Standardmäßig können Administratoren sowie Mitarbeitende mit einem Berechtigungsprofil, das das Anzeigen und Bearbeiten von Schichten erlaubt, Schichten in Workfeed erstellen. So geht's:
Schicht erstellen
Du kannst ganz einfach eine Schicht erstellen, indem du an einer beliebigen Stelle im Dienstplan klickst. Daraufhin öffnet sich ein Dropdown-Menü mit mehreren Optionen, darunter auch die Möglichkeit, eine neue Schicht zu erstellen.
Die verschiedenen Felder einer Schicht
Nachdem du eine neue Schicht erstellt hast, kannst du sie spezifizieren. Zum Beispiel kannst du festlegen, welche Rolle mit der Schicht verbunden ist, welcher Mitarbeiter zugewiesen werden soll (oder keiner), den Zeitraum, die Pause und mögliche Kommentare. Unten findest du eine kurze Erklärung jedes Feldes:
Eine Rolle: In dem Bild unten, als "manager" angezeigt, ist eine Möglichkeit, anzugeben, welche Arbeit die Person, die der Schicht zugewiesen ist, ausführen wird. Du kannst deine eigenen Rollen erstellen und sie den passenden Mitarbeitern zuweisen.
Der zugewiesene Mitarbeiter: Der Mitarbeiter, der die Schicht ausführen wird.
Der Zeitraum: Bezieht sich auf die Start- und Endzeit einer Schicht.
Die Pause: Gibt an, wie viel Pause der Mitarbeiter während dieser Schicht nehmen kann. Du kannst die Pausenregelungen in den Einstellungen verwalten.
Der Kommentarbereich 💬: Hier kannst du einen Kommentar zur Schicht einer Person hinterlassen oder für alle, die an diesem Tag arbeiten.
Schichten veröffentlichen
Wenn du neue Schichten erstellst, sind diese nicht automatisch für deine Mitarbeitenden sichtbar. Solange neben einer Schicht eine blaue Linie angezeigt wird, wurde sie noch nicht veröffentlicht. Das bedeutet, dass die Schichten nur für Administratoren und Mitarbeitende mit einem entsprechenden Berechtigungsprofil sichtbar sind.
Du kannst entweder alle Schichten innerhalb des angezeigten Zeitraums (siehe Screenshot) auf einmal veröffentlichen oder einzelne Schichten separat veröffentlichen. Sobald die Schichten veröffentlicht wurden, werden deine Mitarbeitenden benachrichtigt und können sie sehen. Wenn du eine nicht zugewiesene Schicht veröffentlichst, wird sie der Liste der verfügbaren Schichten hinzugefügt, auf die sich deine Mitarbeitenden bewerben können. Mehr dazu erfährst du hier.
Alle Schichten innerhalb des angezeigten Zeitraums auf einmal veröffentlichen
Klicke oben rechts auf dem Bildschirm auf die blaue Schaltfläche "Veröffentlichen", um alle Schichten innerhalb des ausgewählten Zeitraums auf einmal zu veröffentlichen. Die Zahl dahinter gibt an, wie viele Schichten es sind.
Einzelne Schichten veröffentlichen
Wenn du nur eine einzelne Schicht veröffentlichen möchtest, kannst du mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Schicht klicken. Dort findest du die Option "Schicht veröffentlichen". Wenn du darauf klickst, wird nur diese Schicht veröffentlicht. Du kannst auch den Filter verwenden, indem du auf das Trichtersymbol klickst und die Ansicht filterst. Anschließend kannst du nur die angezeigten Schichten veröffentlichen.
Aktivität einer Schicht (Aktivitätsprotokoll)
Für jede einzelne Schicht kannst du sehen, welche Aktionen und eventuellen Änderungen vorgenommen wurden und wer sie vorgenommen hat. Wechsle von "Einzelheiten" zu "Aktivität", um das Aktivitätsprotokoll der Schicht zu sehen.
Hier kannst du sehen, wer die Schicht erstellt oder Mitarbeiter, Rolle, Zeitraum, Pause usw. geändert hat, falls Änderungen an der ursprünglichen Schicht vorgenommen wurden. Du kannst außerdem sehen, an welchem Datum und zu welcher Uhrzeit die Änderungen vorgenommen wurden.
FAQ
Wer kann Schichten erstellen?
Jede Person mit der Berechtigung, Schichten zu erstellen, kann Schichten erstellen. Mehr über Berechtigungsprofile erfährst du hier.Kann ich meinen Mitarbeitenden erlauben, ihre eigenen Schichten zu erstellen?
Ja, das ist möglich. Wenn du zu den Einstellungen gehst (klicke oben rechts auf ⚙️) und zu "Dienstplan" navigierst, findest du unten die Option "Erlaube es Mitarbeitern, Schichten hinzuzufügen". Wenn du diese Einstellung aktivierst, können Mitarbeitende Schichten erstellen (nur für sich selbst). Die erstellten Schichten werden dir zur Genehmigung gesendet, bevor sie veröffentlicht werden. Mehr über das Genehmigen von Schichten erfährst du hier.Kann ich veröffentlichte Schichten bearbeiten?
Ja, das kannst du. Klicke einfach auf die Schicht, die du bearbeiten möchtest. Dort findest du die Option "Schicht bearbeiten". Wenn du darauf klickst, kannst du Änderungen vornehmen. Sobald du fertig bist, klicke unten auf "Speichern", um die Änderungen zu speichern und die zugewiesene Person zu benachrichtigen.Wie kann ich die Veröffentlichung von Schichten rückgängig machen?
Um die Veröffentlichung einer Schicht rückgängig zu machen, klicke einfach mit der rechten Maustaste auf die betreffende Schicht, kopiere sie und füge sie anschließend erneut ein. Danach kannst du die ursprünglich kopierte Schicht löschen. Du hast dann eine neue, identische Schicht, die noch nicht veröffentlicht wurde.
Ich muss meinen gesamten Dienstplan ändern. Kann ich mehrere Schichten gleichzeitig bearbeiten?
Ja, du kannst die Mehrfachbearbeitung von Schichten nutzen und musst Änderungen nicht einzeln an jeder Schicht vornehmen. Mehr dazu erfährst du hier.
Die Schicht ist eine Stunde kürzer oder länger als geplant.
Wenn die Schicht im Verhältnis zur Start- und Endzeit eine Stunde zu viel oder zu wenig zählt, liegt das vermutlich daran, dass die Schicht über die Umstellung zwischen Sommer- und Winterzeit hinweg läuft.