So funktioniert die Erfassung von Überstunden in Workfeed
Workfeed ermöglicht es dir, die Überstunden deiner Mitarbeiter automatisch zu erfassen, indem die im Profil der Arbeitszeiten angegebenen Stunden mit den tatsächlichen Arbeitsstunden verglichen werden.
Praktisches Beispiel: Von einem Mitarbeiter mit einem aktuellen Überstundenkonto von +1 Stunde wird laut seinem Profil der Arbeitszeiten erwartet, dass er 40 Stunden pro Woche arbeitet. Arbeitet der Mitarbeiter in einer Woche 41 Stunden, passt Workfeed das Überstundenkonto auf +2 Stunden an. Eine detaillierte Aufstellung, wie der Saldo berechnet wird, findest du im Überstundenkonto.
Aktivierung des Überstundenkontos
Um die Überstunden deiner Mitarbeiter zu erfassen, musst du ein Profil der Arbeitszeiten erstellen und/oder zuweisen, in dem das Überstundenkonto aktiviert ist. Im selben Profil kannst du auch die genauen Arbeitstage und -zeiten des Mitarbeiters festlegen, um genaue Berechnungen sicherzustellen.
Die Überstunden eines Mitarbeiters ansehen
Du kannst das Überstundenkonto eines Mitarbeiters ansehen, indem du den Mitarbeiter in der Teamliste auswählst und dann auf "Überstundenkonto" klickst, um den Saldo zu sehen.
Neben dem aktuellen Überstundenkonto kannst du auch dessen Berechnung nachvollziehen. Du siehst eine detaillierte Aufschlüsselung der erfassten Arbeitsstunden eines Mitarbeiters im Vergleich zu den Stunden in seinem Profil der Arbeitszeiten und wie sich dies über verschiedene Zeitintervalle auf sein Überstundenkonto auswirkt. Hier kannst du wählen, ob die Ansicht zyklisch, wöchentlich oder monatlich dargestellt werden soll. Für eine Übersicht auf Tagesebene klickst du einfach auf einen Zeitraum, woraufhin sich die Detailübersicht öffnet.
Manuelle Anpassungen des Überstundenkontos
Du kannst manuelle Anpassungen vornehmen, wenn du z. B. Stunden aus einem früheren System hinzufügen oder ausbezahlte Stunden entfernen möchtest. Klicke in der Ansicht auf eine Woche und dann auf das blaue "➕"-Symbol, um Stunden zum Saldo hinzuzufügen oder davon zu entfernen.
Wähle hier aus, ob die Stunden dem Überstundenkonto hinzugefügt oder davon abgezogen werden sollen, trage Stunden und/oder Minuten ein, füge eine Notiz mit dem Grund für die manuelle Anpassung hinzu und wähle das Datum, an dem die Anpassung erfasst werden soll. Klicke auf "Anpassung hinzufügen", um sie zu speichern.
Sobald die manuelle Anpassung gespeichert ist, können sowohl du als auch der betreffende Mitarbeiter die Anpassung im Überstundenkonto sehen.
Einrichtung von Überstundenzuschlägen
Es ist nicht ungewöhnlich, dass 1 Überstunde z. B. mit 1,5 multipliziert wird, sodass jede Überstunde dem Überstundenkonto 1,5 Stunden hinzufügt. Wenn das in deinem Unternehmen der Fall ist, kannst du einen Überstundenzuschlag einrichten, damit Workfeed dies automatisch berücksichtigt. So funktioniert es:
Du kannst deine (Überstunden-)Zuschläge in den Einstellungen zur Zeiterfassung verwalten. Öffne die Einstellungen, indem du auf das "⚙️"-Symbol klickst und "Zeiterfassung" auswählst. Suche nach "Zuschläge" und klicke auf "Öffnen", um Zuschläge zu erstellen oder zu bearbeiten.
Wenn du oben rechts im Feld auf das blaue Plus "➕" klickst, beginnst du mit dem Erstellen eines neuen Zuschlags. Zuerst kannst du dem Zuschlag einen Namen geben. Klicke dann auf "Wann", um festzulegen, wann der Zuschlag ausgelöst werden soll.
