Beheerders en managers kunnen shifts aanmaken in Workfeed. Er zijn echter uitzonderingen op de regel, waarover meer in de FAQ hieronder. Maar laten we eerst eens kijken hoe we shifts kunnen maken en publiceren in Workfeed.
Een shift maken.
Je kunt eenvoudig shifts aanmaken door met de (rechter)muisknop ergens in het rooster te klikken. Als je dit doet, verschijnt er een uitklapmenu met verschillende opties, waaronder de mogelijkheid om een nieuwe shift aan te maken.
De verschillende velden van een shift:
Nadat je een nieuwe shift hebt gemaakt, kun je deze specificeren. Je kunt bijvoorbeeld aangeven welke rol bij de shift hoort, welke werknemer toegewezen moet worden (of geen), de tijdspanne, pauze en eventuele opmerkingen. Hieronder vind je een korte uitleg van elk veld:
Een rol, in de afbeelding hieronder weergegeven als "barista", is een manier om aan te geven welke werkzaamheden de aan een shift toegewezen persoon zal uitvoeren. Je kunt rollen aanmaken en toewijzen aan geschikte werknemers.
De toegewezen werknemer is degene die de shift uitvoert.
De tijdspanne verwijst naar de begin- en eindtijd van een shift.
De pauze verwijst naar de hoeveelheid pauze die de werknemer tijdens deze shift krijgt toegewezen, je kunt de pauzeregels beheren in de instellingen.
In het commentaargedeelte, weergegeven als 💬, kun je een opmerking achterlaten over iemands shift, of voor iedereen die die dag werkt.
Shifts publiceren:
Wanneer je nieuwe shifts aanmaakt, zijn ze niet direct zichtbaar voor je werknemers. Zolang er een blauwe lijn naast een shift staat, betekent dit dat deze nog niet gepubliceerd is, wat betekent dat de shifts alleen zichtbaar zijn voor beheerders en managers. Je kunt alle shifts binnen de getoonde periode (zie screenshot) in één keer publiceren, of shifts individueel publiceren.
Zodra de shifts gepubliceerd zijn, worden je medewerkers hiervan op de hoogte gesteld en kunnen ze deze bekijken. Als je een niet-toegewezen shift publiceert, wordt deze toegevoegd aan de lijst met beschikbare shifts, meer hierover lees je hier.
Alle shifts binnen de getoonde periode in één keer publiceren:
Als je rechtsboven op de blauwe knop 'publiceren' klikt, worden alle shifts binnen de geselecteerde periode in één keer gepubliceerd. Het getal achter publiceren geeft aan om hoeveel shifts het gaat.
Individuele shifts publiceren:
Om alleen een enkele shift te publiceren kun je met de rechtermuisknop op de betreffende shift klikken, hier vind je de optie 'shift publiceren'. Als je hierop klikt wordt alleen deze shift gepubliceerd.
FAQ:
1. Kunnen managers shifts aanmaken?
Ja, maar alleen in de aan hen toegewezen afdeling(en). Lees hier meer over de verschillende toegangsniveaus in Workfeed.
2. Kan ik mijn werknemers toestemming geven om hun eigen shifts aan te maken?
Ja, dat kan. Wanneer je naar de instellingen gaat (klik rechtsboven op ⚙️) en naar 'rooster' navigeert, vind je onderaan 'werknemers toestaan hun eigen shifts toe te voegen'. Wanneer je deze instelling activeert, kunnen werknemers (alleen voor zichzelf) shifts aanmaken. De shifts die ze aanmaken worden naar jou gestuurd ter goedkeuring. Meer informatie over het goedkeuren van shifts vind je hier.
3. Kan ik gepubliceerde shifts bewerken?
Ja, dat kan. Klik gewoon op de shift die je wilt bewerken en je ziet de optie 'shift bewerken'. Als je hierop klikt, kun je wijzigingen aanbrengen. Als je klaar bent met de wijzigingen, kun je onderaan op 'opslaan' klikken om de wijzigingen op te slaan en de toegewezen werknemer op de hoogte te stellen.
4. Hoe kan ik shifts vrijgeven?
Als je een gepubliceerde shift weer onzichtbaar wilt maken, klik je met de rechtermuisknop op de shift en kopieer je deze. Zodra je dit hebt gedaan kun je de shift verwijderen die je niet meer wilde publiceren.