¿Qué es auto asignar?
Auto asignar es la función de planificación automática de Workfeed, que te permite asignar empleados a turnos con un solo clic.
Cómo funciona
Auto asignar asigna cuidadosamente tus empleados a turnos en el horario basándose en la disponibilidad indicada por tu equipo, las funciones, las horas semanales mínimas y máximas y las reglas de planificación para garantizar una distribución óptima. Además, también puedes adaptar nuestro algoritmo para que se ajuste lo mejor posible a tus necesidades.
Antes de empezar con auto asignar
Es importante comprobar si has definido las horas mínimas y máximas de los empleados y/o si has marcado empleados como principales en los departamentos en los que quieres usar auto asignar.
Cómo definir las horas mín. y máx. de los empleados
Puedes definir las horas mín. y máx. de cada empleado haciendo clic en auto asignar en la vista general del horario y seleccionando 'Ajustar las horas mín. y máx.'. Esto abrirá una vista general de las horas mín. y máx. de todos tus empleados, donde podrás hacer ajustes.
Ajusta las horas de un empleado concreto
Ve a la lista del equipo haciendo clic en el icono '👬' en la parte superior derecha de la pantalla. Busca el empleado que quieres editar y haz clic en 'Editar perfil'. Después, busca la pestaña 'Mín. y máx. horas/semana'. Asegúrate de hacer clic en 'Guardar' en la parte superior derecha cuando hayas hecho tus cambios.
Cómo marcar empleados como principales en un departamento
Auto asignar solo tiene en cuenta a los empleados principales del departamento cuando se asignan empleados a turnos. Cuando marcas a un empleado como principal en un departamento, indicas que esta es su área principal y te aseguras de que se incluya en auto asignar.
Puedes marcar a un empleado como principal desde el panel del departamento. Para acceder al panel del departamento, haz clic en el nombre de tu departamento en la esquina superior izquierda y selecciona 'Gestionar departamentos'. Al hacer clic en un departamento, puedes marcar empleados como principales haciendo clic en 'Empleados principales' en la esquina inferior derecha. Simplemente marca la casilla ☑️ junto a un empleado si quieres marcarlo como principal.
Cómo adaptar el algoritmo de auto asignar
Una vez que hayas asignado las horas mín. y máx. a los empleados, indicado los departamentos principales y creado el horario, puedes empezar a adaptar el algoritmo para que se ajuste a tus necesidades. Puedes hacerlo haciendo clic en 'Auto asignar' en la parte superior derecha de la vista general del horario.
Una vez que hayas abierto auto asignar, puedes empezar a adaptar el algoritmo de las siguientes maneras:
Qué empleados y funciones debe incluir auto asignar.
La pausa mínima que debe tener un empleado entre dos turnos.
El número máximo de días laborables consecutivos que se puede planificar para un empleado.
Si los empleados pueden asignarse a varios turnos el mismo día.
Cómo usar auto asignar
Una vez que hayas asignado las horas mín. y máx. a los empleados, indicado los departamentos principales, creado el horario y adaptado el algoritmo, auto asignar estará listo para completar tu horario. Todo lo que tienes que hacer es hacer clic en el gran botón azul 'Auto asignar'.
A partir de aquí, solo tienes que sentarte y esperar mientras Workfeed asigna los turnos. Ten en cuenta que cuantos más turnos completes, más tiempo tardará.
Cuando auto asignar haya terminado de asignar empleados a los turnos, puedes guardar el horario (aún no se publicará) seleccionando 'Mantener y guardar los cambios', o puedes dejar que auto asignar sugiera otra opción seleccionando 'Deshacer' e iniciando auto asignar de nuevo.
Después de que auto asignar haya terminado y se haya guardado, verás movimiento en los círculos del lado izquierdo del horario. Los círculos representan en qué medida se cumplen las horas semanales de un empleado:
Naranja significa que un empleado tiene menos horas que su mínimo.
Verde significa que el empleado está entre su mínimo y máximo de horas.
Rojo significa que se le han asignado más horas que su máximo (esto no ocurre con auto asignar).
¿Cómo garantiza auto asignar una distribución precisa?
El algoritmo de auto asignar de Workfeed tiene en cuenta los siguientes factores al asignar empleados a turnos:
La disponibilidad indicada por el empleado. Los empleados pueden enviar su disponibilidad en la app de Workfeed, y auto asignar la respeta de forma sistemática.
Las horas mínimas y máximas especificadas para un empleado. A un empleado nunca se le asignarán más horas que su número máximo de horas.
La función del empleado. No se asignará un empleado a un turno si no tiene asignada la función.
Ausencias como vacaciones y enfermedad. Cuando un empleado está registrado como ausente, no se planificará.
La regla de 11 horas. Auto asignar tiene en cuenta la regla de 11 horas y nunca planifica a nadie dentro de las 11 horas posteriores al final de su turno anterior (o el intervalo personalizado que hayas indicado).
5 días laborables. No se planifican más de 5 días a la semana (o el número personalizado que hayas indicado) para un empleado.
FAQ
¿Por qué auto asignar no completa todos los turnos de mi horario?
Auto asignar puede dejar turnos vacíos si no hay ningún empleado adecuado disponible según los factores mencionados en '¿Cómo garantiza auto asignar una distribución precisa?'.
¿Puedo hacer cambios después de usar auto asignar?
Sí, auto asignar es solo un borrador y puedes hacer tus propios cambios antes de publicar el horario.
¿Es posible deshacer auto asignar?
Sí, puedes deshacer auto asignar. Cuando haya terminado, se te preguntará si quieres mantener o deshacer el horario.
No ocurre nada cuando hago clic en auto asignar. ¿Por qué?
La razón más común por la que no ocurre nada al hacer clic en auto asignar es que no hay empleados principales asignados al departamento en el que quieres usar auto asignar. También puede deberse simplemente a que no hay empleados disponibles según los factores mencionados en '¿Cómo garantiza auto asignar una distribución precisa?'.
Recibo un mensaje de error cuando hago clic en auto asignar. ¿Por qué?
Si recibes un mensaje de error, puede haber algo en el horario dentro del periodo seleccionado que esté causando problemas, por ejemplo, un turno con una función asociada que ya no existe. Intenta revisar y volver a cargar el horario, o prueba auto asignar en algunos turnos de otra semana para ver si el error desaparece. Si el mensaje de error sigue apareciendo, no dudes en contactarnos a través del chat de soporte.
No puedo ver el botón de auto asignar en mi horario. ¿Por qué?
Si auto asignar no aparece en tu Workfeed, puede deberse a que no tienes una suscripción Pro o Pro+, donde se incluye autoasignar, o a que tienes varios departamentos abiertos al mismo tiempo en el horario. Auto asignar solo se puede usar en un departamento a la vez.