Sådan fungerer registrering af overarbejde i Workfeed
Workfeed giver dig mulighed for automatisk at registrere dine medarbejderes overarbejde ved at sammenligne timerne angivet i deres arbejdstidsprofil med deres faktiske arbejdstimer.
Praktisk eksempel: En medarbejder med en nuværende timebank på +1 time forventes at arbejde 40 timer om ugen ifølge deres arbejdstidsprofil. Hvis medarbejderen arbejder 41 timer på en uge, justerer Workfeed timebanken til +2 timer. Du kan finde en detaljeret opgørelse over, hvordan balancen beregnes i timebanken.
Aktivering af timebanken
For at begynde at registrere dine medarbejderes overarbejde skal du oprette og/eller tildele en arbejdstidsprofil, hvor timebanken er aktiveret. I samme profil kan du også specificere de nøjagtige arbejdsdage og tider for medarbejderen for at sikre præcise beregninger.
Visning af en medarbejders overarbejde
Du kan se en medarbejders timebank ved at vælge den pågældende medarbejder i teamlisten og derefter klikke på 'Timebank' for at se balancen.
Udover at se den nuværende timebank, kan du gennemgå beregningen af timebanken. Du vil kunne se en detaljeret opdeling af en medarbejders registrerede arbejdstimer sammenlignet med timerne i deres arbejdstidsprofil og se, hvordan dette påvirker deres timebank over forskellige tidsintervaller. Her kan du vælge om du vil have det vist på et rullende, ugentligt eller månedligt plan. For at få overblikket på dagsniveau skal du blot trykke på en periode, hvorefter det detaljerede overblik åbnes.
Manuelle justeringer af timebanken
Det er muligt at foretage manuelle justeringer, hvis du f.eks. ønsker at tilføje timer fra et tidligere system eller fjerne timer, der er blevet udbetalt. Klik på en uge i visningen og derefter på det blå '➕'-ikon for at tilføje eller fjerne timer fra balancen.
Herfra skal du vælge, om timerne skal tilføjes eller trækkes fra timebanken, udfylde timer og/eller minutter, tilføje en note for at angive årsagen til den manuelle justering, og vælge hvilken dato justeringen skal registreres på. Klik på 'Tilføj justering' for at gemme den.
Når den manuelle justering er gemt, vil både du og den relevante medarbejder kunne se justeringen i deres timebank.
Opsætning af overarbejdstillæg
Det er ikke ualmindeligt, at 1 times overarbejde multipliceres med f.eks. 1,5, hvilket betyder, at hver time af overarbejde tilføjer 1,5 timer til timebanken. Hvis dette er tilfældet i din virksomhed, kan du opsætte et overarbejdstillæg for at sikre, at Workfeed automatisk tager højde for dette. Sådan fungerer det:
Du kan administrere dine (overarbejds-)tillæg fra tidsregistreringsindstillingerne. Åbn indstillingerne ved at klikke på '⚙️'-ikonet og vælge 'Tidsregistrering'. Søg efter 'Tillæg' og klik på 'Åbn' for at oprette eller redigere tillæg.
Når du klikker på det blå plus '➕' øverst til højre i boksen, begynder du at oprette et nyt tillæg. Først kan du give tillægget et navn. Klik derefter på 'Hvornår' for at bestemme, hvornår tillægget skal udløses.
Når du har klikket på 'Hvornår', kan du vælge 'Overtid'. Derefter kan du bestemme, hvornår tillægget skal udløses, f.eks. når en vagt varer længere end 8 timer på en hverdag.
Du kan derefter klikke på 'Tilføj' for at bestemme, hvad der skal ske, når tillægget udløses. For at tilføje timer til overarbejdsbalancen skal du klikke på '⏰ Timebank'. Herefter kan du bestemme, om overarbejdstimerne skal multipliceres som i eksemplet ovenfor, eller om et brugerdefineret antal timer skal tilføjes til balancen.
Til sidst kan du definere, hvilke medarbejdere tillægget gælder for. Naturligvis vil kun medarbejdere med en timebank være berettiget til et overarbejdstillæg. Du kan dog indsnævre det yderligere ved at filtrere på bestemte roller eller medarbejdere.
Når du er klar, skal du blot klikke på 'Gem' for at gemme tillægget. Når det er gemt, træder tillægget i kraft med det samme.
Byt overarbejde til afspadsering
Når en medarbejder har optjent overarbejde, kan de bruge disse timer til at tage fri - vi kalder det afspadsering i Workfeed. Medarbejdere kan selv indsende anmodninger om afspadsering via Workfeed-appen. Når anmodningen bliver godkendt af dig, bliver de planlagte timer på den eller de dage, hvor afspadseringen er planlagt, automatisk trukket fra medarbejderens overarbejdsbalance.
FAQ
Kan medarbejdere se deres timebank?
Ja, dine medarbejdere kan se deres timebank. Denne guide viser, hvordan medarbejderne kan se deres timebank.
Kan medarbejdere se hinandens timebanker?
Nej, dine medarbejdere kan ikke se andre medarbejderes timebanker. De kan kun se deres egen timebank og dermed holde styr på deres egen overtidsbalance.
Kan jeg lave manuelle justeringer af en medarbejders timebank?
Ja, du kan lave manuelle justeringer af en medarbejders timebank. Når du klikker på det blå plus '➕' ikon ved siden af en medarbejders timebank, kan du tilføje eller trække timer fra deres balance.
Jeg har givet min medarbejder afspadsering, men timebankens balance faldt ikke. Hvorfor?
Du skal sørge for, at der er planlagt en vagt med tilstrækkelige arbejdstimer for medarbejderen på den dag, hvor afspadseringen er planlagt. Timerne fra vagten er de timer, der trækkes fra timebanken.
Kan jeg udbetale en medarbejders overarbejde som løn i Workfeed?
Nej, det er ikke muligt at udbetale overarbejde direkte i Workfeed. Når du udbetaler overarbejde, kan du trække timerne fra balancen ved hjælp af en manuel justering.Hvem giver det mening at have opsat en timebank for og hvorfor?
Timebanken er som udgangspunkt tiltænkt månedslønnede medarbejdere. Det giver ikke mening at have en timebank til en timelønnet medarbejder, fordi timelønnede allerede får betalt for præcis de timer, de arbejder. En timebank bruges til at registrere og udligne forskelle mellem aftalt arbejdstid og faktisk arbejdstid, dvs. noget der kun er relevant for fastlønnede, hvor lønnen ikke varierer med antallet af timer.