Was ist Automatische Zuweisung?
Automatische Zuweisung ist die automatische Planungsfunktion von Workfeed und ermöglicht es dir, deine Mitarbeiter mit nur einem Klick Schichten zuzuweisen.
So funktioniert’s: Die Automatische Zuweisung verteilt deine Mitarbeiter sorgfältig auf die Schichten im Dienstplan – basierend auf Faktoren wie der gemeldeten Verfügbarkeit deines Teams, Rollen/Fähigkeiten, Mindest- und Maximalstunden pro Woche sowie gesetzlicher Planungsrichtlinien. Dadurch wird eine ideale Verteilung gewährleistet. Zusätzlich kannst du unseren Algorithmus anpassen, damit er deine Anforderungen so genau wie möglich erfüllt.
Bevor du mit der Automatischen Zuweisung beginnst
Es ist wichtig sicherzustellen, dass du für die Mitarbeiter Mindest- und Maximalstunden festgelegt hast und/oder dass du für die Mitarbeiter primäre Abteilung markiert hast, in der du den Plan automatisch erstellen möchtest.
So definierst du Mindest- und Maximalstunden für Mitarbeiter
Du kannst die Mindest- und Maximalstunden jedes Mitarbeiters festlegen, indem du in der Dienstplanübersicht auf Automatische Zuweisung klickst und Min. und Max.-Stunden anpassen auswählst.
Daraufhin öffnet sich eine Übersicht mit den Mindest- und Maximalstunden aller Mitarbeiter, in der du Anpassungen direkt vornehmen kannst.
Stunden für einen einzelnen Mitarbeiter anpassen
Navigiere zur Teamliste, indem du oben rechts auf deinem Bildschirm auf das Symbol „👬“ klickst. Dort suchst du die Person, die du bearbeiten möchtest, und klickst auf Profil bearbeiten. Nachdem du auf Profil bearbeiten geklickt hast, findest du den Reiter Mindest- und Maximalstunden. Hier kannst du die Mindest- und Maximalstunden pro Woche für dendie Mitarbeitenden festlegen.
Vergiss nicht, oben rechts auf Speichern zu klicken, sobald du fertig bist.
So markierst du Mitarbeiter als Primärkräfte in einer Abteilung
Die Automatische Zuweisung berücksichtigt bei der Schichtzuweisung nur die "Primärkräfte" einer Abteilung. Wenn du einen Mitarbeiter als Primären Mitarbeiter in einer Abteilung markierst, gibst du damit an, dass dies sein Hauptarbeitsbereich ist, und stellst sicher, dass er in der Automatischen Zuweisung enthalten ist.
Du kannst eine Person im Abteilungs-Verwaltung als Primären Mitarbeiter markieren:
Klicke oben links auf den Namen deiner Abteilung und wähle Abteilungen verwalten.
Wenn du auf eine Abteilung klickst, kannst du im unteren rechten Bereich über Primäre Mitarbeitende als primär markieren.
Setze einfach ein Häkchen ☑️ bei den Mitarbeitern, die du als Primärkräfte markieren möchtest.
So passt du den Algorithmus für die Automatische Zuweisung an
Sobald du für die Mitarbeiter Mindest- und Maximalstunden festgelegt, Primärabteilungen zugewiesen und den Dienstplan erstellt hast, kannst du den Algorithmus an deine Bedürfnisse anpassen.
Das machst du, indem du oben rechts in der Dienstplanansicht auf Automatisch Zuweisen klickst.
Sobald Automatisch Zuweisen geöffnet ist, kannst du den Algorithmus auf folgende Weise anpassen:
Welche Mitarbeiter und Rollen von der Automatischen Zuweisung berücksichtigt werden sollen.
Die Mindestpause, die ein Mitarbeiter zwischen zwei Schichten haben soll.
Die maximale Anzahl aufeinanderfolgender Arbeitstage, die für einen Mitarbeiter geplant werden dürfen.
Ob Mitarbeiter mehreren Schichten am selben Tag zugewiesen werden können.
So verwendest du die Automatische Zuweisung
Sobald du die Mindest- und Maximalstunden für die Mitarbeiter festgelegt, Primärabteilungen zugewiesen, den Dienstplan erstellt und den Algorithmus angepasst hast, ist die Automatische Zuweisung bereit, deinen Dienstplan auszufüllen.
Alles, was du tun musst, ist, auf den großen blauen Button „Automatisch Zuweisen“ zu klicken.
