Workfeed ermöglicht es dir, die Abwesenheiten deiner Mitarbeiter automatisch über das "Abwesenheitskonto" zu erfassen. Hier erhältst du einen vollständigen Überblick über die erfassten Abwesenheiten, die angesammelten Abwesenheitsstunden und die Abwesenheitsanträge deiner Mitarbeiter. Du kannst außerdem manuelle Anpassungen am Abwesenheitssaldo vornehmen und festlegen, wie viele Stunden vom Saldo abgezogen werden sollen, wenn eine Abwesenheit erfasst oder genehmigt wird.

Praktisches Beispiel: Ein Mitarbeiter hat 80 Stunden Urlaub in seinem Abwesenheitskonto angesammelt. Der Mitarbeiter beantragt eine Woche Urlaub, und basierend auf seinem Arbeitszeitprofil wird erwartet, dass er in dieser Woche 37 Stunden arbeitet. Wenn du den Abwesenheitsantrag genehmigst, kann Workfeed 37 Stunden vom Urlaubssaldo des Mitarbeiters abziehen, sodass der Mitarbeiter noch 43 Stunden Urlaub übrig hat. Im Abwesenheitskonto kannst du eine detaillierte Übersicht darüber sehen, wie der Saldo berechnet wurde.

Diese Anleitung erklärt, wie du einem Mitarbeiter ein Arbeitszeitprofil zuweisen kannst.

Um mit der Erfassung der Abwesenheiten deiner Mitarbeiter zu beginnen, musst du dem Mitarbeiter eine Menge angesammelter Abwesenheitsstunden hinzufügen. Das kannst du manuell tun, oder du lässt Workfeed das automatisch mit einem Anwartschaftsprofil erledigen, wie unten beschrieben. Im Abwesenheitskonto kannst du außerdem Abwesenheitstyp, Zeitraum und Stunden angeben, damit die Abwesenheit korrekt berechnet wird.

Diese Anleitung erklärt, wie du einem Mitarbeiter Abwesenheit zuweist.

Mit einem Anwartschaftsprofil trägt Workfeed die angesammelte Abwesenheit automatisch in das Abwesenheitskonto ein, zum Beispiel jeden Monat Urlaub. So musst du die angesammelten Stunden nicht mehr manuell hinzufügen.

Hinweis: Anwartschaftsprofile sind Teil von Workfeed Pro+.

Gehe zum Tab "Abwesenheit" und klicke oben rechts auf "Abwesenheitsarten verwalten".

Wähle die Abwesenheitsart, die angesammelt werden soll, zum Beispiel "Urlaub".

Klicke unter "Anwartschaftsprofile" auf "Hinzufügen". Du kannst ohne Vorlage starten oder eine fertige Vorlage wählen. Es gibt unter anderem Vorlagen für den gesetzlichen Urlaub in Deutschland, den Niederlanden, Großbritannien und Dänemark.

Die Vorlage "Gesetzlicher Urlaub" gibt 20 Tage pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche: 160 Stunden bei einer 40-Stunden-Woche. Das Anwartschaftsjahr beginnt am 1. Januar, und die Stunden können bis zum 31. März des Folgejahres genutzt werden.

Hinweis: Die Vorlage geht von einer 40-Stunden-Woche und dem gesetzlichen Mindesturlaub aus. Arbeiten deine Mitarbeitenden eine andere Stundenzahl oder haben sie laut Vertrag mehr Urlaub, musst du das Profil anpassen. Arbeitet jemand zum Beispiel 30 Stunden pro Woche an 5 Tagen, sollte "Gesamt pro Anwartschaftsjahr" 120 Stunden betragen (20 Tage à 6 Stunden). Bei 30 Urlaubstagen und einer 40-Stunden-Woche sind es 240 Stunden. Hast du Mitarbeitende mit unterschiedlichen Wochenstunden, kannst du für jede Gruppe ein eigenes Profil erstellen.

Danach kannst du das Profil anpassen:

Weiter unten wählst du unter "Nutzbar bis", wie lange die angesammelten Stunden genutzt werden können. Unter "Übertragen bis zu" wählst du, wie viele Stunden ins nächste Anwartschaftsjahr übertragen werden dürfen. Klicke auf "Speichern", wenn du fertig bist.

Das Profil wird jetzt unter der Abwesenheitsart mit einer kurzen Übersicht der Regeln angezeigt.

Hinweis: Sobald ein Profil Mitarbeitenden zugewiesen ist, kannst du nur noch den Namen ändern. Wenn sich die Regeln ändern sollen, erstellst du ein neues Profil und stellst die Mitarbeitenden ab einem bestimmten Datum darauf um.

