Werkurenprofielen stellen je in staat om te specificeren hoe de standaard wekelijkse uren over de afzonderlijke dagen van de week worden verdeeld, zodat de overuren en verlof van je werknemers nauwkeurig kunnen worden bijgehouden.
In een werkurenprofiel kun je de volgende details definiëren:
De standaard wekelijkse uren van een werknemer
Op welke dagen en tijden van de week een werknemer werkt
Of een werknemer op feestdagen werkt
Of de overuren van een werknemer moeten worden bijgehouden
werkurenprofielen zijn ook een belangrijk hulpmiddel om maandelijks betaalde werknemers op te nemen in de berekening van bijvoorbeeld loonpercentages.
Een nieuw werkurenprofiel maken
Om een nieuw werkurenprofiel aan te maken, open je het instellingenmenu en selecteer je ‘Tijdregistratie’. Hier vind je ‘Werkurenprofielen’ en kun je ‘Profielen beheren’ selecteren. Om een nieuw werkurenprofiel aan te maken, klik je op het blauwe '➕' pictogram in de rechterbovenhoek van je scherm.
Rooster-interval
Nadat je de naam van het profiel hebt ingevuld, kun je aangeven of het rooster wekelijks, om de twee weken, cyclisch of flexibel is:
Als het rooster wekelijks is, kies je 'Voeg een week toe'.
Als het rooster om de twee weken is, kies je 'Voeg twee weken toe'.
Als het rooster cyclisch is en bijvoorbeeld elke 9 dagen wordt herhaald, kies je 'Voeg een aangepast aantal dagen toe...'.
Als het rooster flexibel is, kies je 'Voeg gemiddelde werkdag toe'.
Werkuren
Zodra je een geschikte optie hebt geselecteerd, kun je de exacte werkdagen, uren en pauzes bepalen. De totale uren voor het profiel worden automatisch berekend en weergegeven onder de dagen.
Feestdagen
Nadat je de werkuren hebt bepaald, kun je aangeven of de werknemer(s) waarvoor dit profiel is bedoeld op feestdagen werken.
Als je deze instelling uit laat, worden de verwachte uren op dagen waarop een feestdag valt ingesteld op 0u 0m (alleen van toepassing wanneer de overurenbank of verlofopbouw is ingeschakeld).
Als je deze instelling inschakelt, worden feestdagen gezien als normale dagen waarop van een werknemer wordt verwacht te werken (alleen van toepassing wanneer de overurenbank of verlofopbouw is ingeschakeld).
Overuren registratie
Tot slot kun je aangeven of de overuren van de werknemer(s) waarvoor dit profiel is bedoeld, moeten worden bijgehouden.
Als je deze instelling uitschakelt, worden overuren niet bijgehouden voor de werknemer(s) die aan dit werkurenprofiel zijn toegewezen.
Wanneer je deze instelling inschakelt, wordt er een overurenbank toegevoegd aan het profiel van de werknemer(s) die aan dit werkurenprofiel zijn toegewezen en worden hun overuren automatisch bijgehouden.
Een werkurenprofiel toewijzen aan een werknemer
Je kunt een werkurenprofiel aan een werknemer toewijzen vanuit hun profiel. Open de teamlijst, zoek de betreffende werknemer, klik op ‘Profiel bewerken’, selecteer 'Overurenbank', en klik op 'Profiel toewijzen'.
Let op: het toewijzen van een werkurenprofiel aan een werknemer maakt zijn/haar diensten niet automatisch aan; de diensten moeten handmatig worden toegevoegd.
Hier kun je de ingangsdatum van het werkurenprofiel definiëren om aan te geven wanneer het profiel van kracht moet worden. Zodra je de ingangsdatum hebt gedefinieerd, klik je op ‘Profiel toewijzen’ om een bestaand profiel toe te wijzen of een nieuw profiel aan te maken.
Een bestaand werkurenprofiel toewijzen
Als je van plan bent om een bestaand profiel toe te wijzen, zoek dan naar het relevante profiel en klik op ‘Profiel toewijzen’. Optioneel kun je een datum bepalen tot wanneer het werkurenprofiel actief moet zijn. Als het voor onbepaalde tijd moet worden toegewezen, kun je deze optie negeren. Als je klaar bent om het profiel toe te wijzen, kun je klikken op ‘Opdracht bijwerken’.
