Hvordan holder du styr på overarbejde i Workfeed?
Workfeed giver dig mulighed for automatisk at spore dine medarbejderes overarbejde ved at sammenligne deres kontraktmæssige timer og planlagte timer hver uge. Baseret på afstemningen opdateres hver medarbejders overarbejdsbalance.
For at give et praktisk eksempel:
En medarbejder, hvis overarbejdsbalance er på +1t, forventes at arbejde 40 timer om ugen i henhold til deres ansættelseskontrakt. Denne uge arbejder medarbejderen 41 timer, hvilket betyder, at Workfeed justerer overarbejdsbalancen til +2t.
Aktivering af flex-konto
For at begynde at spore dine medarbejderes overarbejde, skal flex-konto aktiveres individuelt for hver fast medarbejder.
Sådan aktiverer du flex-konto:
Åbn teamlisten ved at klikke på '👬' -ikonet øverst til højre på din skærm. Her vælger du en medarbejder, hvis overarbejde skal spores, og klikker på 'Rediger profil'. Efter at have klikket på 'Rediger profil' finder du fanen 'løn'. Når du klikker her, kan du vælge 'Månedsløn'. Indtast medarbejderens ugentlige kontrakttimer under 'Standardtimer/uge' og aktiver 'Flex-konto'.
Du kan også definere startdagen her, hvilket betyder, hvornår Workfeed begynder at beregne balancen. Sørg for at klikke på 'Gem' øverst til højre, når du er klar, og det er det — denne medarbejders overarbejdsbalance vil nu blive sporet. Gentag denne proces for hver medarbejder, hvis overarbejde skal spores.
Visning af en medarbejders overarbejde.
Du kan se en medarbejders overarbejdsbalance ved at vælge den relevante medarbejder i teamlisten. Når du åbner medarbejderens profil, ser du den nuværende overarbejdsbalance.
Når du klikker på den, kan du se medarbejderens overarbejdsbalance for en valgt periode. Du kan også se justeringsloggen for at se, hvordan balancen blev oprettet. Om nødvendigt kan du også foretage manuelle justeringer af overarbejdsbalancen.
Foretag manuelle justeringer af overarbejdsbalancen.
Det er muligt at foretage manuelle justeringer af dine medarbejderes overarbejdsbalance. Når du klikker på det blå plus '➕' -ikon ved siden af overarbejdsbalancen, kan du tilføje eller trække timer fra balancen. Et eksempel på, hvordan du bruger manuelle justeringer, er at indtaste timer fra et tidligere system eller fjerne betalte timer.
For at foretage en manuel justering skal du blot vælge, om timerne skal tilføjes eller trækkes fra balancen, udfylde timer og/eller minutter, tilføje en note for at mærke den manuelle justering og vælge, på hvilken dato justeringen skal tilføjes. Klik på 'Tilføj justering' for at gemme den.
Opsætning af overarbejdstillæg.
Det er ikke ualmindeligt, at 1 time overarbejde multipliceres med f.eks. 1,5X, hvilket betyder, at hver time overarbejde tilføjer 1,5 timer til overarbejdsbalancen. Hvis dette er tilfældet i din virksomhed, kan du opsætte et overarbejdstillæg for at sikre, at Workfeed automatisk tager højde for dette. Sådan fungerer det:
Du kan administrere dine (overarbejds) tillæg fra indstillingerne for tidsregistrering. Åbn indstillingerne ved at klikke på '⚙️' -ikonet og vælge
'Tidsregistrering'. Søg efter 'Tillæg' og klik på 'Åbn' for at oprette eller redigere tillæg.
Når du klikker på det blå plus '➕' øverst til højre i boksen, begynder du at oprette et nyt tillæg. Først og fremmest kan du give tillægget et navn. Klik derefter på 'Hvornår' for at bestemme, hvornår tillægget skal udløses.
Når du har klikket på 'Hvornår', kan du vælge 'Overarbejde'. Derefter kan du nedenfor bestemme, hvornår tillægget udløses, f.eks. når en vagt varer længere end 8 timer på en hverdag.
Du kan derefter klikke på 'Tilføj' for at bestemme, hvad der skal ske, når tillægget udløses. For at tilføje timer til overarbejdsbalancen skal du klikke på '⏰ Overarbejdsbalance'. Derefter kan du bestemme, om overarbejdstimerne skal multipliceres som i eksemplet ovenfor, eller hvis et brugerdefineret antal timer skal tilføjes til balancen.
Endelig kan du definere, hvilke medarbejdere tillægget gælder for. Naturligvis er kun medarbejdere med en overarbejdsbalance berettigede til et overarbejdstillæg. Du kan dog indsnævre det yderligere ved at filtrere på visse roller eller medarbejdere.
Når du er klar, skal du bare klikke på 'Gem' for at gemme tillægget. Når det er gemt, træder tillægget i kraft øjeblikkeligt.
Udveksling af overarbejde til afspadsering.
Når en medarbejder har oparbejdet overarbejde, kan de bruge disse timer til at tage fri — vi kalder dette afspadsering i Workfeed. Medarbejdere kan selv indsende anmodninger om afspadsering via Workfeed-appen. Når anmodningen er godkendt af dig, fratrækkes de planlagte timer for den/dem dage, hvor afspadseringen er planlagt, automatisk fra medarbejderens overarbejdsbalance.
FAQ
Kan medarbejderne se deres overarbejdsbalance?
Ja, dine medarbejdere kan se deres overarbejdsbalance. Denne vejledning viser, hvordan medarbejderne kan se deres overarbejdsbalance.
Kan medarbejderne se hinandens overarbejdsbalance?
Nej, dine medarbejdere kan kun se deres personlige overarbejdsbalance.
Kan jeg foretage manuelle justeringer af en medarbejders overarbejdsbalance?
Ja, når du klikker på det blå plus '➕' -ikon ved siden af en medarbejders overarbejdsbalance, kan du tilføje eller trække timer fra balancen.
Overarbejdsbalancen stemmer ikke overens med de planlagte timer i samme periode, hvorfor?
For det første skal du kontrollere, om de ugentlige timer er indstillet korrekt. Alternativt kan der være et tillæg, der medfører, at yderligere timer tilføjes. Du kan gennemgå dine indstillinger for at se, om der er aktiveret overarbejdstillæg.
Jeg har givet min medarbejder afspadseringstid, men flex-kontoen blev ikke reduceret, hvorfor?
Sørg for, at der er planlagt en vagt med tilstrækkelige arbejdstimer for medarbejderen på dagen, hvor afspadseringen er planlagt. Timerne fra vagten er timerne, der fratrækkes overarbejdsbalancen.
Kan jeg betale en medarbejders overarbejde som løn i Workfeed?
Nej, det er ikke muligt at betale overarbejde direkte i Workfeed. Når du betaler overarbejde, kan du trække timerne fra balancen gennem en manuel justering.