Öffne die Person in der Teamliste und klicke auf "Profil bearbeiten". Öffne "Abwesenheitskonto", klicke unter der Abwesenheitsart auf "Anwartschaftsprofil hinzufügen" und wähle das Profil. Wähle dann das Datum, ab dem angesammelt werden soll, und klicke auf "Speichern".

Liegt das Datum in der Vergangenheit, berechnet Workfeed die Anwartschaft ab diesem Datum neu, wenn du speicherst.

Soll die Person ab einem späteren Datum zu einem anderen Profil wechseln, klicke auf "Änderung planen". Wählst du "Keine Anwartschaft", wird die Anwartschaft ab dem gewählten Datum pausiert.

Sobald das Profil zugewiesen ist, siehst du die angesammelten Stunden im Abwesenheitskonto der Person. Bei jedem Monat steht unter "Angelaufen", wie viele Stunden angesammelt wurden.

Du kannst den Abwesenheitssaldo eines Mitarbeiters sehen, indem du den entsprechenden Mitarbeiter in der Teamliste auswählst. Wenn du das Profil des Mitarbeiters öffnest, kannst du auf "Abwesenheitskonto" klicken, um den aktuellen Abwesenheitssaldo des Mitarbeiters zu sehen.

Von hier aus erhältst du eine vollständige Liste der Abwesenheiten des Mitarbeiters, wobei die neueste Abwesenheit oben angezeigt wird, sowie eventuelle Abwesenheitsanträge.

Neben dem aktuellen Abwesenheitskonto kannst du auch die Berechnung dahinter überprüfen. Wenn du in der oberen Leiste auf den Abwesenheitstyp klickst, erhältst du eine detaillierte Übersicht über die Abwesenheiten des Mitarbeiters und darüber, wie sie sich auf das Abwesenheitskonto auswirken.

Die Abwesenheit für den ausgewählten Abwesenheitstyp wird Monat für Monat angezeigt, wobei die neueste oben steht. Um die Aufteilung auf Tagesebene zu sehen, klickst du einfach auf einen Zeitraum, um die detaillierte Übersicht zu öffnen.

Hinweis: Um das Abwesenheitskonto zu aktivieren, musst du eine Menge für angesammelte Abwesenheitsstunden eingeben oder dem Mitarbeitenden ein Anwartschaftsprofil zuweisen.

Die Zeiterfassung zeigt eine Liste der Abwesenheitssalden aller Mitarbeitenden in einer gemeinsamen Übersicht. Diese wird neben dem jeweiligen Namen in der Liste angezeigt. Wenn du den Abwesenheitssaldo eines bestimmten Mitarbeitenden sehen möchtest, klicke einfach auf "X Tage", um die Details zu öffnen.

Hinweis: Der Abwesenheitssaldo basiert auf dem Zeitraum, den du in der Zeiterfassung eingestellt hast.

Es ist möglich, manuelle Anpassungen im Abwesenheitskonto vorzunehmen. Von hier aus kannst du dem Abwesenheitssaldo eine Menge angesammelter Abwesenheit hinzufügen oder bereits erfasste Abwesenheit anpassen. Klicke einfach auf das blaue "➕"-Symbol in der oberen rechten Ecke des Abwesenheitskontos.

Von hier aus hast du zwei Möglichkeiten:

Bei beiden Möglichkeiten gibst du die Stunden und Minuten der Abwesenheit ein, wählst den Abwesenheitstyp aus und legst den Zeitraum fest, für den sie gelten soll. Du kannst der Anpassung auch einen Namen geben, damit du in der Abwesenheitsübersicht sicher erkennen kannst, um welche Abwesenheitsanpassung es sich handelt.

Wenn die manuelle Anpassung gespeichert wurde, können sowohl du als auch der relevante Mitarbeiter sie im Abwesenheitskonto des Mitarbeiters sehen.

Wenn du eine manuelle Anpassung bearbeiten oder löschen musst, kannst du über die Teamliste zum Abwesenheitskonto des Mitarbeiters gehen, den relevanten Abwesenheitstyp oben in der Abwesenheitsleiste auswählen und anschließend auf den Zeitraum klicken, für den die Anpassung vorgenommen wurde.

Von hier aus kannst du auf die Anpassung klicken, die notwendigen Korrekturen vornehmen und auf "Speichern" klicken oder sie löschen, indem du unten auf "Löschen" klickst.