Manchmal müssen deine Mitarbeiter eine Schicht abgeben, wenn andere Pläne dazwischenkommen. Wir empfehlen, unsere Schichttausch-Funktion zu nutzen, damit dein Team Schichten einfach und flexibel verkaufen oder tauschen kann. In Workfeed gibt es dafür mehrere Möglichkeiten.
Die 3 verschiedenen Methoden des Schichttauschs in Workfeed:
Schicht verkaufen
Schicht an einen Kollegen übertragen
Schicht mit einem Kollegen tauschen
Bevor du mit dem Schichttausch beginnst, solltest du wissen, dass…
Mitarbeiter können nur Schichten tauschen, wenn sie denselben Abteilungen und Rollen in Workfeed zugewiesen sind. Außerdem können sich Mitarbeiter nicht doppelt eintragen, das heißt, sie können keine Schicht übernehmen, wenn sie an diesem Tag bereits arbeiten.
Schauen wir uns an, wie du den Schichttausch aktivieren kannst und wie er in der Praxis funktioniert.
Aktiviere zunächst den Schichttausch
Eigentlich ist der Schichttausch standardmäßig aktiviert. Du kannst die Einstellungen für den Schichttausch jedoch in deinen Einstellungen unter dem Tab „Dienstplan“ verwalten.
„Schichttausch erlauben“: Damit können deine Mitarbeiter die Schichttausch-Funktionen in Workfeed nutzen. Wir gehen später in diesem Leitfaden auf jede Funktion einzeln ein.
„Schichttausch automatisch genehmigen“: Damit kannst du festlegen, ob du einen Schichttausch manuell oder automatisch genehmigen möchtest. Sobald etwas genehmigt werden muss, wirst du im Benachrichtigungscenter informiert.
Wie man eine Schicht in Workfeed „verkauft“
Klicke zunächst auf die Schicht, die du abgeben möchtest. In der Detailansicht der Schicht siehst du eine Schaltfläche mit der Aufschrift „Schicht abgeben“.
Jetzt siehst du oben auf dem Bildschirm einen blauen Button und darunter eine Liste deiner Kollegen. Wenn wir die Schicht tauschen oder an einen bestimmten Kollegen übertragen wollten, würden wir auf den Kollegen klicken. In diesem Fall möchten wir die Schicht jedoch allen Kollegen zur Verfügung stellen, damit sie darauf bieten können. Deshalb klicken wir auf den blauen Button „Zum Verkauf anbieten“.
Jetzt werden deine Kollegen über die verfügbare Schicht benachrichtigt und können darauf bieten. Beachte, dass sie nur ein Gebot abgeben können, wenn sie an diesem Tag noch nicht arbeiten. Außerdem müssen sie dieselbe Rolle wie die Schicht haben. Abhängig von den Einstellungen deines Unternehmens muss möglicherweise ein Manager den Tausch genehmigen, bevor er bestätigt wird.
Wie man eine Schicht an einen Kollegen „überträgt“
Falls du dich bereits mit einem Kollegen darauf geeinigt hast, dass er deine Schicht übernimmt, kannst du sie an ihn übertragen. Klicke dazu zunächst auf die Schicht, die du übertragen möchtest, und wähle „Schicht abgeben“.
Jetzt siehst du eine Liste aller deiner Kollegen. Klicke einfach auf den Namen des Kollegen, an den du die Schicht übertragen möchtest.
Anschließend klickst du einfach auf den Button „Schicht übergeben“. Dein Kollege wird über die Übergabe benachrichtigt und muss sie von seiner Seite aus bestätigen, bevor die Änderung wirksam wird. In einigen Fällen muss diese Übergabe auch von einem Manager genehmigt werden.
Wie man eine Schicht mit einem Kollegen „tauscht“
Falls du dich bereits mit einem Kollegen darauf geeinigt hast, dass er deine Schicht übernimmt und du im Gegenzug eine seiner Schichten übernimmst, kannst du die Schichten in Workfeed tauschen. Klicke dazu zunächst auf die Schicht, die du übertragen möchtest, und wähle „Schicht abgeben“.
Jetzt siehst du eine Liste aller deiner Kollegen. Klicke einfach auf den Namen des Kollegen, mit dem du die Schichten tauschen möchtest.
Jetzt siehst du eine Liste der Schichten deines Kollegen. Klicke einfach auf die Schicht, die du tauschen möchtest, und bestätige den Tausch. Denke daran, dass dein Kollege diese Änderung bestätigen muss. Abhängig von den Einstellungen deines Unternehmens muss der Tausch möglicherweise auch von einem Manager genehmigt werden.
FAQ.
Warum können meine Mitarbeiter die Schichten ihrer Kollegen in der Liste der verfügbaren Schichten nicht sehen?
Das liegt entweder daran, dass sie nicht dieselbe Rolle wie die Schicht haben oder weil sie an diesem Tag bereits arbeiten. Die Rollen werden vom Administrator zugewiesen. Sollte keines dieser Probleme zutreffen, stelle sicher, dass sie die verfügbaren Schichten für den richtigen Zeitraum ansehen.
Werde ich benachrichtigt, sobald ein Schichttausch genehmigt werden muss?
Ja, Workfeed sendet dir jedes Mal eine Benachrichtigung, wenn Schichttausch-Genehmigungen ausstehen.
Können Mitarbeiter einen Teil ihrer Schicht an einen Kollegen übertragen?
Momentan gibt es dafür keine spezielle Funktion. Wenn sie so etwas arrangieren möchten, empfehlen wir, dies mit ihrem Manager abzusprechen.