Workfeed stelt je in staat om automatisch de overuren van je werknemers bij te houden door de uren in hun werkurenprofiel te vergelijken met hun daadwerkelijke gewerkte uren.

​Om een praktisch voorbeeld te geven:

Een werknemer met een overurensaldo van +1 uur 0 minuten wordt geacht 40 uur per week te werken op basis van hun werkurenprofiel. In dezelfde week werkt de werknemer 41 uur, wat betekent dat Workfeed het overurensaldo aanpast naar van +1 uur naar +2 uur. In de overurenbank kun je een gedetailleerd overzicht vinden van hoe het overurensaldo wordt berekend.

Om te beginnen met het bijhouden van de overuren van je werknemers, moet je een werkurenprofiel aanmaken en/of toewijzen waarin de overurenbank is geactiveerd. In hetzelfde werkurenprofiel kun je ook de exacte werkdagen en werktijden van de betreffende werknemer(s) specificeren om nauwkeurige overurenberekeningen te garanderen.

Deze handleiding legt uit hoe je werkurenprofielen kunt aanmaken en/of toewijzen >

Je kunt het overurensaldo van een werknemer bekijken door de betreffende werknemer in de teamlijst te selecteren. Wanneer je het profiel van de werknemer opent, kun je op 'Overuren bank' klikken om hun huidige overurensaldo te zien.

Naast het huidige overurensaldo kun je bekijken hoe het saldo is berekend. Je krijgt gedetailleerde overzichten van de geregistreerde uren van een werknemer versus de uren in hun werkurenprofiel, en je ziet hoe dit hun overurensaldo beïnvloedt over verschillende tijdsintervallen, tot op individuele dagen.

Het is mogelijk om handmatige aanpassingen te maken aan het overurensaldo van een werknemer als je bijvoorbeeld uren wilt toevoegen uit een vorig systeem of uren wilt verwijderen die zijn uitbetaald. Om een handmatige aanpassing te maken, klik je op een week (of een ander weergegeven interval) waarin de aanpassing moet worden toegevoegd en klik op het blauwe ‘+’-icoon.

Wanneer je op het blauwe plus '+'-icoon klikt, kun je uren toevoegen of aftrekken van het saldo. Bepaal of de uren moeten worden toegevoegd of afgetrokken van het saldo, vul de uren en/of minuten in, voeg een notitie toe om de reden achter de handmatige aanpassing te benoemen en selecteer op welke datum de aanpassing moet worden geregistreerd. Klik op 'Aanpassing toevoegen' om deze op te slaan.

Zodra de handmatige aanpassing is opgeslagen, kunnen zowel jij als de betreffende werknemer de aanpassing zien in hun overurenbank.

Het is niet ongewoon dat 1 uur overwerk wordt vermenigvuldigd met bijvoorbeeld 1,5X, wat betekent dat elk uur overwerk 1,5 uur toevoegt aan het overuren saldo. Mocht dit in jouw bedrijf het geval zijn, dan kun je een overwerktoeslag instellen om ervoor te zorgen dat Workfeed hier automatisch rekening mee houdt. Dit is hoe het werkt:

Je kunt je (overwerk)toeslagen beheren vanuit de instellingen voor tijdregistratie. Open de instellingen door op het pictogram '⚙️' te klikken en 'Tijdregistratie' te selecteren. Zoek naar 'Toeslagen' en klik op 'Openen' om toeslagen aan te maken of te bewerken.

Als je op het blauwe plusje '➕' rechtsboven in het vak klikt, begin je met het maken van een nieuwe toeslag. Allereerst kun je de toeslag een naam geven. Klik vervolgens op 'Wanneer' om te bepalen wanneer de toeslag wordt geactiveerd.

Als je op 'Wanneer' hebt geklikt, kun je 'Overwerk' selecteren. Daaronder kun je dan bepalen wanneer de toeslag wordt geactiveerd, bijvoorbeeld wanneer een shift langer dan 8 uur duurt op een doordeweekse dag.

Je kunt dan op 'Toevoegen' klikken om te bepalen wat er moet gebeuren als de toeslag wordt geactiveerd. Om uren toe te voegen aan het overuren saldo, moet je klikken op '⏰ Overuren saldo'. Vervolgens kun je bepalen of de overuren moeten worden vermenigvuldigd zoals in het bovenstaande voorbeeld of dat er een aangepast aantal uren aan het saldo moet worden toegevoegd.

Tot slot kun je aangeven op welke werknemers de toeslag van toepassing is. Uiteraard komen alleen werknemers met een overuren saldo in aanmerking voor een overwerktoeslag. Je kunt het echter nog verder beperken door te filteren op bepaalde rollen of werknemers.

Zodra je klaar bent, klik je op 'Opslaan' om de toeslag op te slaan. Zodra het is opgeslagen, wordt het direct van kracht.

Wanneer een werknemer overuren heeft opgebouwd, kunnen ze deze uren gebruiken om vrije tijd op te nemen - we noemen dit compensatietijd in Workfeed. Werknemers kunnen zelf een verzoek voor compensatie indienen via de Workfeed app. Wanneer het verzoek door jou is goedgekeurd, worden de ingeplande uren van de dag(en) waarop de compensatie is gepland automatisch in mindering gebracht op het overuren saldo van de werknemer.

Kunnen werknemers hun overuren inzien?

Ja, je werknemers kunnen hun overuren zien. Deze handleiding laat zien hoe werknemers hun overuren saldo kunnen zien.

​Kunnen werknemers elkaars overuren saldo inzien?

Nee, je werknemers kunnen alleen hun eigen overuren zien.
​
​Kan ik handmatig aanpassingen maken aan het overuren saldo van een werknemer?

Ja, als je op het blauwe plusje '➕' naast het overuren saldo van een werknemer klikt, kun je uren toevoegen of aftrekken van het saldo.
​

Ik heb mijn werknemer compensatietijd toegekend, maar het overuren saldo is niet gedaald, hoe komt dat?

Zorg ervoor dat er een shift met voldoende werkuren is ingepland voor de werknemer op de dag dat de compensatietijd is ingepland. De uren van de shift zijn de uren die van het overuren saldo worden afgetrokken.

Kan ik de overuren van een werknemer uitbetalen als salaris in Workfeed?

Nee, het is niet mogelijk om overuren direct uit te betalen in Workfeed. Wanneer je overuren uitbetaalt kun je de uren via een handmatige aanpassing in mindering brengen op het saldo.