opgebouwd, kan hij of zij deze uren gebruiken om vrij te nemen - in Workfeed noemen we dat compensatietijd. Werknemers kunnen zelf via de Workfeed-app een verzoek voor compensatietijd indienen. Wanneer je het verzoek goedkeurt, worden de geplande uren op de dag of dagen waarop de compensatietijd is gepland automatisch afgetrokken van het overurensaldo van de werknemer.
FAQ
Kunnen werknemers hun overurenbank zien?
Ja, je werknemers kunnen hun overurenbank zien. In deze handleiding zie je hoe werknemers hun overurenbank kunnen bekijken.
Kunnen werknemers elkaars overurenbank zien?
Nee, je werknemers kunnen de overurenbank van andere werknemers niet zien. Ze zien alleen hun eigen overurenbank en houden zo hun eigen overurensaldo bij.
Kan ik de overurenbank van een werknemer handmatig aanpassen?
Ja, je kunt de overurenbank van een werknemer handmatig aanpassen. Als je op het blauwe plus-icoon "➕" naast de overurenbank van een werknemer klikt, kun je uren aan het saldo toevoegen of ervan aftrekken.
Ik heb mijn werknemer compensatietijd gegeven, maar het saldo van de overurenbank is niet gedaald. Waarom?
Zorg ervoor dat er voor de werknemer een shift met voldoende werkuren is ingepland op de dag waarop de compensatietijd is gepland. De uren van die shift zijn de uren die van de overurenbank worden afgetrokken.
Kan ik de overuren van een werknemer als loon uitbetalen in Workfeed?
Nee, het is niet mogelijk om overuren rechtstreeks in Workfeed uit te betalen. Als je overuren uitbetaalt, kun je de uren met een handmatige aanpassing van het saldo aftrekken.Voor wie is het zinvol om een overurenbank in te stellen, en waarom?
De overurenbank is in principe bedoeld voor werknemers met een maandsalaris. Het heeft geen zin om een overurenbank te hebben voor een werknemer met een uurloon, omdat die al precies wordt betaald voor de gewerkte uren. Een overurenbank wordt gebruikt om verschillen tussen afgesproken en daadwerkelijke werktijd te registreren en te verrekenen, iets wat alleen relevant is voor werknemers met een vast salaris, waarbij het loon niet varieert met het aantal uren.