Die Funktion funktioniert sowohl mit als auch ohne Stempeluhr und kann in Fällen wertvoll sein, in denen die geplanten Stunden geändert werden oder wenn jemand vergessen hat, sich bei seiner Schicht ein- oder auszustempeln.
So lässt du Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten ändern
Öffne die Einstellungen über das ⚙️-Symbol in der oberen rechten Ecke und wähle den Tab "Dienstplan".
Aktiviere die Einstellung mit dem Namen "Mitarbeitern erlauben, ihre Arbeitszeiten zu ändern".
Anschließend kannst du auswählen, ob die Änderungen zur Genehmigung gesendet werden sollen, indem du die Einstellung "Änderungen zur Genehmigung senden, bevor sie durchgeführt werden" aktivierst.
So beantragen Mitarbeiter die Genehmigung von Änderungen
Wenn die Einstellung "Änderungen zur Genehmigung senden, bevor sie durchgeführt werden" aktiviert ist, werden die Änderungen der Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter zur Genehmigung gesendet.
So funktioniert es von der Seite des Mitarbeiters:
Der Mitarbeiter wählt eine seiner bereits absolvierten Schichten aus, bei der die geplanten Stunden bereits vergangen sind.
Anschließend scrollen sie nach unten und klicken auf die Schaltfläche "Arbeitszeit ändern".
Hier geben sie die Änderungen ein, die sie für die Schicht anfordern möchten.
Um Kontext zu geben, können sie auch einen Grund für die Änderung angeben.
Sie schließen den Vorgang ab, indem sie auf "Neue Zeiten speichern" klicken, und die Zeiten werden zur Genehmigung gesendet.
Hinweis: Wenn die Schicht bereits genehmigt wurde, hat der Mitarbeiter keine Möglichkeit mehr, seine Arbeitszeiten zu ändern. Das gleiche gilt, wenn es sich um eine laufende Schicht handelt.
So genehmigst du eine Schichtänderung
Um die Änderungen an der Schicht zu genehmigen, musst du:
Gehe zur Zeiterfassung, indem du oben links von "Dienstplan" zu "Zeiterfassung" wechselst.
Klicke auf die blaue Schaltfläche mit "X Änderungen warten auf Genehmigung".
Nun kannst du die geänderte Schicht sehen. Bewege den Mauszeiger über das 💬-Symbol, um den Kommentar des Mitarbeiters zu sehen.
Genehmige die Schicht, indem du entweder die "Geplanten" Start- und Endfelder oder die "Bearbeiteten" Start- und Endfelder auswählst.
Schließe den Vorgang ab, indem du das Kästchen rechts markierst und oben rechts auf "Genehmigen" klickst.
Nach deiner Genehmigung werden die Stunden der Schicht überall aktualisiert.
FAQ
Ich habe versehentlich die falschen Stunden genehmigt. Kann ich das ändern?
Ja, du kannst problemlos eine Schicht ändern, die du bereits genehmigt hast. Finde einfach die Schicht in deinem Dienstplan und bearbeite sie auf die richtigen Stunden.
Kann ich bestimmten Mitarbeitern erlauben, ihre Schichten zu ändern?
Nein, die Einstellung "Mitarbeitern erlauben, ihre Arbeitszeiten zu ändern" betrifft alle in deinem Konto. Wenn du jemandem erlauben möchtest, den Dienstplan zu ändern, könntest du in deren Berechtigungsprofil Änderungen vornehmen.
Muss ich Änderungen an der Schicht genehmigen?
Es ist optional, ob du die Änderungen der Mitarbeiter zur Genehmigung senden möchtest oder nicht. Diese Einstellung kann unter "Dienstplan" in den Optionen "Änderungen zur Genehmigung senden, bevor sie durchgeführt werden" aktiviert oder deaktiviert werden.
Kann ich den Genehmigungsprozess an eine andere Person delegieren?
Ja, eine Person mit einem Berechtigungsprofil, das das Erstellen und Bearbeiten von Schichten erlaubt, kann solche Änderungen genehmigen. Dies ist jedoch nur über den Dienstplan möglich, da nur Administratoren Zugriff auf die Zeiterfassungsseite haben. Das liegt daran, dass diese Seite sensible Informationen wie die Gehälter der Mitarbeiter enthält.