Arbeitszeitprofile sagen Workfeed, wie viele Stunden ein Mitarbeiter normalerweise arbeitet. Das Profil wird verwendet, um das Überstundenkonto und die Abwesenheitsstunden korrekt zu berechnen. Es ist außerdem wichtig, um Mitarbeiter mit Monatsgehalt zum Beispiel in die Berechnung der Lohnquote einzubeziehen.
In einem Arbeitszeitprofil legst du fest:
wie viele Stunden der Mitarbeiter normalerweise arbeitet
an welchen Tagen der Mitarbeiter normalerweise arbeitet
ob der Mitarbeiter an Feiertagen arbeitet
ob Überstunden auf einem Überstundenkonto gespeichert werden sollen
So erstellst du ein Arbeitszeitprofil
Öffne die Einstellungen und wähle "Zeiterfassung". Suche "Arbeitszeitprofile" und klicke auf "Verwalten". Klicke oben rechts auf das blaue "➕".
Jetzt kannst du eine Vorlage wählen oder von vorne beginnen:
Feste Tage, Vollzeit 37 Std.: 08:00-16:00 mit 36 Min. Pause, Montag bis Freitag.
Feste Tage, Teilzeit 20 Std.: 08:00-12:00, Montag bis Freitag.
Flexibel, Vollzeit 37 Std.: 37 Stunden pro Woche, Montag bis Freitag.
Flexibel, Teilzeit 20 Std.: 20 Stunden pro Woche, Montag bis Freitag.
Von vorne beginnen: eine leere Woche mit festen Tagen, in der du die Stunden selbst festlegst.
Die Vorlage erstellt das Profil sofort. Danach kannst du Name, Stunden und Einstellungen ändern und auf "Speichern" klicken.
Typ wählen: Feste Tage oder Flexibel
Unter "Typ des Arbeitszeitprofils" wählst du, wie die Stunden angegeben werden:
Feste Tage
Du gibst die Stunden und Pausen für jeden Tag an. Das passt zu Mitarbeitern, die jede Woche dieselben Zeiten haben. Die Stunden insgesamt werden unten angezeigt. Überstunden werden pro Tag abgerechnet.
Flexibel
Du gibst die Stunden pro Woche unter "Stunden pro Woche" an. Das passt zu Mitarbeitern, deren Tage variieren. Workfeed verteilt die Wochenstunden auf die normalen Arbeitstage und zeigt, wie viele Stunden das pro Arbeitstag ergibt. Überstunden werden pro Woche abgerechnet.
Unter den Stunden siehst du, wann der Arbeitstag normalerweise beginnt. Klicke darauf, um die Uhrzeit zu ändern. Sie wird verwendet, wenn ein Mitarbeiter einen Teil des Tages frei hat, damit Workfeed weiß, wie viele der Stunden als Abwesenheit zählen.
Unter "Normale Arbeitstage" setzt du einen Haken bei den Tagen, an denen der Mitarbeiter normalerweise arbeitet.
Feiertage und Überstundenkonto
Arbeiten an Feiertagen
Ist die Einstellung ausgeschaltet, werden die erwarteten Stunden an Feiertagen auf 0 Std. 0 Min. gesetzt. Schalte sie ein, wenn der Mitarbeiter normalerweise an Feiertagen arbeitet.
Aktivierung des Überstundenkontos
Wenn das Überstundenkonto eingeschaltet ist, bekommt der Mitarbeiter ein Überstundenkonto. Stunden, die vom Profil abweichen, werden automatisch hinzugefügt oder abgezogen.
Bei Feste Tage werden Überstunden Tag für Tag berechnet.
Bei Flexibel werden Überstunden für die ganze Woche berechnet. Eine Woche, die noch nicht zu Ende ist, wird erst gezählt, wenn die Woche endet.
So weist du ein Profil mehreren Mitarbeitern zu
Du kannst ein Profil vielen Mitarbeitern auf einmal zuweisen:
Öffne die Liste der Arbeitszeitprofile.
Klicke beim Profil auf "⋮" und wähle "Zugewiesene Mitarbeiter".
Wähle das Datum unter "Ab". Das Profil ersetzt ab diesem Datum das Profil, das die Mitarbeiter haben.
Setze einen Haken bei den Mitarbeitern, die das Profil bekommen sollen. Unter jedem Namen siehst du, welches Profil der Mitarbeiter jetzt hat.
Klicke auf "Mitarbeiter zuweisen".
So weist du einem Mitarbeiter ein Profil zu
Öffne die Teamliste, wähle den Mitarbeiter und klicke auf "Profil bearbeiten". Unter "Überstundenkonto" findest du das Arbeitszeitprofil:
Wähle das Profil und lege das Datum fest, ab dem das Profil gilt.
Klicke auf "Änderung planen", wenn der Mitarbeiter ab einem bestimmten Datum ein anderes Profil haben soll, zum Beispiel bei neuen Arbeitsbedingungen.
Klicke auf "Profile verwalten", um die Liste der Profile zu öffnen.
Klicke auf "Speichern", um die Änderungen zu speichern. Überstundenkonto und Abwesenheitsstunden ab dem gewählten Datum werden beim Speichern neu berechnet.
Beachte, dass ein Arbeitszeitprofil keine Schichten erstellt. Die Schichten müssen weiterhin im Dienstplan angelegt werden.
So bearbeitest du ein Arbeitszeitprofil
Öffne die Liste der Arbeitszeitprofile und klicke auf das Profil. Ändere, was du brauchst, und klicke auf "Speichern".
Beachte, dass Änderungen an einem Profil auch rückwirkend für die Mitarbeiter gelten, die das Profil haben. Wenn sich nur die Bedingungen eines einzelnen Mitarbeiters ändern, ist es besser, "Änderung planen" zu verwenden und dem Mitarbeiter ab einem bestimmten Datum ein neues Profil zu geben. Du kannst auch "Speichern und duplizieren" verwenden, um eine Kopie des Profils zu erstellen.
FAQ
Soll ich Feste Tage oder Flexibel wählen?
Wähle Feste Tage, wenn der Mitarbeiter jede Woche dieselben Zeiten hat. Wähle Flexibel, wenn der Mitarbeiter eine feste Stundenzahl pro Woche hat, die Tage aber variieren.
Kann ich dasselbe Profil mehreren Mitarbeitern zuweisen?
Ja. Klicke beim Profil auf "⋮" und wähle "Zugewiesene Mitarbeiter", dann kannst du es vielen auf einmal zuweisen.
Wie entferne ich ein Profil von einem Mitarbeiter?
Öffne das Profil des Mitarbeiters und gehe zu "Überstundenkonto". Klicke auf "Änderung planen" und wähle "Kein Profil" ab dem Datum, an dem das Profil enden soll.
Kann ich ein Arbeitszeitprofil löschen?
Ja, wenn noch nie ein Mitarbeiter das Profil hatte. Ansonsten kann das Profil nur archiviert werden, damit der Verlauf der Mitarbeiter erhalten bleibt.
Wo finde ich archivierte Profile?
Schalte den Schalter mit dem Archivsymbol oben in der Liste der Arbeitszeitprofile ein. Du kannst ein Profil jederzeit aus dem Archiv zurückholen.
Warum sehe ich die Überstunden dieser Woche nicht im Überstundenkonto?
Bei einem flexiblen Profil werden Überstunden für die ganze Woche abgerechnet. Die Woche wird gezählt, wenn sie endet.