Aktivierung der Stempeluhr
Als Verwaltung kannst du die Stempeluhr in den Einstellungen deines Workfeed-Kontos aktivieren und verwalten. Um zu den Einstellungen der Stempeluhr zu gelangen, öffnest du die Einstellungen, indem du oben rechts auf '⚙️' klickst und 'Stempeluhr' auswählst. Hier kannst du die Stempeluhr aktivieren und ihre Einstellungen verwalten.
Das Terminal oder die In-App-Stempeluhr?
Workfeed gibt dir die Möglichkeit, zwischen zwei verschiedenen Stempeluhren zu wählen, dem Terminal und der In-App-Stempeluhr. Hier erfährst du, wie sie funktionieren und wie sie sich unterscheiden:
Die Terminal-Stempeluhr
Die Terminal-Stempeluhr kann auf einem physischen Gerät am Arbeitsplatz verwendet werden. Um die Terminal-Stempeluhr zu nutzen, kannst du vor Ort ein Tablet oder einen Computer einrichten und die Stempeluhr mit deinem eindeutigen Stempeluhr-Link und Code öffnen. Kopiere den Link, füge ihn in ein neues Browserfenster ein und gib den Code ein, um sie einzurichten.
Wenn die Mitarbeiter am Arbeitsplatz ankommen oder ihn verlassen, können sie sich am Terminal ein- und auschecken, indem sie ihren Namen auf dem Bildschirm auswählen.
Die In-App-Stempeluhr
Die In-App-Stempeluhr, auch GPS-basierte Stempeluhr genannt, findet man in der Workfeed Mitarbeiter-App. Anstatt die Mitarbeiter an einem physischen Gerät einchecken zu lassen, bietet die In-App-Stempeluhr den Mitarbeitern die Möglichkeit, basierend auf ihrer GPS-Position direkt über die Workfeed-App einzuchecken. Um ein Beispiel zu geben: Mitarbeiter können nur dann für eine Schicht einchecken, wenn sie sich innerhalb einer der festgelegten GPS-Zonen befinden.
Personalisierung der Zeiterfassungseinstellungen
Wenn das Terminal oder die In-App-Stempeluhr aktiviert ist, können deine Mitarbeiter beginnen, sich für ihre Schichten ein- und auszuchecken. Alle erfassten Stunden werden automatisch zur Genehmigung an dich gesendet. Du hast jedoch verschiedene Möglichkeiten, die Stempeluhr-Einstellungen anzupassen:
Einstellungen
Wenn du bestimmte Mitarbeiter hast, die sich nicht für Schichten ein- oder auschecken sollen, kannst du die In-App-Stempeluhr für sie deaktivieren.
Verwalte, wie lange vor und nach einer Schicht Mitarbeiter einchecken und auschecken zulassen dürfen.
Hinweis: Wenn du keinen Zeitraum vor und nach (0m vor, 0m nach) angibst, müssen deine Mitarbeiter genau zum Start- und Endzeitpunkt der Schicht ein- und auschecken.
Du kannst auch wählen, bei Einchecken vor Schichtbeginn auf den Schichtbeginn aufzurunden und/oder beim Auschecken nach Schichtende auf das Schichtende abzurunden, wenn Mitarbeiter vor oder nach den geplanten Zeiten der Schicht ein- oder auschecken.
Du kannst den Genehmigungsprozess vereinfachen, indem du die Automatisierung nutzt und 'Automatisches Freigeben von erfassten Zeiten' einschaltest.
Du kannst auch 'Einchecken ohne Schicht zulassen' einschalten, sodass Mitarbeiter eine neue Schicht mit Check-in erstellen oder in einer Schicht, die sie an diesem Tag haben, früher einchecken können.
Pause
Wenn du die Pausenzeiten deiner Mitarbeiter erfassen möchtest, kannst du 'In Pausen während der Schicht ein- und auschecken' einschalten. Lies hier mehr darüber, wie es funktioniert.
Es ist auch möglich, 'Mitarbeitern erlauben, ihre Pause zu bearbeiten' einzuschalten. Die erfassten Zeiten werden nicht automatisch genehmigt, da die Änderungen zur Genehmigung an dich gesendet werden.
Du kannst auch 'Manuelle Bearbeitung der Pausendauer beim Auschecken' einschalten.
Genehmigung der Arbeitszeiten
Nachdem ein Mitarbeiter ein- und ausgecheckt hat und die Schicht beendet ist, werden die Stunden zur Genehmigung an dich gesendet. Du kannst diese Stunden in der Zeiterfassung verwalten, indem du auf 'X Genehmigungen stehen aus' klickst.
Nachdem du auf 'X Genehmigungen stehen aus' geklickt hast, kannst du die Arbeitsstunden verwalten. Du wirst sowohl die geplanten Stunden als auch die bearbeiteten/gestempelten Zeiten sehen können. Um die Stunden zu genehmigen, markiere sie einfach mit ☑️ und klicke auf 'Genehmigen'.
FAQ
Wie funktioniert die Stempeluhr für meine Mitarbeiter?
Kann ich die App- und Terminal-Stempeluhr gleichzeitig nutzen?
Ja, du kannst sowohl die In-App-Stempeluhr als auch die Terminal-Stempeluhr aktivieren und deine Mitarbeiter über beide Methoden einchecken lassen. Es ist auch möglich, dass ein Standort über das Terminal eincheckt und ein anderer über die App-Stempeluhr.
Können sich Mitarbeiter einchecken, wenn sie keiner Schicht zugewiesen sind? Standardmäßig können Mitarbeiter nur einchecken, wenn sie einer Schicht zugewiesen sind. Wenn du jedoch die Einstellung 'Einchecken ohne Schicht zulassen' in den Stempeluhr-Einstellungen aktivierst, können sie einchecken, ohne einer Schicht zugewiesen zu sein.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter vergisst, sich ein- oder auszuchecken?
Wenn ein Mitarbeiter vergisst, sich ein- und/oder auszuchecken, bleiben die erfassten/bearbeiteten Stunden leer, und die geplanten Stunden werden angezeigt.
Kann ich die Stempeluhr für bestimmte Abteilungen aktivieren?
Nein, es ist nicht möglich, die Stempeluhr für spezifische Abteilungen zu aktivieren oder zu deaktivieren. Alle Stempeluhr-Einstellungen gelten für das gesamte Workfeed-Konto.
Warum funktioniert die Terminal-Stempeluhr nicht mehr?
Wenn du Workfeed im selben Browser wie die Terminal-Stempeluhr nutzt, hört der Link auf zu funktionieren. Daher empfehlen wir, die URL der Terminal-Stempeluhr in einem Inkognito-Browser zu öffnen.