Mit Arbeitszeitprofilen können Sie festlegen, wie die wöchentlichen Standardarbeitsstunden auf einzelne Wochentage aufgeteilt werden, um eine genaue Überwachung von Überstunden und Urlaub zu gewährleisten.
In einem Arbeitszeitprofil können Sie folgende Details festlegen:
Die Standardarbeitsstunden pro Woche für einen Mitarbeiter
An welchen Tagen und zu welchen Zeiten ein Mitarbeiter arbeitet
Ob ein Mitarbeiter an Feiertagen arbeitet
Ob die Überstunden eines Mitarbeiters erfasst werden sollen
Arbeitszeitprofile sind ebenfalls ein wichtiges Werkzeug, um monatlich bezahlte Mitarbeiter in die Berechnung von beispielsweise Lohnprozentsätzen einzubeziehen.
So erstellen Sie ein neues Arbeitszeitprofil
Um ein neues Arbeitszeitprofil zu erstellen, öffnen Sie das Einstellungsmenü und wählen Sie 'Zeiterfassung'. Dort finden Sie 'Arbeitszeitprofile' und können 'Profile verwalten' auswählen. Klicken Sie auf das blaue '➕'-Symbol oben rechts auf dem Bildschirm, um ein neues Profil zu erstellen.
Zeitschnitt
Nachdem Sie das Profil benannt haben, können Sie angeben, ob Ihr Plan wöchentlich, zweiwöchentlich, nach einem benutzerdefinierten Zyklus oder nach einem flexiblen Dienstplan wiederholt wird:
Wenn der Plan wöchentlich wiederholt wird, können Sie 'Eine Woche hinzufügen' auswählen.
Wenn der Plan alle zwei Wochen wiederholt wird, können Sie 'Zwei Wochen hinzufügen' auswählen.
Wenn der Plan zyklisch ist und beispielsweise alle 9 Tage wiederholt wird, können Sie 'Benutzerdefinierte Anzahl von Tagen hinzufügen…' auswählen.
Wenn der Dienstplan flexibel ist, wählen Sie 'Durchschnittlichen Arbeitstag hinzufügen'.
Arbeitszeiten
Nachdem Sie eine passende Option ausgewählt haben, können Sie die genauen Arbeitstage, Arbeitszeiten und Pausen festlegen. Die Gesamtstunden für das Profil werden automatisch berechnet und unter den Tagen angezeigt.
Feiertage
Nachdem Sie die Stunden festgelegt haben, können Sie angeben, ob der Mitarbeiter/die Mitarbeiter für dieses Profil an Feiertagen arbeitet.
Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, werden die erwarteten Stunden an Feiertagen auf 0h 0m gesetzt (dies gilt nur, wenn das Überstundenkonto oder die Urlaubsansammlung aktiviert ist).
Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, werden Feiertage als normale Arbeitstage betrachtet, an denen der Mitarbeiter erwartet wird zu arbeiten (dies gilt nur, wenn das Überstundenkonto oder die Urlaubsansammlung aktiviert ist).
Überstundenverfolgung
Abschließend können Sie festlegen, ob die Überstunden des Mitarbeiters für dieses Profil erfasst werden sollen.
Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, werden keine Überstunden für das Arbeitszeitprofil des Mitarbeiters erfasst.
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird ein Überstundenkonto zum Profil des Mitarbeiters hinzugefügt, und seine Überstunden werden automatisch erfasst.
So weisen Sie einem Mitarbeiter ein Arbeitszeitprofil zu
Sie können einem Mitarbeiter ein Arbeitszeitprofil direkt aus seinem Profil zuweisen. Öffnen Sie die Teamliste, suchen Sie den entsprechenden Mitarbeiter, klicken Sie auf 'Profil bearbeiten', wählen Sie 'Überstundenbank' und klicken Sie auf 'Profil zuweisen'.
Bitte beachten Sie, dass das Zuweisen eines Arbeitszeitprofils an einen Mitarbeiter nicht automatisch seine Schichten erstellt; die Schichten müssen manuell hinzugefügt werden.
Von hier aus können Sie das Startdatum des Arbeitszeitprofils festlegen, das Sie zuweisen möchten, um anzugeben, wann das Profil in Kraft treten soll. Sobald Sie das Startdatum festgelegt haben, klicken Sie auf 'Profil zuweisen', um entweder ein bestehendes Profil zuzuweisen oder ein neues zu erstellen.
Zuweisung eines bestehenden Arbeitszeitprofils
Wenn Sie ein bestehendes Profil zuweisen möchten, suchen Sie einfach das entsprechende Profil und klicken Sie auf 'Profil zuweisen'. Optional können Sie ein Datum festlegen, bis zu dem das Arbeitszeitprofil aktiv sein soll. Wenn es unbegrenzt zugewiesen werden soll, können Sie diese Option ignorieren. Sobald Sie bereit sind, das Profil zuzuweisen, klicken Sie auf 'Zuweisung aktualisieren'.