Ab hier kannst du dich einfach zurücklehnen, während Workfeed die Schichten zuweist. Beachte, dass es umso länger dauert, je mehr Schichten du füllen lässt.
Sobald die Automatische Zuweisung die Mitarbeiter den Schichten zugewiesen hat, kannst du den Dienstplan speichern (er wird noch nicht veröffentlicht), indem du „Behalten und speichern“ auswählst.
Alternativ kannst du dir eine andere Option vorschlagen lassen, indem du „Rückgängig“ wählst und die Automatische Zuweisung erneut startest.
Nachdem die Automatische Zuweisung abgeschlossen und gespeichert wurde, siehst du Bewegung in den Kreisen auf der linken Seite des Dienstplans.
Die Kreise zeigen an, in welchem Umfang die Wochenstunden eines Mitarbeiters erfüllt sind:
Orange bedeutet, dass ein Mitarbeiter weniger Stunden hat als das festgelegte Minimum.
Grün bedeutet, dass der Mitarbeiter sich zwischen Minimum und Maximum befindet.
Rot bedeutet, dass der Mitarbeiter mehr Stunden als das Maximum zugewiesen bekommen hat (dies passiert jedoch nicht mit der Automatischen Zuweisung).
Wie sorgt die Automatische Zuweisung für eine faire Verteilung?
Der Algorithmus von Workfeed berücksichtigt bei der Schichtzuweisung folgende Faktoren:
Verfügbarkeit der Mitarbeiter: Mitarbeiter können ihre Verfügbarkeit in der Workfeed-App angeben – diese wird von der Automatischen Zuweisung systematisch beachtet.
Mindest- und Maximalstunden: Ein Mitarbeiter wird niemals über die festgelegten Maximalstunden hinaus eingeplant.
Rollen: Ein Mitarbeiter wird keiner Schicht zugewiesen, wenn er*sie nicht der entsprechenden Rolle zugeordnet ist.
Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit: Abwesende Mitarbeiter werden nicht eingeplant.
11-Stunden-Regel: Die Automatische Zuweisung berücksichtigt die 11-Stunden-Regel und plant niemanden innerhalb von 11 Stunden nach Ende der vorherigen Schicht ein (oder den von dir individuell festgelegten Wert).
5 Arbeitstage pro Woche: Mitarbeiter werden auf maximal 5 Tage pro Woche eingeplant (oder die von dir individuell festgelegte Anzahl).
FAQ.
Die Automatische Zuweisung füllt nicht alle Schichten in meinem Dienstplan – warum?
Die Automatische Zuweisung kann Schichten unbesetzt lassen, wenn kein geeigneter Mitarbeiter verfügbar ist – basierend auf den Faktoren, die unter Wie sorgt die Automatische Zuweisung für eine faire Verteilung? beschrieben sind.
Kann ich nach der Automatischen Zuweisung Änderungen vornehmen?
Ja. Die Automatische Zuweisung ist im Wesentlichen nur ein Entwurf und du kannst eigene Änderungen vornehmen, bevor du die Schichten veröffentlichst.
Ist es möglich, die Automatische Zuweisung rückgängig zu machen?
Ja. Sobald die Automatische Zuweisung fertig ist, wirst du gefragt, ob du den Plan behalten oder rückgängig machen möchtest.
Es passiert nichts, wenn ich auf Automatische Zuweisung klicke – warum?
Der häufigste Grund ist, dass in der Abteilung, in der du die Automatische Zuweisung nutzen möchtest, keine Primären Mitarbeiter zugewiesen sind.
Alternativ kann es auch sein, dass einfach keine verfügbaren Mitarbeiter vorhanden sind – basierend auf den Faktoren, die unter Wie sorgt die Automatische Zuweisung für eine faire Verteilung? beschrieben sind.
Melde dich gerne bei uns, wenn du das Problem nicht lösen kannst.
Ich bekomme eine Fehlermeldung, wenn ich auf Automatische Zuweisung klicke – warum?
Möglicherweise liegt im Dienstplan des ausgewählten Zeitraums ein Fehler vor – zum Beispiel eine Schicht mit einer Rolle, die nicht mehr existiert.
Du kannst den Dienstplan prüfen und neu laden oder versuchen, in einer anderen Woche nur ein paar Schichten automatisch zuzuweisen, um zu sehen, ob die Fehlermeldung verschwindet.
Wenn die Fehlermeldung weiterhin besteht, kontaktiere uns bitte über den Support-Chat.