Nachdem du auf "Wann" geklickt hast, kannst du "Überstunden" auswählen. Anschließend kannst du festlegen, wann der Zuschlag ausgelöst werden soll, z. B. wenn eine Schicht an einem Wochentag länger als 8 Stunden dauert.
Danach kannst du auf "Hinzufügen" klicken, um festzulegen, was passieren soll, wenn der Zuschlag ausgelöst wird. Um Stunden zum Überstundensaldo hinzuzufügen, klicke auf "⏰ Überstundensaldo". Anschließend kannst du festlegen, ob die Überstunden wie im obigen Beispiel multipliziert werden sollen oder ob eine benutzerdefinierte Anzahl von Stunden zum Saldo hinzugefügt werden soll.
Zum Schluss kannst du festlegen, für welche Mitarbeiter der Zuschlag gilt. Natürlich haben nur Mitarbeiter mit einem Überstundenkonto Anspruch auf einen Überstundenzuschlag. Du kannst die Auswahl jedoch weiter eingrenzen, indem du nach bestimmten Rollen oder Mitarbeitern filterst.
Wenn du fertig bist, klicke einfach auf "Speichern", um den Zuschlag zu speichern. Nach dem Speichern tritt der Zuschlag sofort in Kraft.
Überstunden in Zeitausgleich umwandeln
Wenn ein Mitarbeiter Überstunden angesammelt hat, kann er diese Stunden nutzen, um frei zu nehmen - das nennen wir in Workfeed Zeitausgleich. Mitarbeiter können Anträge auf Zeitausgleich selbst über die Workfeed-App stellen. Wenn du den Antrag genehmigst, werden die geplanten Stunden an dem Tag oder den Tagen, an denen der Zeitausgleich geplant ist, automatisch vom Überstundensaldo des Mitarbeiters abgezogen.
FAQ
Können Mitarbeiter ihr Überstundenkonto sehen?
Ja, deine Mitarbeiter können ihr Überstundenkonto sehen. Diese Anleitung zeigt, wie Mitarbeiter ihr Überstundenkonto sehen können.
Können Mitarbeiter die Überstundenkonten der anderen sehen?
Nein, deine Mitarbeiter können die Überstundenkonten anderer Mitarbeiter nicht sehen. Sie sehen nur ihr eigenes Überstundenkonto und behalten so ihren eigenen Überstundensaldo im Blick.
Kann ich das Überstundenkonto eines Mitarbeiters manuell anpassen?
Ja, du kannst das Überstundenkonto eines Mitarbeiters manuell anpassen. Wenn du auf das blaue Plus-Symbol "➕" neben dem Überstundenkonto eines Mitarbeiters klickst, kannst du Stunden zum Saldo hinzufügen oder davon abziehen.
Ich habe meinem Mitarbeiter Zeitausgleich gewährt, aber der Saldo des Überstundenkontos ist nicht gesunken. Warum?
Du musst sicherstellen, dass für den Mitarbeiter an dem Tag, an dem der Zeitausgleich geplant ist, eine Schicht mit ausreichend Arbeitsstunden geplant ist. Die Stunden aus der Schicht sind die Stunden, die vom Überstundenkonto abgezogen werden.
Kann ich die Überstunden eines Mitarbeiters in Workfeed als Lohn auszahlen?
Nein, es ist nicht möglich, Überstunden direkt in Workfeed auszuzahlen. Wenn du Überstunden auszahlst, kannst du die Stunden über eine manuelle Anpassung vom Saldo abziehen.Für wen ist ein Überstundenkonto sinnvoll und warum?
Das Überstundenkonto ist grundsätzlich für Mitarbeiter mit Monatsgehalt gedacht. Für Mitarbeiter mit Stundenlohn ergibt ein Überstundenkonto keinen Sinn, da sie bereits genau für die Stunden bezahlt werden, die sie arbeiten. Ein Überstundenkonto dient dazu, Unterschiede zwischen vereinbarter und tatsächlicher Arbeitszeit zu erfassen und auszugleichen - also etwas, das nur für Festangestellte relevant ist, deren Gehalt nicht mit der Anzahl der Stunden variiert.