Zuweisung eines neuen Arbeitszeitprofils
Falls Sie ein neues Profil erstellen möchten, klicken Sie auf 'Profile verwalten' und auf das blaue '➕'-Symbol in der oberen rechten Ecke. Nachdem Sie das Profil erstellt haben, können Sie es durch Klicken auf die blaue 'Speichern'-Schaltfläche speichern.
Wie man ein Arbeitszeitprofil bearbeitet
Alle Ihre Arbeitszeitprofile finden Sie in den Zeiterfassungseinstellungen. Wenn Sie das Einstellungsmenü öffnen und 'Zeiterfassung' auswählen, finden Sie 'Arbeitszeitprofile'. Klicken Sie auf 'Profile verwalten', um die Liste Ihrer Profile zu öffnen. Klicken Sie einfach auf 'Bearbeiten', wenn Sie ein Profil ändern möchten.
Beachten Sie, dass Änderungen an einem Arbeitszeitprofil rückwirkend sind. Wenn sich die Arbeitsbedingungen eines Mitarbeiters ändern, ist es praktischer, ein Enddatum für das aktuelle Arbeitszeitprofil festzulegen. Sie können dann ein neues Profil zuweisen, das die neuen Bedingungen ab einem bestimmten Datum widerspiegelt.
Wie man einem Mitarbeiter, der bereits ein anderes Profil zugewiesen bekommen hat, ein neues Arbeitszeitprofil zuweist
Wenn sich die Arbeitsbedingungen eines Mitarbeiters ändern, können Sie dem Mitarbeiter ein neues Profil zuweisen, das in Kraft tritt, wenn das aktuelle Profil abläuft. So funktioniert es:
Beginnen Sie damit, ein Enddatum für das aktuelle Arbeitszeitprofil festzulegen. Sie können dies tun, indem Sie das Profil des Mitarbeiters öffnen, 'Überstundenbank' auswählen und auf 'Bearbeiten' klicken. Hier können Sie ein Enddatum für das aktive Arbeitszeitprofil des Mitarbeiters hinzufügen.
Als Nächstes können Sie ein neues Arbeitszeitprofil auswählen oder erstellen, das die neuen Arbeitsbedingungen widerspiegelt. Das neue Profil wird aktiv, sobald das Enddatum des aktuellen Arbeitszeitprofils erreicht ist.
FAQ
Kann ich dasselbe Arbeitszeitprofil mehreren Mitarbeitenden zuweisen?
Ja, wenn mehrere Mitarbeitende dieselben Beschäftigungsbedingungen haben, kannst du ihnen dasselbe Arbeitszeitprofil zuweisen.
Kann ich ein Arbeitszeitprofil aus dem Profil eines Mitarbeitenden entfernen?
Ja, du kannst ein Arbeitszeitprofil aus dem Profil eines Mitarbeitenden entfernen. Öffne dazu das Profil des Mitarbeitenden und klicke auf 'Überstundenbank'. Dort kannst du das aktuelle Profil entfernen oder ein Enddatum festlegen.
Kann ich ein Arbeitszeitprofil löschen?
Es ist nicht möglich, ein Profil dauerhaft zu löschen, aber du kannst ein Profil archivieren. So funktioniert es:
Öffne die Arbeitszeitprofile im Einstellungsmenü unter 'Zeiterfassung'.
Klicken Sie bei 'Arbeitszeitprofil' auf 'Verwalten', um die Liste Ihrer Profile zu öffnen.
Um ein Profil zu archivieren, klicke bei dem entsprechenden Profil auf 'Bearbeiten' und anschließend auf die orangefarbene Schaltfläche oben rechts auf deinem Bildschirm.
Beachte, dass Mitarbeitende, denen das Profil zugewiesen ist, weiterhin diesem Profil zugeordnet bleiben. Wenn du die Zuweisung aufheben möchtest, kannst du unten auf dem Bildschirm auf 'Zugewiesene Mitarbeitende' klicken und sie dort entfernen.
Kann ich ein archiviertes Arbeitszeitprofil wiederherstellen?
Ja, du kannst die Archivierung eines Arbeitszeitprofils jederzeit aufheben.
Die Beschäftigungsbedingungen eines meiner Mitarbeitenden ändern sich und das aktuelle Arbeitszeitprofil entspricht nicht mehr den neuen Arbeitsbedingungen. Was soll ich tun?
Im Abschnitt 'So weist du einem Mitarbeitenden ein neues Arbeitszeitprofil zu, der bereits ein anderes Profil hat' wird erklärt, wie du einem Mitarbeitenden ein neues Profil zuweisen kannst, wenn sich seine Beschäftigungsbedingungen ändern.