Een nieuw werkurenprofiel toewijzen
Als je een nieuw profiel wilt aanmaken, kun je klikken op ‘Profielen beheren’ en vervolgens klikken op het blauwe '➕' pictogram in de rechterbovenhoek. Nadat je het profiel hebt aangemaakt, kun je het profiel opslaan door op de blauwe ‘Opslaan’-knop te klikken. Nadat je het profiel hebt opgeslagen, kun je terugkeren naar de lijst met profielen door te klikken op ‘←’. Vanaf hier kun je het toewijzen aan een werknemer door te klikken op ‘Profiel toewijzen’.
Een werkurenprofiel bewerken
Al je werkurenprofielen zijn te vinden in de instellingen voor tijdregistratie. Wanneer je het instellingenmenu opent en ‘Tijdregistratie’ selecteert, vind je ‘Werkurenprofielen’. Klik op ‘Beheren’ om de lijst met je profielen te openen. Klik op ‘Bewerken’ om een profiel te bewerken.
Let op dat wijzigingen in een werkurenprofiel met terugwerkende kracht worden toegepast. Als de arbeidsvoorwaarden van een werknemer veranderen, is het handiger om een einddatum toe te voegen aan hun huidige werkurenprofiel. Je kunt een nieuw profiel toewijzen dat vanaf een specifieke datum hun nieuwe voorwaarden weerspiegelt.
Een nieuw werkurenprofiel toewijzen aan een werknemer die al is toegewezen aan een ander profiel
Wanneer de arbeidsvoorwaarden van een werknemer veranderen, kun je een nieuw profiel toewijzen aan de werknemer dat van kracht wordt wanneer hun huidige profiel afloopt. Zo werkt het:
Begin met het instellen van een einddatum voor hun huidige werkurenprofiel. Dit kun je doen door hun profiel te openen, ‘Overurenbank’ te selecteren, en op ‘Bewerken’ te klikken. Hier kun je een einddatum toevoegen aan hun actieve werkurenprofiel.
Vervolgens kun je een nieuw werkurenprofiel selecteren of aanmaken dat hun nieuwe arbeidsvoorwaarden weerspiegelt. Het nieuwe profiel wordt actief zodra de einddatum van hun huidige werkurenprofiel is bereikt.
FAQ
Kan ik hetzelfde werkurenprofiel aan meerdere werknemers toewijzen?
Ja, als meerdere werknemers dezelfde arbeidsvoorwaarden hebben, kun je hetzelfde werkurenprofiel aan hen toewijzen.
Kan ik een werkurenprofiel verwijderen uit het profiel van een werknemer?
Ja, je kunt een werkurenprofiel verwijderen uit het profiel van een werknemer. Open het profiel van de werknemer en klik op 'Overurenbank'. Daar kun je het huidige profiel verwijderen of een einddatum instellen.
Kan ik een werkurenprofiel verwijderen?
Het is niet mogelijk om een profiel permanent te verwijderen, maar je kunt een profiel wel archiveren. Zo werkt het:Ga naar de werkurenprofielen via 'Tijdregistratie' in het instellingenmenu.
Klik op 'Beheren' naast 'Werkurenprofiel' om de lijst met je profielen te openen.
Om een profiel te archiveren, klik je op 'Bewerken' onder het profiel dat je wilt archiveren en vervolgens op de oranje knop rechtsboven in het scherm.
Let op: werknemers die aan het profiel zijn gekoppeld, blijven eraan gekoppeld. Als je deze koppeling wilt verwijderen, klik je onderaan het scherm op
'Toegewezen werknemers' en verwijder je de werknemers daar.
Kan ik een gearchiveerd werkurenprofiel herstellen?
Ja, je kunt de archivering van een werkurenprofiel op elk moment ongedaan maken.
De arbeidsvoorwaarden van een van mijn werknemers veranderen en het huidige werkurenprofiel sluit niet meer aan op de nieuwe situatie. Wat moet ik doen?
In het gedeelte "Zo wijs je een nieuw werkurenprofiel toe aan een werknemer die al een ander profiel heeft" lees je hoe je een nieuw profiel kunt toewijzen wanneer de arbeidsvoorwaarden van een werknemer veranderen.