​​Met Workfeed kun je de overuren van je werknemers automatisch bijhouden door wekelijks hun contractuele uren en geplande uren te vergelijken. Op basis van de balans wordt het overuren saldo van elke werknemer automatisch bijgewerkt.

​Om een ​​praktisch voorbeeld te geven:

​Van een werknemers met een overuren saldo van +1 uur wordt verwacht dat hij 40 uur per week werkt op basis van zijn arbeidsovereenkomst. Deze week werkt de werknemer 41 uur, waardoor Workfeed het overuren saldo aanpast naar +2u.

Om de overuren van je werknemers bij te kunnen houden, moet de overuren balans voor iedere vaste werknemer afzonderlijk worden geactiveerd. Zo activeer je het overurensaldo:​

Open de teamlijst door op het '👬' icoontje rechtsboven in je scherm te klikken. Selecteer hier een werknemer wiens overuren moeten worden bijgehouden en klik op 'Profiel bewerken'. Nadat je op 'Profiel bewerken' hebt geklikt, vind je het tabblad 'Salaris'. Als je hier klikt, kun je 'Maandloon' selecteren. Vul onder 'Standaarduren/week' de wekelijkse contracturen van de werknemer in en activeer het 'Overuren saldo'.

Je kunt hier ook de startdag definiëren, dat wil zeggen wanneer Workfeed begint met het berekenen van het saldo. Zorg ervoor dat je rechtsboven op 'Opslaan' klikt als je klaar bent, en dat is alles: het overuren saldo van deze werknemer wordt nu bijgehouden. Herhaal dit proces voor elke werknemer wiens overuren moeten worden bijgehouden.

Je kunt het overuren saldo van een werknemer bekijken door de betreffende werknemer in de teamlijst te selecteren. Wanneer je het profiel van de werknemer opent, zie je het actuele overuren saldo.

Wanneer je hierop klikt, kun je het overuren saldo van de werknemer voor een door jouw gekozen periode bekijken. Ook kun je in het logboek zien hoe de balans is opgesteld. Indien nodig kun je het overuren saldo ook handmatig aanpassen.

Het is mogelijk om het overuren saldo van je werknemers handmatig aan te passen. Als je op het blauwe plusje '➕' naast het overuren saldo klikt, kun je uren toevoegen of aftrekken van het saldo. Een voorbeeld van het gebruik van handmatige aanpassingen is het invoeren van uren uit een vorig systeem of het verwijderen van betaalde uren.

Om een handmatige aanpassing te maken, selecteer je simpelweg of de uren moeten worden toegevoegd of afgetrokken van het saldo, vul je de uren en/of minuten in, voeg je een notitie toe om de handmatige aanpassing te labelen en selecteer je op welke datum de aanpassing moet worden toegevoegd. Klik op 'Aanpassing toevoegen' om de aanpassing op te slaan.

Het is niet ongewoon dat 1 uur overwerk wordt vermenigvuldigd met bijvoorbeeld 1,5X, wat betekent dat elk uur overwerk 1,5 uur toevoegt aan het overuren saldo. Mocht dit in jouw bedrijf het geval zijn, dan kun je een overwerktoeslag instellen om ervoor te zorgen dat Workfeed hier automatisch rekening mee houdt. Dit is hoe het werkt:

Je kunt je (overwerk)toeslagen beheren vanuit de instellingen voor tijdregistratie. Open de instellingen door op het pictogram '⚙️' te klikken en 'Tijdregistratie' te selecteren. Zoek naar 'Toeslagen' en klik op 'Openen' om toeslagen aan te maken of te bewerken.

Als je op het blauwe plusje '➕' rechtsboven in het vak klikt, begin je met het maken van een nieuwe toeslag. Allereerst kun je de toeslag een naam geven. Klik vervolgens op 'Wanneer' om te bepalen wanneer de toeslag wordt geactiveerd.

Als je op 'Wanneer' hebt geklikt, kun je 'Overwerk' selecteren. Daaronder kun je dan bepalen wanneer de toeslag wordt geactiveerd, bijvoorbeeld wanneer een shift langer dan 8 uur duurt op een doordeweekse dag.

Je kunt dan op 'Toevoegen' klikken om te bepalen wat er moet gebeuren als de toeslag wordt geactiveerd. Om uren toe te voegen aan het overuren saldo, moet je klikken op '⏰ Overuren saldo'. Vervolgens kun je bepalen of de overuren moeten worden vermenigvuldigd zoals in het bovenstaande voorbeeld of dat er een aangepast aantal uren aan het saldo moet worden toegevoegd.

Tot slot kun je aangeven op welke werknemers de toeslag van toepassing is. Uiteraard komen alleen werknemers met een overuren saldo in aanmerking voor een overwerktoeslag. Je kunt het echter nog verder beperken door te filteren op bepaalde rollen of werknemers.

Zodra je klaar bent, klik je op 'Opslaan' om de toeslag op te slaan. Zodra het is opgeslagen, wordt het direct van kracht.

Wanneer een werknemer overuren heeft opgebouwd, kunnen ze deze uren gebruiken om vrije tijd op te nemen - we noemen dit compensatietijd in Workfeed. Werknemers kunnen zelf een verzoek voor compensatie indienen via de Workfeed app. Wanneer het verzoek door jou is goedgekeurd, worden de ingeplande uren van de dag(en) waarop de compensatie is gepland automatisch in mindering gebracht op het overuren saldo van de werknemer.

Kunnen werknemers hun overuren inzien?

Ja, je werknemers kunnen hun overuren zien. Deze handleiding laat zien hoe werknemers hun overuren saldo kunnen zien.

​Kunnen werknemers elkaars overuren saldo inzien?

Nee, je werknemers kunnen alleen hun eigen overuren zien.
​
​Kan ik handmatig aanpassingen maken aan het overuren saldo van een werknemer?

Ja, als je op het blauwe plusje '➕' naast het overuren saldo van een werknemer klikt, kun je uren toevoegen of aftrekken van het saldo.
​
​​Het saldo van de overuren komt niet overeen met de geplande uren in dezelfde periode, hoe komt dit?

Allereerst zou je kunnen controleren of de wekelijkse uren goed zijn ingesteld. Het kan ook zijn dat er een toeslag is die ervoor zorgt dat er extra uren worden toegevoegd. Je kunt je instellingen controleren om te zien of er overwerktoeslagen zijn ingeschakeld.

Ik heb mijn werknemer compensatietijd toegekend, maar het overuren saldo is niet gedaald, hoe komt dat?

Zorg ervoor dat er een shift met voldoende werkuren is ingepland voor de werknemer op de dag dat de compensatietijd is ingepland. De uren van de shift zijn de uren die van het overuren saldo worden afgetrokken.

Kan ik de overuren van een werknemer uitbetalen als salaris in Workfeed?

Nee, het is niet mogelijk om overuren direct uit te betalen in Workfeed. Wanneer je overuren uitbetaalt kun je de uren via een handmatige aanpassing in mindering brengen op het saldo.