Es gibt zwei Möglichkeiten, die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter zu erfassen, ohne einen Dienstplan zu erstellen. Du kannst deine Mitarbeiter ihre eigenen Schichten erstellen lassen oder sie ein- und auschecken lassen, wenn sie ihre Arbeit beginnen und beenden.
Erfassung der Stunden, indem Mitarbeiter Schichten erstellen
Wenn du die Arbeitszeiten erfassen möchtest, indem deine Mitarbeiter ihre eigenen Schichten erstellen, musst du lediglich die Einstellung "Erlaube es Mitarbeitern, Schichten hinzuzufügen" aktivieren. Das machst du direkt in deinem Workfeed-Konto unter Einstellungen --> Dienstplan.
Sobald die Einstellung aktiviert ist, können deine Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten täglich eintragen, indem sie Schichten im Dienstplan erstellen. Diese Arbeitszeiten werden dir zur Genehmigung gesendet.
Erfassung der Arbeitszeiten mit der Stempeluhr
Wenn du die Arbeitszeiten mit der Stempeluhr erfasst, müssen deine Mitarbeiter einchecken, wenn sie mit der Arbeit beginnen, und auschecken, wenn sie den Arbeitstag beenden. Bevor sie einchecken können, musst du einige Dinge einrichten:
Aktivierung der Stempeluhr
Zunächst musst du entweder die Terminal- oder die App-Stempeluhr aktivieren. Du kannst eine oder beide Optionen in den Stempeluhr-Einstellungen aktivieren, die du in deinen Workfeed-Einstellungen oben rechts auf dem Bildschirm findest. Lies hier mehr über die Terminal- und App-Stempeluhr.
Mitarbeitern erlauben, ohne Schicht einzuchecken
Um Stunden zu erfassen, ohne Mitarbeiter einzuplanen, musst du deinen Mitarbeitern erlauben, ohne Schicht einzuchecken. Du kannst die Einstellung "Einchecken ohne Schicht erlauben" in den Stempeluhr-Einstellungen aktivieren.
Sobald die Einstellung aktiviert ist, können deine Mitarbeiter beginnen, ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Diese Arbeitszeiten werden dir zur Genehmigung gesendet.
Genehmigung der Arbeitszeiten
Wenn ein Mitarbeiter seine Stunden durch das Erstellen von Schichten oder durch Ein- und Auschecken erfasst hat, werden die Stunden zur Genehmigung an dich gesendet. Du kannst diese Stunden in der Zeiterfassungsübersicht von Workfeed verwalten, indem du auf "X Änderungen warten auf Genehmigung" klickst.
Nachdem du auf "X Änderungen warten auf Genehmigung" geklickt hast, kannst du die Arbeitszeiten verwalten. Du kannst sowohl die geplanten Stunden als auch die bearbeiteten/gestempelten Stunden sehen. Um die Stunden zu genehmigen, setze einfach ein Häkchen ☑️ und klicke auf "Genehmigen".
FAQ
Wie funktioniert die Stempeluhr für meine Mitarbeiter?
Kann ich die Stunden einer bereits genehmigten Schicht noch bearbeiten?
Ja, wenn du die Schicht im Dienstplan findest, kannst du darauf klicken und die Zeiten der Schicht bearbeiten, indem du "Schicht bearbeiten" auswählst.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter vergisst, ein- oder auszuchecken?
Wenn ein Mitarbeiter vergisst, ein- und/oder auszuchecken, werden seine Stunden nicht zu Workfeed hinzugefügt. Wenn der betreffende Mitarbeiter dir seine Ankunfts- und Gehzeiten mitteilen kann, kannst du als "Admin" oder "Manager" die Stunden manuell hinzufügen, indem du eine Schicht erstellst.